рубрики

Что такое топливная карта и как ее использовать

Топливная карта — это платежное средство, при помощи которого можно оплачивать топливо и другие услуги АЗС. Расчетный инструмент позволяет экономить и контролировать расход денежных средств в режиме реального времени.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Зачем нужны

Основные преимущества этого финансового инструмента — быстрота, безопасность и удобство. Что такое топливная карта сегодня? Это платежное средство с возможностью получать бонусы и подарки от эмитента. В расчетах не участвуют наличные денежные средства, а списание средств контролируется оператором. Еще одно преимущество — возможность махинаций с безналичным пластиком стремится к нулю. Область применения этого платежного средства не ограничена куплей-продажей горючего. Этот финансовый инструмент используется для покупки сопутствующих товаров:

  • машинные масла;
  • мойка;
  • незамерзайка и другие расходники;
  • хот-доги, бургеры, сигареты и газировка.

Ассортимент приобретаемых товаров и услуг зависит от компании-эмитента и владельца карточки. Владелец может ограничить использование платежного инструмента только приобретением горючего. А может и не ограничивать, распространив его действие на весь ассортимент заправки.

Внешний вид

Варианты того, как выглядит топливная карта, различны, но форма их одинаковая — пластиковый носитель прямоугольной формы с микрочипом, магнитной полосой или штрихкодом. На носителе содержатся сведения о владельце, балансе и другая информация. Существуют платежные инструменты в виде ключа-таблетки или брелока, но они не получили широкого распространения.

Область применения

Для чего нужны топливные карты? Для покупки, получения, учета топлива и автоматизации расчетов за него. Количество автомобилей неуклонно растет, как и потребность в горючем. Покупка его за наличные деньги или по топливным талонам становится все менее практичным решением для организации. В этой связи удобнее использовать иные платежные средства, позволяющие не только оплатить топливо, но и следить за его расходом. Кроме того, при утрате пластика есть возможность ее моментально заблокировать и в последующем перевыпустить, в отличие от тех же талонов.

Разновидности

На рынке предлагаются различные варианты этих платежных средств. Итак, топливные карты — что это такое? По каким признакам их классифицируют? Виды топливных карт бывают такие.

В зависимости от статуса держателя:

  • для юридических лиц;
  • для физических лиц.

По способу хранения информации:

  • с магнитной полосой;
  • со штрихкодом;
  • с микрочипом.

По количеству обслуживаемых АЗС:

  • однобрендовые (Ликард). Эмитируются одной сетью АЗС и используются только в ее пределах;
  • мультибрендовые (Вездеход, Е-100). Позволяют заправляться на различных АЗС.

По способу учета потребления:

  • литровые — учет топлива ведется в литрах (в условиях постоянного роста цен они наиболее удобны, так как позволяют фиксировать стоимость литра горючего);
  • денежные — расчеты сразу производятся денежными средствами (используются, когда необходимо закупать различные виды топлива).

По наличию лимитов:

  • лимитированные — ограничивается литраж или денежный эквивалент на период, который определяет владелец;
  • безлимитные — объем заправки ограничен только доступной суммой денежных средств на специальном счету.

Краткий обзор некоторых карт

Как выглядит Как называется Что предлагает
BP Plus
  • удобный менеджмент, исключающий выделение наличных денежных средств персоналу;
  • полный набор допуслуг и сервиса на заправках;
  • онлайн-управление с прямым доступом к счету, лимитам, разрешениям и документам.
Shell
  • можно настраивать отчетность, контролировать потребление топлива и отслеживать транзакции в реальном времени;
  • обмен документами по электронной почте на регулярной основе;
  • возможность настройки уведомлений о подозрительных транзакциях;
  • беспроцентный кредит от 14 дней;
  • возврат НДС;
  • оплата топлива и услуг.
Neste
  • возможность приобретения топлива, товаров и услуг на АЗС сети;
  • скидки на все виды топлива, товары и услуги;
  • обслуживание счета в режиме онлайн, текущий остаток средств указывается в каждом чеке;
  • детальная отчетность обо всех покупках по картам.
Лукойл

Возможность выбора предоплатной или кредитной схемы работы.

Газпром

Практически аналогично Лукойлу с возможностью приобретения топлива со скидкой в зависимости от объемов.

Роснефть
  • возможность оплаты заправки без подключения к сети Интернет (для виртуальных карт);
  • онлайн-управление;
  • могут работать с компаниями, где есть даже один автомобиль.

Преимущества и недостатки

Основные плюсы топливных карт заключаются в следующем:

  1. При заправке не используются наличные денежные средства, что значительно облегчает жизнь как водителю, так и бухгалтеру.
  2. Вся информация о сроках заправок, марке, количестве и стоимости полученного топлива в любой момент доступна к просмотру в личном кабинете, там же есть возможность установить лимит потребления, что упрощает контроль за расходованием горючего.
  3. Многие компании предоставляют различные скидки и бонусы, что значит топливная карта в этом случае, говорить не приходится, когда цена литра бензина ниже, чем при наличном расчете.
  4. Исключены махинации со стороны водителей и(или) операторов АЗС.

Недостатков у такого способа расчетов практически нет. Разве что, приобретая такую карту, становишься жестко привязанным к конкретной сети эмитента АЗС. Но и эту проблему успешно решает использование мультибрендовых карт.

Как работают

Для пользователя процесс использования максимально прост: работают карты полностью в автоматическом режиме, пользователь расплачивается за товар так же, как обыкновенной банковской карточкой. Деньги списываются с установленных лимитов без участия продавца и покупателя, транзакции идут через специальные программы. Как работают топливные карты для владельца бизнеса? В отличие от пользователя, владелец имеет возможность контролировать движения по счетам, у него для этого есть личный кабинет, где видны все расходные и приходные операции. Кроме того, в этом же личном кабинете имеются возможности установить лимиты как для всех карт одновременно, так и для каждой отдельной в частности. Специальных программных средств для управления карточками не требуется, оно осуществляется через любой интернет-браузер.

Как получить

Процесс получения включает такие шаги:

  1. Определить, какими АЗС удобнее всего пользоваться водителям фирмы и, исходя из этого, выбрать компанию.
  2. Обратиться в выбранную компанию для заключения договора. Топливные карты — что это и для чего, прописывается в договоре, там же определяется вид и необходимое потребителю количество носителей.
  3. После оформления договора и перечисления денежных средств остается только дождаться выпуска пластика, в случае необходимости настроить лимиты и начать ими пользоваться.
  4. При дальнейшем использовании остается лишь не забывать пополнять баланс либо оплачивать счета поставщику.

Как использовать

Процесс списания денежных средств аналогичен использованию банковской карточки. Разница в том, что оплачивается только горючее или другие сопутствующие товары конкретного продавца. Рассмотрим подробнее, как пользоваться топливной картой. Чтобы заправить машину, водителю необходимо:

  1. Сообщить о предпочитаемом способе оплаты кассиру и озвучить необходимое количество товара.
  2. Вставить носитель в терминал или приложить носитель.
  3. Ввести специальный ПИН-код.
  4. Подписать выданный терминалом чек. Один экземпляр чека остается у водителя.
  5. Осуществить заправку автомобиля (на некоторых АЗС сначала идет заправка, а потом оплата).

При этом списывается со счета либо количество литров топлива, либо эквивалентная его стоимости сумма денежных средств. Чтобы узнать, что именно, когда и как списывается, загляните в договор в раздел «Определение топливной карты». Там указаны литры или деньги и возможные лимиты. Бухгалтер предприятия сможет сразу увидеть всю информацию по транзакции в личном кабинете, а в конце отчетного периода (обычно месяц) получить от поставщика комплект документов, позволяющий списать истраченные средства.

Как отчитываться

Так как водитель при заправке не использует денежные средства, то составлять авансовый отчет ему не нужно. В качестве финансовой дисциплины целесообразно закрепить за водителями обязанность предоставлять чеки, получаемые ими при заправке. Это понадобится при возникновении разночтений с данными из топливной компании либо при подозрениях в нечестности водителя. На практике чеки чаще всего прикрепляют к путевому листу. Эти нюансы следует предусмотреть, заключая договоры на приобретение горючего.

Можно ли вернуть НДС

В стоимость топлива, приобретаемого на АЗС, заложен НДС. У организаций, использующих топливные карты, есть возможность вернуть взносы. Но для этого необходимо соблюдение некоторый условий:

  1. Организация должна быть плательщиком НДС.
  2. Договор на выпуск и использование топливных карт заключен между организацией и топливной компанией.
  3. Поставщик бензина передал организации счет-фактуру, в которой отражено количество, стоимость приобретенного топлива и сумма НДС. Счет-фактура оформляется в соответствии с требованиями постановления 1137.

В этом случае организация вправе заявить возврат НДС со стоимости приобретенного бензина к вычету, отразив операцию в книге покупок и декларации по НДС.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кадровая отчетность в 2020 году: календарь кадровика

Кадровая отчетность в 2020 году — это список уведомлений, которые специалисты отдела кадров сдают в разные государственные органы. Чтобы ни одну ведомость не упустить, скачайте полный календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

09 Января 2020 в 17:53

Как подписать документ электронной подписью

Как подписать документ электронной подписью:

  1. Установить специальную программу.

  2. Выбрать подходящий тип подписи.

Документооборот

19 Ноября 2019 в 16:48

Электронное подписание наряд-допусков на работы повышенной опасности

Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.

Документооборот Охрана труда

07 Октября 2019 в 16:11

Как узнать ОКПО организации по ИНН

Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Кадровики советуют

16 Сентября 2019 в 14:10

В какие сроки нужно отвечать на претензию

Срок ответа на претензию потребителя — не больше 30 дней. Точное количество дней зависит от отрасли, в которой работает компания, от статуса заявителя — физическое или юридическое лицо. В зависимости от статуса время ответа может регулироваться разными нормативными актами.

Документооборот

02 Сентября 2019 в 17:47

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА