Что такое аудит кадровой политики и зачем его проводить

Что такое аудит кадровой политики в организации

На рынке услуг понятие «кадровый аудит» используется давно и активно. Но, как у любого процесса, у которого нет четкого определения, в это понятие все вкладывают собственный смысл.

На практике процесс кадрового аудита представляет собой, на первый взгляд, совершенно разнообразные вещи:

• проверка документов кадровой службы по вопросу соблюдения в организации норм трудового законодательства;
• оценка персонала по тем или иным компетенциям, критериям;
• анализ необходимой численности сотрудников;
• стратегическое описание соответствия человеческих ресурсов целям и стратегии компании.

Могу привести еще пять или шесть трактовок, но, думаю, что мысль понятна: законодательно этот вопрос не урегулирован, и единства на практике нет. Итак, фактически предметом этого процесса являются все составляющие системы управления человеческими ресурсами.

Кто и зачем проводит кадровый аудит

Ответ на вопрос, зачем нужен аудит, с одной стороны, довольно простой. Затем, чтобы проверить, как hr-направление в организации реализует поставленные собственником или руководителем задачи. Но с другой стороны, задачи у службы по персоналу слишком неоднородны. Так, у hr-службы в библиотеке в небольшом городе основная задача — правильно оформлять документы по личному составу и раз в пять лет закрывать одну вакансию библиотекаря, обзвонив с предложением знакомых (функцию hr-службы в этой ситуации выполняет секретарь Наташа), а в крупном производственном холдинге эйчары работают по 100500 направлениям. Значит ли это, что секретарю Наташе не требуются никакие проверки? Конечно, нет. И в первом, и во втором случаях возможно приглашение аудиторов, но модели кадрового аудита и его задачи будут разные.

Дополнительный контроль за работой с человеческими ресурсами может потребоваться в следующих ситуациях:

• смена собственника или руководящего состава организации (например, новый руководитель или собственник хочет понять, что ему досталось от предшественника в части работы с персоналом);
• увольнение работника по работе с персоналом (здесь потребуется только проверка делопроизводства в кадрах);
• возникновение трудовых споров с работниками (в этом случае, вероятно, потребуется изучение кадровых документов по какому-то одному узкому вопросу, а кроме того, опрос самих недовольных работников);
• появление у руководства организации планов по улучшению и коррекции организационной структуры компании (это уже полноценный кадровый консалтинг);
• серьезные изменения трудового законодательства, изменение системы оплаты труда, крупная оптимизация в организации и др.

Это далеко не исчерпывающий перечень причин для проведения кадрового аудита управления персоналом, этих причин очень много. Соответственно, самое важное, чтобы при принятии решения о проведении этой процедуры лицо, которое его заказывает (руководитель, собственник организации и пр.), четко ставило задачи исполнителю по целям, которых хочет достичь.

Что касается того, кто проводит это обследование, то тут возможны варианты.

Аудит возможен внутренний (организация проводит его своими силами) и внешний (привлекаются посторонние лица).

Формат зависит от целей проверки, о чем было сказано выше. Так, если речь идет об анализе документов кадровика в части предоставления дополнительных оплачиваемых дней отпуска работникам-вредникам, то тут организация, вероятно, обойдется без привлечения каких-либо аудиторских структур. В этом случае издается приказ или распоряжение, где определяются цели, задачи, сроки аудита, формируется комиссия. Письменное закрепление всех нюансов позволит впоследствии провести оценку кадрового аудита и понять, выполнена ли его задача.

Если привлекаются третьи лица, то с ними обычно заключаются договоры об оказании соответствующих услуг, в которых прописываются все аналогичные указанным нюансы. Договоры заключаются по правилам главы 39 ГК РФ.

Что такое кадровый потенциал

Если с проверкой кадрового документооборота организация в силах справиться и сама (хотя посторонний взгляд на этот процесс не повредит), то оценить всю систему управления персоналом, сильные и слабые стороны работников, особенно на топовых позициях, в силах только специалисты. Здесь потребуется более глубокое обследование.

Проведение аудита кадрового потенциала организации позволит:

• оценить эффективность и производительность труда персонала;
• определить количество людей для нормального функционирования тех или иных направлений компании (в том числе грамотно провести нормирование труда);
• проанализировать фактический состав работников по образованию, возрасту, полу, другим признакам, выявить их уровень компетенций и ожиданий по тем или иным трудовым вопросам;
• проверить укомплектованность кадрами, выявить причины текучести;
• определить потребность в обучении и переобучении.

Методы кадрового аудита

На практике, методы проведения кадрового аудита условно делятся на три большие группы:

• документарные (их еще называют организационно-аналитические) — изучение документов и отчетности;
• социально-психологические — анкетирование или интервьюирование работников проверяемого предприятия;
• экономические — основанные на сравнении социальных и экономических показателей организации с нормативными стандартами, статистическими данными и другими показателями.

Независимо от целей аудита, методы могут использоваться комплексно. Например, опрос или интервьюирование работников является наиболее эффективными при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководства и действующей системы поощрения. Но он иногда отлично дополняет документарную проверку. Как и экономический метод.

Пример:

В организации серьезная текучка с одной из категорий линейного персонала. Люди недовольны режимом работы, а особенно переработками. Учредители решили провести аудит по этому вопросу. Проверили все документы: да, сверхурочка есть, но она не критична, и оплачивается в повышенном размере. В чем дело? Письменных жалоб нет. Начали общаться с людьми, и тут не сразу, но выяснилось, что главная проблема в перерывах — два часа в смену у работников выбрасывают из подсчета рабочего времени, но, по факту, покидать рабочее место они не имеют права. Особенности производства такие. Подключилась служба техбезопасности — да, покидать рабочее место нельзя. Вот тут понадобились уже экономические подсчеты. Что дешевле: ввести еще дополнительную ставку и табелировать работников в соответствии с законодательством, включая в рабочее время эти два часа, в соответствии со статьей 108 ТК РФ, или постоянно обучать новый персонал и ходить под риском штрафа со стороны инспекции труда. К счастью, первый вариант оказался не только законнее, но и дешевле. Соответственно, аудиторам удалось убедить работодателя пересмотреть количество работников на данном рабочем месте.