Делопроизводство в целом и в частностях

31 Мая 2017 в 12:02
Представить себе организацию без документооборота невозможно. И коммерческие, и государственные структуры не могут обойтись без налаженной системы делопроизводства: общего, кадрового, по воинскому учету, а иногда и секретного. Разберемся с особенностями некоторых видов ведения дел.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Существуют ли правила ведения делопроизводства

Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:

  • Создание (поступление)

  • Регистрация

  • Передача по назначению

  • Контроль перемещения

  • Контроль исполнения или возврата

  • Архивирование.

Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.

Делопроизводство и архивоведение

Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве – значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.

Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.

На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.

Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания – старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.

Секретное делопроизводство

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.

Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Ведение воинского учета

Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 – понадобится уже два таких специалиста.

В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:

  • Проверка наличия документов воинского учета у новичков

  • Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных

  • Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников

  • Проведение ежегодных сверок с военкоматом

  • Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами

  • Утверждение плана работы на год с военкоматом

  • Ежегодное утверждение инструкции

  • Ведение отчетности

  • Прохождение проверок

Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.

ВАЖНО!
Вопреки устоявшемуся мнению, воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста. Уволенные в запас военнослужащие и даже те, кто не служил вовсе, являются военнообязанными в случае войны. Среди них есть и женщины, это медработники или бывшие военнослужащие.

При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.

Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации. О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.

Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.

Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи
Спасибо за ваше мнение!
Задайте вопрос экспертам
Типовая номенклатура дел

Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Делопроизводство

25 Июля 2017 в 16:16

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства (далее КДП) уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

14 Июля 2017 в 12:06

Чем «грозит» отказ от печати

С апреля 2015 года ООО и АО разрешено обходиться без печатей. Главное, чтобы условие об ее использовании (или отсутствии) было зафиксировано в уставе общества. Так ли все просто на практике?

Делопроизводство Разбираем на примерах

30 Июня 2017 в 16:26

Зачем соблюдать установленные законом процедуры

Многие рабочие процессы заорганизованы законодательными нормами сверх здравого смысла, требуют значительных трудозатрат, зачастую кажущихся не адекватными событию. Всегда ли имеет смысл их соблюдать, или есть возможность сберечь время для более важных задач?

Документооборот Разбираем на примерах Трудовая дисциплина

26 Июня 2017 в 13:56

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное хранение Делопроизводство

23 Июня 2017 в 16:05

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА