Инструкция по заполнению трудовых книжек

11 Августа 2017 в 15:38
Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. Тем не менее, как говорится, воз и ныне там: книжка — по-прежнему основной документ о производственной деятельности и стаже работника. В статье — инструкция по заполнению трудовых книжек 2017 с примерами.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), согласно статье 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной.

Где купить бланк

У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей. При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225.

Инструкция по ведению трудовых книжек (2017): законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

  1. Общие положения.
  2. Ведение трудовых книжек.
  3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
  4. Выдача трудовой книжки при увольнении.
  5. Вкладыш.
  6. Учет и хранение.
  7. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
  8. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.

Каждый из разделов инструкции по заполнению трудовых книжек (2017 г.) содержит соответствующие предписания по каждому из направлений.

Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи должны быть аккуратными, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры.

Заполнение сведений о сотруднике

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе

В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

Например, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Инструкция заполнения трудовой книжки (2017) также предусматривает: если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Заполнение сведений о награждении

Самый маленький раздел инструкции, не требующий особых пояснений.

Заполнение сведений об увольнении

В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца. Дается конкретная инструкция по заполнению трудовых книжек 2017 с комментариями и примерами.

Так, при прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Все содержание раздела представлено в его названии, поэтому сразу пример: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 ТК РФ».

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Фактически положения данного раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Инструкция заполнения трудовых книжек (2017) также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто вносит сведения в трудовые

Согласно пункту 45 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Где найти образцы записей в трудовой?

Образцы записей смотрите в инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях?

Согласно пункту 5 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Если работник потерял трудовую

Если книжка потерялась, ее можно восстановить, обратившись с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который, согласно пункту 31 Постановления от 16.04.2003 № 225, обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления.

Если банк просит копию трудовой

Согласно пункту 7 Постановления от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней выдать ему копию книжки или заверенную выписку.

Как быть с совместителями?

Инструкция по заполнению трудовой книжки (2017) гласит, что для всех совместителей соответствующие записи в книжку вносятся по их желанию. Для внешних совместителей запись вносится по основному месту его работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме на работу).

Если совместитель принес свою книжку?

Если внешний совместитель не уволен с основного места своей работы и просит вас внести ему запись о работе по совместительству, ему следует вежливо отказать, сославшись на статью 66 ТК РФ, согласно требованиям которой все записи вносятся по основному месту работы.

А если совместитель уволен с основного места работы?

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, согласно статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. ТК не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. Согласно статье 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись будет сделана только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи
Спасибо за ваше мнение!
Задайте вопрос экспертам
Исправления в трудовой книжке

Все время от времени ошибаются, кадровики не исключение. Случаются ошибки и при заполнении трудовых книжек. Но страшного ничего нет, любую оплошность можно исправить. Разберем подробнее, как правильно внести исправления в трудовую книжку (2017 г.).

Трудовые книжки

06 Сентября 2017 в 15:51

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ работающего человека в России. Основное назначение — подтверждение стажа и трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки Документооборот

25 Августа 2017 в 14:56

Что делать с трудовой книжкой колхозника

В настоящее время действуют трудовые книжки, утвержденные как в РФ в 2003 году, так и созданные в СССР (1939 и 1974 годов). В том числе и трудовая книжка колхозника. Рассмотрим, как ею пользоваться сейчас.

Разбираем на примерах Трудовые книжки

28 Июля 2017 в 17:23

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Всем официально работающим гражданам известен такой документ, как трудовая книжка. При трудоустройстве она передается на хранение работодателю и находится у него вплоть до увольнения. Каковы правила ведения трудовых книжек в РФ 2017, расскажем в статье.

Трудовые книжки Документооборот

15 Июля 2017 в 19:28

Можно ли ставить в трудовую книжку печать отдела кадров

Были времена, когда печать отдела кадров в трудовой книжке работника была нормальным явлением. Потом чиновники Роструда и инспекторы ГИТ объявили им войну, жестокую и беспощадную. Как обстоят дела с печатями сейчас?

Делопроизводство Разбираем на примерах Трудовые книжки

14 Июня 2017 в 13:04

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА