рубрики

10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

КонсультантПлюс
Какие самые распространенные ошибки допускают кадровики, оформляя график отпусков? Помогаем разобраться в особенностях составления графика, особенно тем, кто составляет его впервые.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

1 нарушение

«У нас маленькая компания и график не нужен». Или другой вариант: «в компании работает один наемный директор».

Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, составить план отдыха сотрудников кадровик обязан при любой численности персонала (будь то один сотрудник или тысяча один). Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

2 нарушение

График утвержден позже, чем это предусмотрено Трудовым кодексом.

В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации), не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.

Как видим, законодатель четко установил временные рамки для окончательного утверждения графика отпусков. Т. е. окончательно план на будущий год должен быть утвержден не позже 17 декабря текущего года. Принимая во внимание, что 17 декабря в 2017 году — воскресенье, лучше уложиться до 15 числа, это пятница.

3 нарушение

Часто для графика отпусков используют свободную, а не унифицированную форму.

Смотрим Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, которое создано для приведения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты к единому стандарту. В постановлении находим образец унифицированной формы «График отпусков» (форма Т-7).

Понятно, что ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» дает нам право корректировки унифицированных форм, тем не менее опыт большого количества кадровиков говорит о том, что унифицированная форма графика содержит практически все основные реквизиты, и менять ее особенно не стоит, а лучше и вообще не корректировать.

4 нарушение

В графике проставлен только месяц, в котором сотрудник должен отдыхать.

В статье 123 ТК РФ указано, что о времени начала отдыха работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Нам законодатель четко установил период предупреждения о начале отпуска — минимум за 2 недели. Так как же мы можем угадать точный день, когда уведомить работника о начале отдыха, если будем знать только месяц? Т. е. получается, что указание конкретного числа месяца обязательно при составлении плана.

5 нарушение

Трудно читаемые сокращения.

Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора, руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, «ведущий» до «вед». Вроде ничего существенного, на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным. Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.

6 нарушение

При планировании отдыха сотрудников ответственный за составление учитывает только основной ежегодный отпуск (28 календарных дней).

Очень важная ошибка. Часто по факту и законодательно сотруднику положены еще дополнительные ежегодные оплачиваемые выходные дни (например, за ненормированный рабочий день). Внимательно относимся к количеству дней отдыха, учитываем все льготы, все нюансы по каждому работнику. Что-то можно уточнить у самого сотрудника (естественно, все должно быть подтверждено документально), что-то узнать по локальным актам работодателя.

7 нарушение

В графике отпусков присутствуют выходные дни, не имеющие отношения к ежегодным оплачиваемым.

Например, указывают периоды отдыха без сохранения заработной платы (предусмотренные законодательством) или по уходу за ребенком. Лучше их не указывать в плане. Не захламляйте его.

8 нарушение

Указываются отпуска неверной продолжительности.

К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ). Следовательно, в плане должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положены дополнительные оплачиваемые выходные за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней — основной, и 3 дня — ежегодный дополнительный отдых).

9 нарушение

Неверное разделение отпуска на части.

Очень часто встречающееся нарушение. Согласно законодательству, одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). А вот остальное — по согласованию при планировании. Многие спрашивают, как лучше сделать это согласование. Законодатель не установил четко данную процедуру. Поэтому ее можно закрепить в локальном акте. Или составить соглашение в произвольной форме о разделении дней отдыха на части для включения в план (для того чтобы в дальнейшем у вас не возникало трений с сотрудниками по этому вопросу).

10 нарушение

И, наверное, самое важное. В компании не соблюдается график отпусков.

Это проблема, наверное, 99 процентов компаний. Всегда находятся уважительные причины для того, чтобы перенести сроки отдыха. Но, тем не менее, законодатель не дает никаких поблажек, и график соблюдать необходимо. Да, сотруднику никто не мешает переносить выходные на другой срок, но и работодатель имеет полное право отказать в таком переносе (при соблюдении действующего трудового законодательства). Есть план, с датами отдыха при утверждении согласились две стороны (работник и работодатель), следовательно, договоренности нужно соблюдать.

Поэтому в завершение еще один нюанс при планировании отдыха сотрудников. Обязательно доводите до работников информацию о графике отпусков после его утверждения. Каким путем — это тоже ваш выбор. Наиболее распространенный вариант — подпись в самом графике (для чего можно использовать графу «Примечание в унифицированной форме»).

Максимальный срок отпуска за свой счет по закону

Сколько дней может брать работник за свой счет — количество законом не ограничено. Но есть определенные нюансы.

Отпуска

07 Октября 2021 в 11:39

Заявление на отпуск: кто подписывает

Кто должен подписать заявление на отпуск — работник и руководитель, то есть представитель работодателя (или сам работодатель) как одна из сторон трудового договора, или другое лицо, уполномоченное внутренними нормативными актами организации. Иногда требуется согласование непосредственного начальника сотрудника. 

Отпуска

30 Августа 2021 в 16:42

Отпуск без заявления работника

Отпуск без заявления работника — это отдых, предоставленный согласно графику  (ст. 123 ТК РФ), утверждаемому работодателем с учетом требований ст. 372 ТК РФ.

26 Августа 2021 в 17:33

Пишем заявление на выходной 1 сентября для родителей школьников

Заявление в связи с 1 сентября — официальное письменное обращение к работодателю с просьбой предоставить выходной. Лучше подать его заранее, чтобы руководство нашло вам замену.

Образцы документов Рабочее время

17 Августа 2021 в 13:01

Какой отпуск полагается при смерти родителей

Сколько дней дают на похороны родителей — по закону руководство компании обязано разрешить отдыхать без оплаты до 5 календарных дней.

Гарантии и компенсации Отпуска Трудовые споры

16 Июля 2021 в 12:04

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА