рубрики

Авансовый отчет о командировке

КонсультантПлюс

Форма авансового отчета — бланк, по которому работники отчитываются о потраченных суммах во время командировки. Такой документ сдают по возвращении в течение трех рабочих дней, за исключением ситуаций, когда сотрудник отсутствует на работе по уважительной причине. Неверное заполнение бланка приведет к отказу в списании средств, а за необоснованное списание организациям грозят штраф и пени.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда сдавать

Вернувшись из служебной поездки, сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке и потраченных деньгах в течение трех рабочих дней. Если он заболел или отсутствует на рабочем месте по иной уважительной причине, трехдневный срок отсчитывают с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник предоставляет в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. Но работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы авансового отчета по командировке начинается с шапки.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты.

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, ему выдали 50 000 рублей, а он потратил 60 000, то в этой графе он указывает 60 000. Или наоборот, выдано 50 000, а потрачено 20 000, то и отчитываются о 20 000 рублей. В нашем примере израсходовано 10 000 рублей.

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть).

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность.

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки.

Переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.

7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера и выданную сумму. Если деньги перечислили на карточку, указываем только сумму.

8. В графе «Итого получено» указываем, сколько получили всего.

9. Далее сотрудник уточняет, сколько израсходовал, расписывая остаток денежных средств, которые следует вернуть, либо перерасход.

Переходим к заполнению оборотной стороны бланка авансового отчета. Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на автобусе, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

10. В первую строку вписываем реквизиты проездных билетов.

11. Вписываем сведения о подтверждении проживания в гостинице.

12. Вписываем сведения о сумме выданных суточных.

13. В графу «Итого» вписываем сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается авансовый отчет (см. пункт 3).

После того как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы, на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложений в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии внимательно проверяет документ в присутствии работника на наличие ошибок и неточностей. При обнаружении ошибок форма авансового отчета заполняется заново.

14. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается.

15. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу, если их выдали наличными. Дополнительно бухгалтер указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывает документ еще раз. Если перечисляли на карту, деньги удерживают по заявлению работника на основании авансового отчета.

16. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику.

17. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписали сотрудник и бухгалтер, должны совпадать.

18. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах.

19. Бухгалтер прикладывает к форме копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и приложения, подписывает авансовый отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору. В нашем примере документ сразу подписал главный бухгалтер, поэтому этап пропущен.

20. Генеральный директор утверждает авансовый отчет и возвращает его в бухгалтерию, где он хранится пять лет со всеми приложениями. По истечении срока его уничтожают по установленному в организации порядку.

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерия организации списывает денежные суммы в установленном законом порядке.

ВАЖНО!
Кроме информации об использовании авансовых средств, работодатель вправе запросить отчет о командировке в свободной форме.
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Отчет о командировке

Отчет о командировке — это документ, на основании которого бухгалтерия произведет окончательный расчет с работником по итогам служебной поездки. Направляя сотрудника в такую поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, сообщить о выполнении которых работник должен по факту своего возвращения.

Командировки

07 Мая 2020 в 17:59

Нужно ли командировочное удостоверение в 2020 году

Командировочное удостоверение — документ, позволяющий направить работника в служебную поездку для выполнения конкретной задачи. Некоторое время назад он стал необязательным, но прямого запрета на его использование нет.

Командировки

19 Декабря 2019 в 16:19

Приказ о командировке

Приказ о командировке — это документ, которым работодатель оформляет направление сотрудника исполнять свои служебные обязанности в другую местность. Распоряжением фиксируют, куда, зачем и на какой срок отправляется работник.

Командировки

18 Ноября 2019 в 16:22

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Отчетные документы для командировочных — это комплект бланков и форм, которые работники заполняют и предоставляют своему работодателю при возвращении из деловой поездки. Используются они для подтверждения расходов сотрудников и отнесения их на затраты предприятия.

Документооборот Командировки

28 Октября 2019 в 19:55

Как заполнить бланк командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение — это документ, которым подтверждают направление сотрудника в служебную поездку. В настоящее время не является обязательным, но если в организации он по-прежнему используется, у кадрового специалиста могут возникнуть вопросы по его заполнению.

Командировки

13 Октября 2019 в 12:01

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА