Что делать, если не внесли запись в трудовую книжку

Кто оформляет ТК

За надлежащее оформление кадровой документации ответственность несет работодатель.

По общему правилу оформлением кадровой документации занимается отдел кадров или кадровик в единственном лице. На некоторых предприятиях функции кадровика возлагают на бухгалтера или юриста.

Делать отметки в ТК вправе руководитель, кадровик и иное уполномоченное лицо.

Закон не ограничивает круг лиц, правомочных оформлять ТК. Необходимо оформить возложение полномочий локальным нормативным актом.

Что делать, если пропустили запись

Порядок ведения ТК регламентируют:

• ТК РФ (ст. 66);
• постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (Правила);
• постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 (Инструкция).

Дополнительные требования вправе установить локальным нормативным актом на предприятии.

Обычно ошибку выявляет работник при ознакомлении с ТК или Пенсионный фонд при оформлении пенсии.

Как быть, если работодатель не внес запись в трудовую книжку: необходимо обратиться к бывшему или действующему работодателю. Запрос вправе направить работник или ПФР.

Обращение сотрудника

Если в отдел кадров обратился сотрудник или ведомственный орган с сообщением — пропущена запись о приеме в ТК, об увольнении или переводе, то выясните, кто допустил ошибку: действующий работодатель или предыдущий.

Пункт 27 Правил закрепляет: ошибку исправляет тот работодатель, который её допустил.

Предоставление документов

Информацию в ТК записывают на основании первичных документов. Первичными документами выступают кадровые приказы о приеме, переводе, увольнении и прочих кадровых мероприятиях.

Поскольку пункт 29 Правил требует идентичности сведений в документе-основании с информацией в ТК, необходимо запросить первичный документ в архиве действующего работодателя или по месту прошлой работы.

Сотрудник, получив документы, передает их в отдел кадров, который восполнит недостающую информацию в кадровом документе. Допустимо направить приказы напрямую в отдел кадров.

Внесение недостающей строки

Получив приказы — основания, необходимо восполнить недостатки в ТК.

Вот как записать пропущенную запись в трудовой книжке:

• поставьте следующий порядковый номер;
• внесите недостающую формулировку;
• в последней графе укажите дату и номер приказа.

Пример заполнения:

Если в трудовую не внесли запись об изменении должности, затем внесена запись о кадровых мероприятиях по новой должности — порядок восполнения пробела аналогичен: под следующим порядковым номером впишите пропущенную информацию.

Пример заполнения:

Ошибки кадровиков не ограничиваются пропуском отметок, если при внесении записи в трудовую книжку разорвала запись и пропустила страницу, что делать: продолжить отметки в том месте, где внесли последнюю. Пропуск разворота не является основанием для признания отметок недействительными, ТК продолжают заполнять после пропущенного разворота — он остается пустым.

В кадровую документацию запрещено вносить сведения задним числом, поэтому как внести в журнал трудовых книжек пропущенную трудовую: под следующим порядковым номером. В таком случае нарушена хронология, однако иных способов восполнения пробела законодательство не предусматривает.

Ответственность за ошибки

Поскольку пункт 45 Правил возлагает ответственность за ведение ТК на работодателя, за отсутствие сведений привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

При отказе работодателя от исправления ошибок, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, обращение работника в соответствии с пп. «б» п. 10 Положения о трудовом надзоре от 01.09.2012 № 875 является основанием для внеплановой проверки.