Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот

01 Июня 2017 в 14:58
Отдел кадров – это место, где работа есть всегда. Но как успеть завершить все поставленные задачи, соблюсти все нормы закона и одновременно уложиться в ограниченное время рабочего дня? Рано или поздно с таким вопросом сталкивается любой кадровик. Ответ логичен – на помощь придет автоматизация кадрового делопроизводства и документооборота.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Действительно, зачастую уже в объявлениях о приеме на работу в качестве одного из требований к кандидату на вакансию специалиста кадрового отдела работодатель прописывает знание одной из систем автоматизации кадрового делопроизводства и/или документооборота. В настоящее время их очень много, они могут быть предназначены и для широкого круга лиц, как очень распространенная программа 1С, позволяющая увязывать воедино процессы, происходящие в отделе кадров, бухгалтерии, службах складского хранения и других подразделениях; и для отдельных сфер деятельности или проведения отдельных операций (например, Парус и т.д.).

Не стоит недооценивать и программы, написанные программистами для различных организаций по их заказу, хотя представляется, что создание, развитие и поддержание подобной программы нерентабельно, обходится гораздо дороже, чем покупка уже существующего, готового продукта, который можно настроить под потребности конкретного клиента.

Преимущества внедрения

Что позволяют нам сделать существующие в настоящее время системы автоматизации делопроизводства и документооборота?

Они решают ряд важных задач: исключают «забывание» отдельных работников, пропуск сроков, нарушение норм Трудового кодекса Российской Федерации, налаживают взаимодействие отдела кадров с иными структурными подразделениями организации. Но главное - это экономия время кадровика и средства работодателя путем:

  • оптимизации программой процессов планирования подбора персонала, контроля за текучестью кадров, наглядного представления процессов в сфере управления персоналом в цифрах, графиках и диаграммах;
  • сохранения в базе установленных законодательством РФ или локальными актами работодателя бланков, заполнение которых происходит автоматически. Работнику отдела кадров остается только правильно ввести в программу сведения о работнике и рабочем месте и распечатать нужный документ;
  • облегчения формирования личных дел работников в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), архивным законодательством, иными нормативными актами;
  • напоминания специалисту по кадрам о приближении определенного срока, с которым ТК РФ или иной нормативно-правовой акт связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей (например, сроки предупреждения о прекращении срочного трудового договора или о предстоящем сокращении, срок ознакомления с приказом о предоставлении отпуска, о применении мер дисциплинарной ответственности, срока утверждения графика отпусков на следующий календарный год и пр.);
  • оптимизации процессов аттестации работников, их обучения и развития;
  • автоматического подсчета количества дней неиспользованного отпуска, среднего заработка за определенный период, размера пособия, данных для заполнения отчетов (средняя и среднесписочная численность работников) и других;
  • автоматического учета рабочего времени на основе введенных графиков работы и приказов об отпуске, о сокращении рабочего времени, предоставлении режима неполного рабочего времени, сведений об оплате листков нетрудоспособности и т.д.;
  • указания на неправильно введенные данные, проведения проверки СНИЛС, ИНН на подлинность;
  • консолидации данных, вводимых различными пользователями и ведения единой, прозрачной для различных связанных между собой подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и прочих) базы данных, позволяющей избавиться от передачи документов на бумажных носителях;
  • электронного управления процессами взаимодействия в рамках предприятия, упрощения согласования проектов локальных нормативных актов и иных документов, требующих соблюдения определенных процедур согласования и утверждения в соответствии с требованиями работодателя, последующего хранения электронных документов в базе данных работодателя как в целях обеспечения их сохранности, так и в целях использования их для оптимизации процедур адаптации и обучении персонала, облегчения вхождения в должность и коллектив и многих других.

Недостатки использования и точки развития

К сожалению, автоматизация документооборота и процессов имеет и ряд недостатков. К ним, в частности, относятся различного рода сбои в системе, отставание от быстро изменяющегося законодательства, необходимость наличия в штате компетентного работника или привлечение внешнего специалиста, обновляющего систему, поддерживающего ее в исправном состоянии, настраивающего ее под нужды конкретного хозяйствующего субъекта, обеспечивающего безопасность персональных данных и иной информации, составляющей охраняемую законом тайну.

На практике сложность заключается еще и в том, что данное лицо, имеющее глубокие познания в области автоматизированных систем документооборота и управления, зачастую не обладает соответствующими познаниями в узкоспециализированных сферах трудового права и кадрового документооборота, что вызывает необходимость в участии работника отдела кадров и/или юриста в процессе настройки системы и ее тестировании.

Также комплексные автоматизированные системы кадрового делопроизводства являются довольно дорогими. Конечно, можно воспользоваться свободно распространяемым программным обеспечением, которое позволяет управлять отдельными процессами и процедурами, но в этом случае не будет обеспечена взаимосвязь между отдельными программами, что может повлечь за собой дублирование функций, потерю информации и/или непрерывности процесса.

Конечно, этот перечень достоинств и недостатков не является исчерпывающим, программное обеспечение дорабатывается и развивается с каждым днем, делая работу с кадрами более приятной и эффективной. А время, силы, которые позволяет сэкономить внедрение подобных систем, и отсутствие штрафов за нарушения в трудоправовой сфере более чем оправдывают материальные вложения.

Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи
Спасибо за ваше мнение!
Задайте вопрос экспертам
Типовая номенклатура дел

Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Делопроизводство

25 Июля 2017 в 16:16

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства (далее КДП) уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

14 Июля 2017 в 12:06

Чем «грозит» отказ от печати

С апреля 2015 года ООО и АО разрешено обходиться без печатей. Главное, чтобы условие об ее использовании (или отсутствии) было зафиксировано в уставе общества. Так ли все просто на практике?

Делопроизводство Разбираем на примерах

30 Июня 2017 в 16:26

Зачем соблюдать установленные законом процедуры

Многие рабочие процессы заорганизованы законодательными нормами сверх здравого смысла, требуют значительных трудозатрат, зачастую кажущихся не адекватными событию. Всегда ли имеет смысл их соблюдать, или есть возможность сберечь время для более важных задач?

Документооборот Разбираем на примерах Трудовая дисциплина

26 Июня 2017 в 13:56

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное хранение Делопроизводство

23 Июня 2017 в 16:05

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА