рубрики

Чем опасен избыток документов в личном деле

06 Мая 2019 в 14:35
«Хорошее дело должно быть толщиной с кирпич», любили повторять старые следователи. Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?». Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

В коридоре эмоционально обсуждали неприятность, в которую попала одна из сотрудниц: кто-то на ее имя оформил кредит на крупную сумму, а сейчас девушке стали угрожать коллекторы.

— Ты паспорт не теряла?

— А в полицию обратилась?

— Нет, как в двадцать получила, так с ним и хожу. В полицию сегодня пойду, вчера так испугалась и растерялась... Или лучше в прокуратуру?

— Вспоминай, кому и когда ты оставляла паспорт на какое-то время, где с него снимали копии? Не получала ли посылки на почте — там на обороте извещения всегда паспортные данные указывают, и неизвестно, куда они потом попадают и как хранятся, — посоветовала проходившая мимо кадровик. — Чем больше и точнее вспомнишь, тем быстрее их найдут и оставят тебя в покое.

Отойдя от несколько успокоившейся коллеги, кадровик остановилась. Вот молодец, посоветовала вспомнить, кто у той копию паспорта снимал. Так она же и снимала: полгода назад при трудоустройстве. Да, все личные дела хранятся в сейфе, куда никто, кроме нее, не имеет доступ, но поди докажи это полиции… Еще сама под подозрение попадешь.

Хорошо, компания небольшая, попасть на прием к директору легко. Также легко удалось объяснить ему сложившуюся ситуацию, собрать экспертную комиссию и в тот же день уничтожить все копии документов сотрудников, содержащие персональные данные. И вовремя: полиция с обыском пришла уже на следующий день. Акты об уничтожении копий документов им предъявлять не стали, а сейф и все шкафы, где могли содержаться папки с делами, показали «с чистой совестью». Подозрения с работников были сняты.

А спустя неделю выяснилось, что кредит оформила недобросовестная сотрудница почты. Причем не один и не на одного человека.

Шпаргалка

Ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует при обработке персональных данных (ПД) ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей (п. 2) в объеме, соответствующем данным целям. Обработка избыточных ПД прямо запрещена пунктом 5. Сроки хранения ПД также определяются целями их обработки, если иное не установлено Федеральным законом, и ограничиваются достижением поставленных целей.

Если законно обосновать наличие информации о Ф.И.О., возрасте и телефоне родственников работника возможно (для предоставления налогового вычета, информирования о несчастном случае, если таковой произойдет, для определения преимущественного права оставления на работе при сокращении численности или штата, информировании военкомата), то хранение копии его паспорта, свидетельства о временной регистрации, военного билета, а тем более копий аналогичных документов родственников работника неминуемо повлечет наложение штрафа. Его размер регулируется ст. 13.11 КоАП и составляет для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Обработка ПД без согласия граждан, если таковое требовалось, повысит верхний предел штрафа до 70 000 рублей.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как правильно составить штатное расписание в 2019 году

Штатное расписание — один из базовых вопросов кадрового делопроизводства, который касается как работников, так и работодателей. Образец заполнения и составления штатного расписания вы найдете в нашем тексте.

Документооборот

26 Июня 2019 в 17:01

Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

04 Июня 2019 в 06:59

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи. Считается, что такой способ сокращает издержки работодателей и упрощает процедуру кадрового учета. Но для перехода на е-документооборот есть преграды, и главная из них — отсутствие нормативной базы, закрепляющей понятия и правила организации деятельности компаний в электронном виде в кадровой сфере. Чтобы написать правовые основы, в прошлом году проводили эксперимент, который позволил определить, какие сложности могут возникнуть у работодателей при переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само реформирование. Сейчас чиновники хотят повторить пилотный проект, но цель его уже иная.

Актуально Документооборот

22 Мая 2019 в 18:18

Возможно ли объединение согласия и приказа на дополнительную работу

В кадровой работе необходимо делать огромное количество самых разнообразных документов, необходимость которых иногда вызывает сомнение и порождает желание оптимизировать работу. Например, объединить в одном документе согласие на привлечение к работе в праздничный день и приказ об этом привлечении. Всегда ли такая оптимизация полезна?

Документооборот Рабочее время Разбираем на примерах

02 Мая 2019 в 14:48

Зачем отражать замену отпуска компенсацией в личной карточке

Части ежегодного отпуска и отпуска за работу во вредных условиях труда, превышающие 28 и 7 дней соответственно, можно заменить денежной компенсацией. Но оформив по всем правилам выплату компенсации, кадровики часто забывают отразить ее в личной карточке работника, из-за чего могут возникнуть серьезные проблемы.

Документооборот Отпуска Разбираем на примерах

24 Апреля 2019 в 10:06

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА