рубрики

Что успеть сделать кадровику в уходящем году

14 Декабря 2018 в 14:18
Подводя итоги уходящего года и планируя новый, 2019 год, публикуем список того, что особенно важно не забыть сделать сотруднику отдела персонала в декабре.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

1. График отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления отпусков определяется ежегодно и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Таким образом, срок утверждения графика — 17.12.2018.

Кроме определения очередности, в том числе "хотелок" отдельных категорий работников, например, с несовершеннолетними детьми или беременных женщин, необходимо проверить, все ли сотрудники использовали в уходящем году обязательный минимум — 14 календарных дней отпуска непрерывно. Если это возможно и еще не поздно, предложите им двухнедельный отпуск.

Параллельно следует подвести итоги по неиспользованным отпускам — подсчитать остатки отпусков каждого сотрудника и распределить их в планируемом графике на 2019 год. Не стоит забывать о запрете непредоставления отпуска в течение двух лет подряд, а также о появлении неоднозначной судебной практики по срокам компенсации неиспользованного отпуска при увольнении. Разница в позиции судов обусловлена применением Конвенции № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» от 24.06.1970 в составе правовой системы Российской Федерации. В соответствии с положениями Конвенции, работник имеет право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за соответствующий период работы в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Но Трудовой кодекс Российской Федерации таких сроков не устанавливает. Более того, не так давно Конституционный суд вынес окончательное решение по этому вопросу (см. Постановление от 25.10.2018 N 38-П) — у работника никакие отпуска не сгорают, и не важно, в течение какого времени они накопились.

С целью минимизации риска санкций со стороны государственных органов, а также потенциальных разногласий и судебных споров с работниками, рекомендуется не допускать излишнего накопления неиспользованных дней отпуска, придерживаться утвержденного годового графика отпусков.

2. Новое штатное расписание на 2019 год

В конце года имеет смысл подготовить справки о принятых-уволенных за текущий год сотрудниках, об имеющихся в компании вакансиях. В соответствии с полученными данными обновить штатное расписание, обсудить его с руководством, вывести неактуальные штатные единицы, ввести новые вакансии, проверить наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другого сопутствующего кадрового документооборота.

Планируя новые вакансии, не стоит забывать, что, в соответствии с пп. 1 п. 1 и п. 2 статьи 17 ФЗ «О специальной оценке условий труда», оценка должна быть проведена в течение 12 месяцев с момента ввода в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест. Также обратите внимание, что, согласно п. 6 ст. 27 Федерального закона № 426, спецоценка всех рабочих мест должна быть завершена до 31.12.2018.

Что касается обновленного штатного расписания, то оно должно быть утверждено и вступить в силу с 01.01.2019.

В связи с изменениями штатного расписания целесообразно провести также и индексацию заработной платы, компании при этом должны руководствоваться локальными нормативными актами (ст. 134 ТК РФ). Конституционный суд своим определением от 17.06.2010 № 913-О-О признал, что индексация заработной платы должна обеспечиваться всем лицам, работающим по трудовому договору. Поскольку единый порядок индексации зарплаты законом не предусмотрен, каждый работодатель обязан определить его самостоятельно. В любом случае индексация заработной платы должна быть проведена. В Федеральном законе от 29.11.2018 № 459-ФЗ «О федеральном бюджете на 2019 год и на плановый период 2020 и 2021 годов» запланировано, что индексация в бюджетных организациях (для работников, которые не перечислены в майских указах президента от 2012 года) должна составлять 4,3%.

Напомним также, что на федеральном уровне и в некоторых регионах изменился МРОТ. Так, с 01.01.2019 платить оклад ниже 11 280 рублей, при условии, что человек отработал полный месяц, запрещено. Что касается региональных показателей, то в Москве он составит 18 871 рубль (действует с 01.11.2018), а в Санкт-Петербурге — 18 000 рублей (тарифная ставка (оклад) рабочего 1-го разряда не меньше 13 500 рублей). Информацию надо уточнять в трудовых инспекциях тех субъектов, где работают организации.

3. План обучения в 2019 году

Не забудьте проверить сроки удостоверений обязательного обучения и аттестации ответственных лиц и руководителей. Как правило, речь идет об охране труда, пожарной безопасности, работе с отходами, электробезопасности, в зависимости от специфики деятельности компании. Рекомендуется составить план обучения на следующий год, предусмотрев в нем график прохождения как обязательного, так и периодического обучения, посещения семинаров. В плане следует определить круг лиц, подлежащих обучению, уточнить стоимость мероприятий и место их проведения (зачастую группы на обучение формируются заранее по предварительным заявкам). При наличии специалистов по охране труда надо запросить у них такие данные.

4. Плановые проверки в 2019 году и самоконтроль

Не лишним будет уточнить планы проверок государственных органов в новом 2019 году, чтобы знать, не попала ли ваша компания в списки плановых проверок (прокуратура, трудовая инспекция, ФСС, ФНС). Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте в срок до 31 декабря текущего календарного года. Ежегодные планы проверок также публикуются на официальных сайтах контролирующих органов. В то же время власти собираются продлить так называемые надзорные каникулы, то есть ввести ограничение на проведение плановых проверок всех компаний, имеющих статус субъекта малого предпринимательства. Соответствующий закон на момент подготовки материала президент не подписал, но депутаты его уже одобрили.

Кроме того, контроль соблюдения трудового законодательства фактически переведен на риск-ориентированный подход. Роструд утвердил проверочные листы, по которым можно самостоятельно проверить степень выполнения всех требований закона (Приказ ведомства от 10.11.2017 № 655 «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). В обязательном порядке ко всем работодателям их начали применять с 01.07.2018.

Параллельно рекомендуется подвести итоги работы с государственными и муниципальными органами в 2018 году:

  • по квотам рабочих мест для инвалидов и/или молодежи (центр занятости населения);
  • по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Не забудьте также проверить документы воинского учета (военкомат, местная администрация).

5. Работа в выходные дни (новогодние праздники)

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних выходных, надлежащим образом подготовьте приказы об их привлечении для работы в праздничные дни (график дежурств). Уведомите о предстоящем выходе охрану или администрацию бизнес-центра.

6. Бюджет отдела персонала на следующий год

При наличии инструментов финансового планирования в компании самое время подвести итоги уходящего года, и с учетом итогов составить бюджет отдела персонала на 2019 год. В бюджете отдела персонала можно предусмотреть:

  • средства фонда оплаты труда (оклады, премии, индексация, фонд материальной помощи);
  • обеспечение сотрудников социальным пакетом (добровольное медицинское страхование, компенсации проезда, мобильной связи, питания);
  • ресурсы для подбора персонала (доступ на сайты для поиска сотрудников, услуги рекрутинговых агентств);
  • затраты на обучение персонала (обязательное, аттестации, повышение квалификации, семинары, тимбилдинг);
  • корпоративные мероприятия (подарки, поздравления, банкеты);
  • услуги различных компаний (архивариусы, почтовые, курьерские услуги, расходы на канцелярию, доступ к правовым базам).

7. Мониторинг изменений трудового законодательства

Мы советуем внимательно изучить обзоры трудового законодательства за 2018 год и убедиться в том, что кадровое делопроизводство компании ведется в полном соответствии с законодательными нововведениями. Рекомендуем обратить особое внимание на следующие изменения:

  1. С 1.01.2019 начинает действовать пенсионная реформа, поэтому гражданам, которые должны оформлять пенсию в следующем году, необходимо разъяснить особенности выхода на заслуженный отдых.
  2. С нового года работодатели обязаны предоставлять работникам отгулы для прохождения диспансеризации. Если о выходном попросит работник предпенсионного возраста, то ему положены 2 дня ежегодно. Чтобы быть уверенным, что работник действительно имеет право на ежегодную диспансеризацию, необходимо предварительно заключить дополнительное соглашение с ПФР.
  3. Обратите внимание на работников-мигрантов. Если в организации таковые имеются, то проверьте, чтобы их доля не превышала допустимую, обратите внимание на регистрацию. И помните о новых правилах взаимодействия с иностранными гражданами в период, когда срок действия документов, разрешающих пребывание на территории РФ, подходит к концу.

8. Архив

В конце года целесообразно начать работу с архивом кадровых документов компании — организовать процесс хранения отработанных документов за предыдущий год, а с учетом истечения сроков хранения устаревших документов — план их уничтожения, подготовить реестры приказов на 2019 год. Организовать архив можно как самостоятельно, своими силами, так и путем привлечения сторонней организации, которая профессионально занимается архивным делом.

9. Новогодний корпоратив

Подготовить корпоратив — зачастую задача, которая также ложится на плечи сотрудников отдела персонала. Определиться с бюджетом и форматом его проведения рекомендуется заранее и как можно оперативнее — популярные банкетные залы на удобные даты бронируют еще в августе, но никогда не поздно организовать праздник и в оставшиеся дни. Для создания праздничного настроения проявите не только свои организаторские, но и творческие способности.

С наступающим Новым годом!

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Настоящий поддельный больничный

Одной из функций кадровиков является прием от сотрудников и заполнение листков нетрудоспособности. А также проверка их подлинности. Сложность состоит в том, что иногда для подделки используют… настоящие бланки. Поэтому в работе с больничными нужно быть особенно внимательными.

Больничные Трудовая дисциплина Трудовые споры

13 Октября 2018 в 00:00

Как принять работника, если он еще не уволился со старой работы

Если работник увольняется в последний день отпуска, трудовую книжку ему выдают в последний рабочий день перед отпуском. И формально ничто не мешает в первый же день отдыха выйти на другую работу. Как в таком случае поступать кадровику?

Прием на работу

12 Октября 2018 в 00:00

Отстранение от работы и увольнение — два наказания или одно

Все участники трудовых отношений знают, что за один проступок нельзя наказать дважды. Вот только всегда ли представление о наказании провинившегося работника совпадает с мнением работодателя или нормами ТК…

Документооборот Трудовая дисциплина Управление персоналом

11 Октября 2018 в 00:00

Кто самостоятельно уплачивает взносы в Пенсионный фонд

Перечисление взносов в Пенсионный фонд — актуальная проблема, затрагивающая интересы многих организаций и граждан. Кто обязан делать самостоятельные отчисления в Пенсионный фонд, установлен ли порядок добровольного пенсионного страхования — расскажем в статье.

Бухгалтерия в кадрах Расчеты с персоналом

20 Июля 2018 в 12:06

Чем грозит работникам смена собственника организации

Что такое «смена собственника имущества», в ТК не указывается, а далеко не все кадровики получили юридическое образование и знают гражданский кодекс. Что уж говорить о рядовых работниках. Наверное, поэтому смена собственника имущества организации и последствия для коллектива до сих пор вызывают массу вопросов и не всегда оправданных опасений.

Разбираем на примерах

12 Марта 2018 в 13:58

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА