рубрики

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот

Отдел кадров – это место, где работа есть всегда. Но как успеть завершить все поставленные задачи, соблюсти все нормы закона и одновременно уложиться в ограниченное время рабочего дня? Рано или поздно с таким вопросом сталкивается любой кадровик. Ответ логичен – на помощь придет автоматизация кадрового делопроизводства и документооборота.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Действительно, зачастую уже в объявлениях о приеме на работу в качестве одного из требований к кандидату на вакансию специалиста кадрового отдела работодатель прописывает знание одной из систем автоматизации кадрового делопроизводства и/или документооборота. В настоящее время их очень много, они могут быть предназначены и для широкого круга лиц, как очень распространенная программа 1С, позволяющая увязывать воедино процессы, происходящие в отделе кадров, бухгалтерии, службах складского хранения и других подразделениях; и для отдельных сфер деятельности или проведения отдельных операций (например, Парус и т.д.).

Не стоит недооценивать и программы, написанные программистами для различных организаций по их заказу, хотя представляется, что создание, развитие и поддержание подобной программы нерентабельно, обходится гораздо дороже, чем покупка уже существующего, готового продукта, который можно настроить под потребности конкретного клиента.

Преимущества внедрения

Что позволяют нам сделать существующие в настоящее время системы автоматизации делопроизводства и документооборота?

Они решают ряд важных задач: исключают «забывание» отдельных работников, пропуск сроков, нарушение норм Трудового кодекса Российской Федерации, налаживают взаимодействие отдела кадров с иными структурными подразделениями организации. Но главное - это экономия время кадровика и средства работодателя путем:

  • оптимизации программой процессов планирования подбора персонала, контроля за текучестью кадров, наглядного представления процессов в сфере управления персоналом в цифрах, графиках и диаграммах;
  • сохранения в базе установленных законодательством РФ или локальными актами работодателя бланков, заполнение которых происходит автоматически. Работнику отдела кадров остается только правильно ввести в программу сведения о работнике и рабочем месте и распечатать нужный документ;
  • облегчения формирования личных дел работников в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), архивным законодательством, иными нормативными актами;
  • напоминания специалисту по кадрам о приближении определенного срока, с которым ТК РФ или иной нормативно-правовой акт связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей (например, сроки предупреждения о прекращении срочного трудового договора или о предстоящем сокращении, срок ознакомления с приказом о предоставлении отпуска, о применении мер дисциплинарной ответственности, срока утверждения графика отпусков на следующий календарный год и пр.);
  • оптимизации процессов аттестации работников, их обучения и развития;
  • автоматического подсчета количества дней неиспользованного отпуска, среднего заработка за определенный период, размера пособия, данных для заполнения отчетов (средняя и среднесписочная численность работников) и других;
  • автоматического учета рабочего времени на основе введенных графиков работы и приказов об отпуске, о сокращении рабочего времени, предоставлении режима неполного рабочего времени, сведений об оплате листков нетрудоспособности и т.д.;
  • указания на неправильно введенные данные, проведения проверки СНИЛС, ИНН на подлинность;
  • консолидации данных, вводимых различными пользователями и ведения единой, прозрачной для различных связанных между собой подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и прочих) базы данных, позволяющей избавиться от передачи документов на бумажных носителях;
  • электронного управления процессами взаимодействия в рамках предприятия, упрощения согласования проектов локальных нормативных актов и иных документов, требующих соблюдения определенных процедур согласования и утверждения в соответствии с требованиями работодателя, последующего хранения электронных документов в базе данных работодателя как в целях обеспечения их сохранности, так и в целях использования их для оптимизации процедур адаптации и обучении персонала, облегчения вхождения в должность и коллектив и многих других.

Недостатки использования и точки развития

К сожалению, автоматизация документооборота и процессов имеет и ряд недостатков. К ним, в частности, относятся различного рода сбои в системе, отставание от быстро изменяющегося законодательства, необходимость наличия в штате компетентного работника или привлечение внешнего специалиста, обновляющего систему, поддерживающего ее в исправном состоянии, настраивающего ее под нужды конкретного хозяйствующего субъекта, обеспечивающего безопасность персональных данных и иной информации, составляющей охраняемую законом тайну.

На практике сложность заключается еще и в том, что данное лицо, имеющее глубокие познания в области автоматизированных систем документооборота и управления, зачастую не обладает соответствующими познаниями в узкоспециализированных сферах трудового права и кадрового документооборота, что вызывает необходимость в участии работника отдела кадров и/или юриста в процессе настройки системы и ее тестировании.

Также комплексные автоматизированные системы кадрового делопроизводства являются довольно дорогими. Конечно, можно воспользоваться свободно распространяемым программным обеспечением, которое позволяет управлять отдельными процессами и процедурами, но в этом случае не будет обеспечена взаимосвязь между отдельными программами, что может повлечь за собой дублирование функций, потерю информации и/или непрерывности процесса.

Конечно, этот перечень достоинств и недостатков не является исчерпывающим, программное обеспечение дорабатывается и развивается с каждым днем, делая работу с кадрами более приятной и эффективной. А время, силы, которые позволяет сэкономить внедрение подобных систем, и отсутствие штрафов за нарушения в трудоправовой сфере более чем оправдывают материальные вложения.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное хранение Делопроизводство

26 Ноября 2019 в 17:52

Как отозвать электронную подпись

Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

Делопроизводство Документооборот

27 Августа 2019 в 10:10

Кадровая служба в организации

Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

Делопроизводство Госслужба

21 Августа 2019 в 17:25

Основы делопроизводства: как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно

Врио — это временно исполняющий обязанности. И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2019 в 16:46

Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА