рубрики

Архивное делопроизводство и номенклатура

23 Октября 2018 в 10:57
Архивное делопроизводство — это отдельный и достаточно большой раздел в документообороте любого предприятия. Принципы его ведения изложены в ряде нормативно-правовых документов. Ниже перечислим их и рассмотрим практические аспекты их применения.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

  • документационное обеспечение (ДОУ);
  • архивное дело (АД);
  • документ (официальный, электронный, архивный);
  • подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
  • сроки хранения документов;
  • многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлена информация об электронной цифровой подписи).

Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

  • заказом на выдачу;
  • актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании номенклатуры, оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как проследить заказное письмо по номеру квитанции

Современные программные достижения позволяют удаленно контролировать перемещения почтовых отправлений. Поэтому в современном мире можно спокойно доверять ценные грузы и документы классической почтовой пересылке.

Кадровики советуют

07 Декабря 2018 в 12:18

Оформление текстовых документов: требования ГОСТ 2.105-95

Общие требования к текстовым документам, декларируемые ГОСТ 2.105-95, — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения бумаг. Разработанный 01.07.1996, межгосударственный стандарт отражает нормы, которым должны быть подчинены структура и состав текстов, сопровождающих изделия строительства, приборостроения и машиностроения.

Делопроизводство

03 Августа 2018 в 16:55

Как навести порядок при обмене документами между подразделениями

Как часто конфликты между различными подразделениями и отдельными работниками случаются из-за утерянных или несвоевременно переданных документов? Возможно ли их избежать, или следует принять как данность и перестать понапрасну тратить нервы и сажать голосовые связки?

Делопроизводство Разбираем на примерах

02 Июля 2018 в 14:24

Зачем нужен учет печатей

Иногда создается впечатление, что все делопроизводство с журналами учета — работа ради работы и перевода бумаги. Всегда ли это мнение верно?

Делопроизводство Разбираем на примерах

30 Марта 2018 в 15:02

Делопроизводителей заставят работать по инструкции

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив. Обязательный для всех государственных компаний, независимо от целей и видов деятельности, документ может вступить в силу в ближайшее время.

Актуально Делопроизводство

30 Марта 2018 в 11:23

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА