10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

09 Марта 2017 в 16:02
Какие самые распространённые ошибки допускают кадровики, оформляя график отпусков? Помогаем разобраться в особенностях составления графика, особенно тем, кто составляет его впервые.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

1 нарушение

“У нас маленькая компания и график не нужен”. Или - другой вариант - “в компании работает один наемный директор”.

Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, график отпусков обязателен при любой численности персонала (будь то один сотрудник, или тысяча один). Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя - предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 тыс. до 5 тыс. рублей; на юридических лиц - от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

2 нарушение

График утвержден позже, чем это предусмотрено Трудовым кодексом. 

В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.

Как видим, законодатель четко установил временные рамки для окончательного утверждения графика отпусков. Т.е. окончательно график отпусков на будущий год должен быть утвержден не позже 17 декабря текущего года

3 нарушение

Часто для графика отпусков используют свободную, а не унифицированную форму.

Смотрим Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, которое создано для приведения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты к единому стандарту. В постановлении находим образец унифицированной формы “График отпусков” (форма Т-7).

Понятно, что ФЗ-402 " О бухгалтерском учете" дает нам право корректировки унифицированных форм, тем не менее опыт большого количества кадровиков говорит о том, что унифицированная форма графика отпусков содержит практически все основные реквизиты, и менять ее особенно не стоит, а лучше и вообще не корректировать. 

4 нарушение

В графике проставлен только месяц, в который предоставляется отпуск.

В статье 123 ТК РФ указано, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Нам законодатель чётко установил период предупреждения о начале отпуска - минимум за 2 недели. Так как же мы можем угадать точный день, когда уведомить работника о начале отпуска, если будем знать только месяц? Т.е. получается, что указание конкретного числа месяца обязательно при составлении графика.

5 нарушение

Трудно читаемые сокращения.

Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора,  руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, “ведущий” до “вед”. Вроде ничего существенного на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным. Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.

6 нарушение

При составлении графика ответственный за составление учитывает только основной ежегодный отпуск (28 календарных дней).

Очень важная ошибка. Часто по факту и законодательно сотруднику положены еще дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (например, за ненормированный рабочий день). Внимательно относимся к количеству дней отпуска, учитываем все льготы, все нюансы по каждому работнику. Что-то можно уточнить у самого сотрудника (естественно, все должно быть подтверждено документально), что-то узнать по локальным актам работодателя.

7 нарушение

В графике отпусков присутствуют отпуска, не имеющие отношение к ежегодным оплачиваемым отпускам.

Например, указывают отпуска без сохранения заработной платы (предусмотренные законодательством) или отпуска по уходу за ребенком. Лучше такие отпуска не указывать в графике отпусков. Не захламляйте график.

8 нарушение

Указываются отпуска неверной продолжительности.

К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ). Следовательно, в графике отпусков должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положен отпуск за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней - основной, и 3 дня - ежегодный дополнительный отпуск).

9 нарушение

Неверное разделение отпуска на части.

Очень часто встречающееся нарушение. Согласно законодательству, одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). А вот остальное уже - по согласованию при составлении графика. Многие спрашивают, как лучше сделать это согласование. Законодатель не установил четко данную процедуру. Поэтому ее можно закрепить в локальном акте. Или составить соглашение в произвольной форме о разделении отпуска на части для включения в график (для того, чтобы в дальнейшем у вас не возникало трений с сотрудниками по этому вопросу).

10 нарушение

И, наверное, самое важное. В компании не соблюдается график отпусков.

Это проблема, наверное, 99 процентов компаний. Всегда находятся уважительные причины для того, чтобы перенести сроки отпуска. Но, тем не менее, законодатель не дает никаких поблажек, и график отпусков соблюдать необходимо. Да, сотруднику никто не мешает переносить отпуск на другой срок, но и работодатель имеет полное право отказать в таком переносе (при соблюдении действующего трудового законодательства). Есть график, с датами отпуска при утверждении графика согласились две стороны (работник и работодатель), следовательно, договоренности нужно соблюдать.  

Поэтому, в завершение, еще один нюанс при составлении графика. Обязательно доводите до работников информацию о графике отпусков после его утверждения. Каким путем - это тоже ваш выбор, наиболее распространённый вариант - подпись в самом графике (для чего можно использовать графу Примечание в унифицированной форме).

Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи
Спасибо за ваше мнение!
Задайте вопрос экспертам
Приказ на отпуск по беременности и родам

Право на «декрет» (отпуск по беременности и родам), а так же пособие по нему, имеют только женщины, в отличие от права на отпуск и пособие по уходу за ребенком, оформить которое может отец ребенка.

Отпуска Гарантии и компенсации

06 Сентября 2017 в 15:46

Отпуск при работе по совместительству

Совместительство подразумевает ситуацию, когда человек в свободное от основной деятельности время выполняет еще какую-либо регулярную оплачиваемую деятельность на условиях трудового договора в той же организации или в других.

Отпуска Совместительство

06 Сентября 2017 в 15:44

Отправляем директора ООО в отпуск

Чтобы пойти в отпуск, работнику необходимо написать заявление на имя генерального директора. А если директор уходит в отпуск, на кого писать заявление?

Отпуска

05 Сентября 2017 в 15:47

Дополнительные дни к отпуску инвалидам

Большинству работников положен стандартный 28-дневный отпуск, а также отдых за свой счет (при необходимости) продолжительностью 14 дней. Но лицам с инвалидностью работодатели обязаны предоставлять больше времени. С чем это связано и как регламентируется, рассказано в статье.

Гарантии и компенсации Отпуска

01 Сентября 2017 в 15:57

Как законно не работать 1 сентября

Помимо хлопот, связанных с экипировкой школьников, родителей беспокоит, отпустят ли их 1 сентября с работы. Закреплено где-нибудь право проводить ребенка в школу, или придется рассчитывать на свое красноречие и хорошее настроение начальника?

Отпуска Разбираем на примерах

28 Августа 2017 в 10:59

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА