рубрики

Чем опасен избыток документов в личном деле

«Хорошее дело должно быть толщиной с кирпич», любили повторять старые следователи. Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?». Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

В коридоре эмоционально обсуждали неприятность, в которую попала одна из сотрудниц: кто-то на ее имя оформил кредит на крупную сумму, а сейчас девушке стали угрожать коллекторы.

— Ты паспорт не теряла?

— А в полицию обратилась?

— Нет, как в двадцать получила, так с ним и хожу. В полицию сегодня пойду, вчера так испугалась и растерялась... Или лучше в прокуратуру?

— Вспоминай, кому и когда ты оставляла паспорт на какое-то время, где с него снимали копии? Не получала ли посылки на почте — там на обороте извещения всегда паспортные данные указывают, и неизвестно, куда они потом попадают и как хранятся, — посоветовала проходившая мимо кадровик. — Чем больше и точнее вспомнишь, тем быстрее их найдут и оставят тебя в покое.

Отойдя от несколько успокоившейся коллеги, кадровик остановилась. Вот молодец, посоветовала вспомнить, кто у той копию паспорта снимал. Так она же и снимала: полгода назад при трудоустройстве. Да, все личные дела хранятся в сейфе, куда никто, кроме нее, не имеет доступ, но поди докажи это полиции… Еще сама под подозрение попадешь.

Хорошо, компания небольшая, попасть на прием к директору легко. Также легко удалось объяснить ему сложившуюся ситуацию, собрать экспертную комиссию и в тот же день уничтожить все копии документов сотрудников, содержащие персональные данные. И вовремя: полиция с обыском пришла уже на следующий день. Акты об уничтожении копий документов им предъявлять не стали, а сейф и все шкафы, где могли содержаться папки с делами, показали «с чистой совестью». Подозрения с работников были сняты.

А спустя неделю выяснилось, что кредит оформила недобросовестная сотрудница почты. Причем не один и не на одного человека.

Шпаргалка

Ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует при обработке персональных данных (ПД) ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей (п. 2) в объеме, соответствующем данным целям. Обработка избыточных ПД прямо запрещена пунктом 5. Сроки хранения ПД также определяются целями их обработки, если иное не установлено Федеральным законом, и ограничиваются достижением поставленных целей.

Если законно обосновать наличие информации о Ф.И.О., возрасте и телефоне родственников работника возможно (для предоставления налогового вычета, информирования о несчастном случае, если таковой произойдет, для определения преимущественного права оставления на работе при сокращении численности или штата, информировании военкомата), то хранение копии его паспорта, свидетельства о временной регистрации, военного билета, а тем более копий аналогичных документов родственников работника неминуемо повлечет наложение штрафа. Его размер регулируется ст. 13.11 КоАП и составляет для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Обработка ПД без согласия граждан, если таковое требовалось, повысит верхний предел штрафа до 70 000 рублей.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как узнать ОКПО организации по ИНН

Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Кадровики советуют

16 Сентября 2019 в 14:10

Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

12 Августа 2019 в 12:44

Электронный кадровый документооборот: как и куда движемся

Курс государства на цифровизацию затрагивает многие сферы. Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос времени. Перемены коснутся не только трудовых книжек и трудовых договоров, но и в целом всего юридически значимого документооборота.

Актуально Документооборот Законодательство

30 Июля 2019 в 15:53

Как оформить простой по вине работодателя

Вынужденный простой по вине работодателя ТК РФ трактует как временное приостановление деятельности для решения экономических, технологических, организационных и иных вопросов. Разберемся, как оформлять и оплачивать такой период.

Документооборот Рабочее время

22 Июля 2019 в 11:24

Как правильно составить штатное расписание в 2019 году

Штатное расписание — один из базовых вопросов кадрового делопроизводства, который касается как работников, так и работодателей. Образец заполнения и составления штатного расписания вы найдете в нашем тексте.

Документооборот

26 Июня 2019 в 17:01

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА