0

Что такое цифровой образ документа

Делопроизводство Электронные сервисы

С ноября 2021 года, после внесения изменений и дополнений в трудовое законодательство, появилась возможность обмена различными видами электронных документов не только с удалёнными, но и с обычными работниками. В цифровой формат были переведены такие документы, как трудовые договоры, заявления на увольнение, графики отпусков и приказы о переводе сотрудников. А вот в чём различия между электронным документом и цифровым образом документа — не всем сразу понятно, разбираемся.

Определение и суть электронного документа

Электронный документооборот (ЭДО) и понятие электронного документа сегодня занимают важное место в законодательных актах России. Многие термины, такие, как «электронный документ» или «электронный образ документа», требуют чёткого разделения, поскольку их путают даже на практике. Для лучшего понимания этих понятий разберём их при помощи нормативно-правовых актов и разъяснений Верховного Суда РФ.

Документом признаётся материальный носитель, на котором зафиксирована информация в любой форме: текст, изображение, звук или их сочетание. Такой носитель обязан иметь реквизиты, которые позволяют идентифицировать файл и обеспечивать его использование в целях передачи, хранения или взаимодействия между субъектами (Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).

Верховный Суд в Постановлении № 57 от 26.12.2017 вывел важное правило: всё, что является документацией в цифровом виде, разделяется на:

  • электронный документ;
  • электронный образ.

Электронный документ (ЭД) — это информация, изначально созданная в цифровом формате и доступная для восприятия через цифровые вычислительные системы. В соответствии со ст. 2 закона № 149-ФЗ «Об информации» цифровой файл используется для передачи через телекоммуникационные сети, а еще для его обработки и хранения в информационных системах.

В отличие от бумажного аналога, цифровой файл:

  • не требует предварительного создания на физическом носителе;
  • подписывается ЭП, что обеспечивает его юридическую силу.

Дополнительно это понятие освещается и в судебной практике, где под цифровым документом понимается не только форма создания, но и применение ЭП для подтверждения его легитимности (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 57 от 26.12.2017).

Электронный образ документа (ЭОД) — это цифровая копия бумажного документа, созданная с помощью сканирования или фотографирования. Такая копия сохраняет внешний вид оригинала, включая его реквизиты, но не обладает юридической силой, если не заверена надлежащим образом — например, посредством ЭП (ст. 29, 93, 105.29 НК РФ).

Сфера ЭДО базируется на Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он устанавливает, что запись в цифровом виде обладает такой же юридической силой, как и бумажный, при условии заверения ЭП. Электронная подпись выступает идентификатором личности подписавшего документацию, что позволяет удостоверить его намерение, а еще волю на совершение указанных действий.

ВАЖНО!
Не каждый цифровой материал в рамках ЭДО обладает правами наравне с бумажными. Например, скан-копия трудового договора или заявление в отсканированном виде не обладают силой оригинала. Источником правовых и обязательственных отношений в этом случае остаётся бумажный оригинал.

Для упрощения и упорядочивания внутреннего документооборота рекомендуется закрепить основные положения о цифровой документации на уровне локальных актов организации.

Следуя данным рекомендациям, удаётся:

  • исключить разночтения в понятиях цифровых материалов, встречаемых в законодательстве;
  • разграничить юридическую значимость цифровых файлов и их сканированных образов;
  • организовать взаимодействие с сотрудниками, работающими удалённо или на месте, без необходимости полностью переходить на цифровой документооборот.

Различия между электронным документом и электронным образом документа

ЭД и их образы решают разные задачи. Первые используются как самостоятельные юридически значимые элементы, а вторые являются вспомогательным средством подтверждения аутентичности бумажных оригиналов в цифровой среде.

Для удобства понимания в таблице выделены ключевые различия между ЭД и ЭОД, а также объяснены их юридические нюансы.

Критерий ЭД ЭОД
Форма создания Документ изначально разрабатывается в цифровой форме без предварительного составления на бумажном носителе. Создаётся путём сканирования бумажного документа, чтобы перевести его в электронный формат.
Способ подписания Подписывается ЭП (простой, неквалифицированной или квалифицированной). Для заверения может быть предъявлено требование использовать ЭП.
Роль ЭП ЭП подтверждает личность подписанта, а еще выражает его намерение на установление, изменение или прекращение юридических последствий. ЭП удостоверяет только подлинность образа документа, а не выражает воли на установление или изменение прав и обязанностей.
Юридическая сила Равнозначен бумажному материалу, если подписан в установленном законом порядке. Не заменяет оригинал, даже если заверен ЭП.
Полномочия подписанта Право на подписание принадлежит только лицу, уполномоченному на выпуск файлов соответствующего вида. Лицо, заверяющее ЭОД, может быть не уполномочено на создание оригинала, но должно иметь право заверять цифровые копии.

Требования к электронным образам документов

Цифровые материалы подчиняются тем же требованиям, что и традиционные бумажные. Это касается их оформления, перечня обязательных реквизитов, определения подписантов, сроков хранения и иных аспектов. При этом для цифровых файлов существуют некоторые особенности, направленные на обеспечение их юридической значимости. Среди них:

  • создание документа в единственном экземпляре без предварительного оформления на бумаге;
  • использование форматов, утверждённых соответствующими надзорными органами или внутренними правилами организации;
  • подписание файла ЭП, соответствующей законодательным стандартам.

Согласно разделу 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка об ЭП при визуализации материала должна:

  • соответствовать месту размещения собственноручной подписи на бумажном аналоге;
  • быть видимой и читаемой в естественном масштабе документа;
  • исключать перекрытие элементов текста и других отметок о подписи.

Отметка об ЭП содержит фразу: «Документ подписан электронной подписью», данные о сертификате ключа подписи, а также сведения о владельце сертификата (ФИО и срок действия сертификата). Возможно добавление изображения товарного знака организации.

Судебные органы предъявляют строгие требования к принимаемой документации. Они должны предоставляться в виде отдельных файлов, содержащих как сам документ, так и его метаданные (например, ЭП, реквизиты). Всё это затем конвертируется в единый формат, предписанный судом.

Например, при обращении в арбитражные суды или к мировым судьям, они должны соответствовать следующим критериям:

  • сохранение всех реквизитов и признаков подлинности, включая графическую подпись, печать и угловой штамп (если они есть в оригинале);
  • заверение усиленной квалифицированной или простой ЭП;
  • сканирование должно производиться в масштабе 1:1, в чёрно-белом или сером цвете с разрешением 200–300 точек на дюйм. Полноцветное сканирование применяется только при наличии цветных элементов, имеющих значение для дела;
  • цифровые образы представляются в формате PDF, а их размер не должен превышать 30 Мб. Каждый документ подаётся отдельным файлом.

Особые меры принимаются для материалов, подлежащих длительному хранению. Они должны быть доступны для прочтения в течение десятков лет. Для этого перед архивацией такие материалы преобразуют в формат PDF/A, который обеспечивает их доступность без привязки к внешним базам данных.

Виды и форматы электронных документов

Договоры и соглашения

Заключение договоров в цифровом формате активно используется организациями. Согласно ст. 434 ГК РФ, фирмы вправе составлять контракты в цифровом виде. Обычно используют такие форматы, как XML или PDF.

Отмечу, что сторонам необходимо предварительно обсудить и согласовать формат взаимодействия и выбор каналов для передачи информации. Кроме того, важно определить, какой конкретно вид ЭП станет применяться — простая, неквалифицированная или квалифицированная:

  • простая (ПЭП) — примером может стать код из смс или логин с паролем;
  • неквалифицированная (НЭП) — подпись, созданная с помощью программного обеспечения;
  • квалифицированная (КЭП) — наиболее защищённый вариант, обеспеченный средствами шифрования.
  • Чтобы НЭП имела юридическую силу, стороны обязаны подписать соглашение о её применении.

Первичные учётные документы

Федеральный закон № 402-ФЗ разрешает оформлять первичные бухгалтерские документы в цифровом формате. Уже сейчас действуют утверждённые форматы для:

  • счётов-фактур;
  • универсальных передаточных документов (УПД);
  • товарных накладных;
  • актов выполненных работ.

Эти форматы ускоряют документооборот и делают его более прозрачным.

Отчётность

Компании всё чаще подают налоговую и бухгалтерскую отчётность в цифровом формате. Для этого используются специализированные сервисы, такие, как ЛК на портале ФНС или ТКС любого оператора. Некоторые виды отчётности (например, декларации по НДС) принимаются в цифровой форме.

Судебные

В суд можете подать документацию, используя специализированные онлайн-платформы. Для арбитражных судов это сервис «Мой арбитр», для судов общей юрисдикции — система ГАС «Правосудие». Материалы подаются в формате сканов, заверенных простой подписью, но в отдельных случаях требуется использование КЭП.

Кадровые

С 2021 года организации смогут вести кадровый документооборот в цифровом формате. Это касается трудовых договоров, заявлений сотрудников и приказов. Для работы с цифровыми материалами организация должна подключиться к системе ЭДО.

Формат файла определяет его структуру и порядок размещения данных, включая перечень подписантов. ЭДО подразделяются на:

  1. Формализованные (структурированные) — их содержание строго регламентируется, например, ФНС и Росстандартом. В этом случае материалы, созданные в цифровой форме, чаще всего имеют формат XML, а их сканированные образы хранятся в форматах JPG, TIFF, PDF, PNG. Примеры: УПД, счёт-фактура, корректировочный УПД.
  2. Неформализованные (неструктурированные) — их структура определяется участниками ЭДО самостоятельно. Важно соблюдать требования законодательства — например, федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Примеры: коммерческие предложения, ведомости, акты, договоры.

Часто задаваемые вопросы по теме

Нормативная база

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»

«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 N 146-ФЗ

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Комментарии
Филатова Инна
Автор: финансовый консультант Филатова Инна

Сертифицированный финансовый консультант и журналист со степенью MBA по специальности «управление финансами»

15 Публикаций
182 Дней на портале
22 Комментариев
Климашевская Алена
Автор месяца Климашевская Алена
Похожие статьи

Электронная подпись — необходимый инструмент для быстрого и своевременного решения правовых вопросов. В зависимости от субъекта различается перечень документов, на основании которых выдают ЭП. Разбираемся, какие документы нужны для получения ЭП.

Читать дальше

Ранее, чтобы получить письмо или посылку, необходимо было показать оператору почты паспорт и заполнить извещение. Сейчас процедуру упростили: достаточно назвать код из смс, который выполняет функцию простой электронной подписи (ПЭП). Расскажу, как происходит вручение отправления адресату по ПЭП.

Читать дальше

Переход на электронный документооборот (ЭДО) является трендом деловой переписки в последние годы. Возможность отказаться от кипы бумаг реализуется с помощью работы с электронными документами. Разберемся, что это такое, какие форматы у них существуют, когда они применяются и какие требования к ним предъявляются.

Читать дальше
Вам может быть интересно

Вопросы кадровому совету

Обсудить в соцсетях

+36804
Ирина Санникова
Ирина Санникова
Ирина Санникова
17.02.2025 в 15:21
Добрый день. Да.
Виктория Петухова
Виктория Петухова
Виктория Петухова
17.02.2025 в 16:25
Добрый день! Коллеги, кто работает и в 1С ЗиК, подскажите пожалуйста алгоритм действий. К нам присоединяется другое учреждение. Вбиваю новых сотрудников в 1С, а что далее? Какую операцию провести чтобы они отразились в списке наших сотрудников? Это не прием, не перевод. А как? Чтобы потом еще корректно сформировался ЕФС с мероприятием переименование.
Олеся Резник
Олеся Резник
Олеся Резник
17.02.2025 в 21:45
Как присоединяется? Значит то юрлицо прекращает существование и все активы переходят в текущее юрлицо Прием у вас и работник у вас в списках.
Настя Гарина
Настя Гарина
Настя Гарина
17.02.2025 в 22:34
Подскажите, когда делаем штатную расстановку, туда нужно включать вакантные должности? Или только занятых указываем?
Анна Плотникова
Анна Плотникова
Анна Плотникова
17.02.2025 в 23:41
Все должности
Присоединиться к беседе