Образец заполнения табеля учета рабочего времени

28 Июня 2016 в 10:06
Организация учета и контроля рабочего времени — обязанность любого работодателя, закрепленная статьей 91 ТК РФ.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Из имеющихся форм учета рабочего времени можно воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

Форма Т-12, если учет ведется вручную

Форма Т-13, если учет ведется автоматизированно 

Можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (код формы по ОКУД 0504421). 

Бланк формы № 52н

Необходимо отметить, что формы Госкомстата изначально разработаны были для всех организаций вне зависимости от формы собственности, форма Минфина разработана специально для органов государственной власти.

Итак, предположим, что в организации учет рабочего времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда, наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Следовательно, заполнять мы будем только первую часть унифицированной формы Т-12.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений, применяемых при заполнении второй страницы первого раздела учетной формы.

Шаг 1. 

Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2.

Вписываем наименование отдела или подразделения организации, если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3.

Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4.

Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5.

Присваиваем порядковый номер и указываем дату заполнения.

 

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем вести заполнение в соответствии со штатным расписанием). Теоретически, данная страница подлежит заполнению в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя о своем отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6.

Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7.

Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8.

Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9.

В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

  • в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
  • в нижней графе указывается продолжительность времени.

Шаг 10.

Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11.

Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12.

Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13.

Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14.

Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15.

Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку, или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16.

Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное  за заполнение графика, - одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Какие программы используют для заполнения табеля

Для заполнения табеля в автоматическом режиме необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, времени работы и отдыха сотрудников и т.д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и для бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть где Петров, что делает, когда вчера ушел и т.д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток - стоит внедрение таких программ очень дорого.

Заполненный образец графика учета рабочего времени

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-12

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-13

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи
Спасибо за ваше мнение!
Задайте вопрос экспертам
Как не разориться на сверхурочных

В одних компаниях сверхурочная работа – практически норма, но начальство не желает ее оплачивать, чтобы работники не задерживались постоянно с целью увеличить зарплату. В других организациях необходимость завершить начатую работу случается крайне редко, и кадровики с бухгалтерами не всегда помнят, как ее правильно оплатить.

Рабочее время Разбираем на примерах Расчеты с персоналом

16 Августа 2017 в 10:08

Какой график работы выбрать

Каких только режимов работы не существует: стандартная пятидневка, два через два, три через один… И рано или поздно перед работниками кадровых служб возникают вопросы: правильно ли они установили режим работы, не допускают ли нарушений в процессе ознакомления работников с графиком и не будет ли к ним претензий в случае проверки.

Рабочее время Разбираем на примерах

11 Августа 2017 в 16:08

Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж

Засчитывается ли декретный отпуск в трудовой стаж? Об этом думает каждая работающая женщина, у которой есть дети. Ответим на этот вопрос в статье.

10 Августа 2017 в 09:08

Сверхурочная работа по Трудовому кодексу

Сверхурочным называют труд, выполняемый работником в свободное от основной занятости время. Он должен выполняться по просьбе работодателя и оплачиваться в установленном законом порядке. Если же гражданин решил проявить инициативу и остался работать во внеурочное время, такой труд переработкой считаться не будет. Рассмотрим в статье, что говорит Трудовой кодекс про сверхурочные работы.

Рабочее время Расчеты с персоналом Оплата труда

18 Июля 2017 в 11:07

Сколько работает подросток: уточнена продолжительность смены несовершеннолетних

Глава государства Владимир Путин подписал Федеральный закон от 01.07.2017 № 139-ФЗ, который вводит конкретную продолжительность рабочей смены для несовершеннолетних работников, в том числе, совмещающих учебу с работой. Новая норма вступит в силу спустя 10 дней после опубликования. Разберемся, какие обязанности появятся у работодателей, использующих труд несовершеннолетних.

Актуально

05 Июля 2017 в 17:07

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА