рубрики

Чем опасен избыток документов в личном деле

«Хорошее дело должно быть толщиной с кирпич», любили повторять старые следователи. Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?». Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

В коридоре эмоционально обсуждали неприятность, в которую попала одна из сотрудниц: кто-то на ее имя оформил кредит на крупную сумму, а сейчас девушке стали угрожать коллекторы.

— Ты паспорт не теряла?

— А в полицию обратилась?

— Нет, как в двадцать получила, так с ним и хожу. В полицию сегодня пойду, вчера так испугалась и растерялась... Или лучше в прокуратуру?

— Вспоминай, кому и когда ты оставляла паспорт на какое-то время, где с него снимали копии? Не получала ли посылки на почте — там на обороте извещения всегда паспортные данные указывают, и неизвестно, куда они потом попадают и как хранятся, — посоветовала проходившая мимо кадровик. — Чем больше и точнее вспомнишь, тем быстрее их найдут и оставят тебя в покое.

Отойдя от несколько успокоившейся коллеги, кадровик остановилась. Вот молодец, посоветовала вспомнить, кто у той копию паспорта снимал. Так она же и снимала: полгода назад при трудоустройстве. Да, все личные дела хранятся в сейфе, куда никто, кроме нее, не имеет доступ, но поди докажи это полиции… Еще сама под подозрение попадешь.

Хорошо, компания небольшая, попасть на прием к директору легко. Также легко удалось объяснить ему сложившуюся ситуацию, собрать экспертную комиссию и в тот же день уничтожить все копии документов сотрудников, содержащие персональные данные. И вовремя: полиция с обыском пришла уже на следующий день. Акты об уничтожении копий документов им предъявлять не стали, а сейф и все шкафы, где могли содержаться папки с делами, показали «с чистой совестью». Подозрения с работников были сняты.

А спустя неделю выяснилось, что кредит оформила недобросовестная сотрудница почты. Причем не один и не на одного человека.

Шпаргалка

Ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует при обработке персональных данных (ПД) ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей (п. 2) в объеме, соответствующем данным целям. Обработка избыточных ПД прямо запрещена пунктом 5. Сроки хранения ПД также определяются целями их обработки, если иное не установлено Федеральным законом, и ограничиваются достижением поставленных целей.

Если законно обосновать наличие информации о Ф.И.О., возрасте и телефоне родственников работника возможно (для предоставления налогового вычета, информирования о несчастном случае, если таковой произойдет, для определения преимущественного права оставления на работе при сокращении численности или штата, информировании военкомата), то хранение копии его паспорта, свидетельства о временной регистрации, военного билета, а тем более копий аналогичных документов родственников работника неминуемо повлечет наложение штрафа. Его размер регулируется ст. 13.11 КоАП и составляет для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Обработка ПД без согласия граждан, если таковое требовалось, повысит верхний предел штрафа до 70 000 рублей.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кадровая отчетность в 2020 году: календарь кадровика

Кадровая отчетность в 2020 году — это список уведомлений, которые специалисты отдела кадров сдают в разные государственные органы. Чтобы ни одну ведомость не упустить, скачайте полный календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

21 Апреля 2020 в 11:32

Как оформить простой по вине работодателя

Вынужденный простой по вине работодателя ТК РФ трактует как временное приостановление деятельности для решения экономических, технологических, организационных и иных вопросов. До 31.12.2020 действуют особые временные правила представления работодателями информации об этом событии.

Документооборот Рабочее время !Карантин!

14 Апреля 2020 в 14:53

В какие сроки нужно отвечать на претензию

Срок ответа на претензию потребителя — не больше 30 дней. Точное количество дней зависит от отрасли, в которой работает компания, от статуса заявителя — физическое или юридическое лицо. В зависимости от статуса время ответа может регулироваться разными нормативными актами.

Документооборот

31 Января 2020 в 15:51

Что такое топливная карта и как ее использовать

Топливная карта — это платежное средство, при помощи которого можно оплачивать топливо и другие услуги АЗС. Расчетный инструмент позволяет экономить и контролировать расход денежных средств в режиме реального времени.

Документооборот

19 Декабря 2019 в 14:08

Как подписать документ электронной подписью

Как подписать документ электронной подписью:

  1. Установить специальную программу.

  2. Выбрать подходящий тип подписи.

Документооборот

19 Ноября 2019 в 16:48

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА