рубрики

Архивное делопроизводство и номенклатура

23 Октября 2018 в 10:57
Архивное делопроизводство — это отдельный и достаточно большой раздел в документообороте любого предприятия. Принципы его ведения изложены в ряде нормативно-правовых документов. Ниже перечислим их и рассмотрим практические аспекты их применения.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

  • документационное обеспечение (ДОУ);
  • архивное дело (АД);
  • документ (официальный, электронный, архивный);
  • подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
  • сроки хранения документов;
  • многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлена информация об электронной цифровой подписи).

Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

  • заказом на выдачу;
  • актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании номенклатуры, оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2019).

Делопроизводство

10 Февраля 2019 в 09:07

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

07 Февраля 2019 в 10:30

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел - сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное хранение Делопроизводство

30 Января 2019 в 17:40

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.

Делопроизводство Документооборот

26 Января 2019 в 14:01

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА