Что успеть сделать кадровику в уходящем году

12 Декабря 2016 в 16:56
Подводя итоги уходящего года и планируя новый, 2017 год, публикуем список того, что особенно важно не забыть сделать сотруднику отдела персонала в декабре.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

1. График отпусков на 2017 год

Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления отпусков определяется ежегодно и утверждается работодателем  не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Таким образом, срок утверждения графика – 17 декабря 2016 года.

Кроме определения очередности, необходимо проверить, все ли сотрудники использовали в уходящем году обязательный минимум – 14 календарных дней отпуска непрерывно. В случае, если это возможно, еще не поздно предоставить им двухнедельный отпуск.

Параллельно следует подвести итоги по неиспользованным отпускам – подсчитать остатки отпусков каждого сотрудника и распределить их в планируемом графике на 2017 год. Не стоит забывать  и о запрете непредоставления отпуска в течение двух лет подряд, а также о появлении неоднозначной судебной практики по срокам компенсации неиспользованного отпуска при увольнении. Разница в позиции судов обусловлена применением Конвенции № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» от  24 июня 1970 года в составе правовой системы Российской Федерации.  В соответствии с положениями Конвенции, работник имеет право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за соответствующий период работы в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Трудовой Кодекс Российской Федерации таких сроков не устанавливает.

С целью минимизации риска санкций со стороны государственных органов, а также потенциальных разногласий и судебных споров с работниками, рекомендуется не допускать излишнего накопления неиспользованных дней отпуска, придерживаться утвержденного годового графика отпусков.

2. Новое штатное расписание на 2017 год

В конце года имеет смысл подготовить справки о принятых–уволенных за текущий год сотрудниках, об имеющихся в компании вакансиях. В соответствии с полученными данными  – обновить штатное расписание, обсудить его с руководством, вывести неактуальные штатные единицы, ввести новые вакансии, проверить наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другого сопутствующего кадрового документооборота.

Планируя новые вакансии, не стоит забывать, что, в соответствии с пп.1 п.1 и п. 2 статьи 17 ФЗ “О специальной оценке условий труда”, оценка должна быть проведена в течение 6 месяцев с момента ввода в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест.

Общепринятая практика – утвердить обновленное штатное расписание с 1 января 2017 года.

В связи с изменениями штатного расписания целесообразно провести также и индексацию заработной платы, компании при этом должны руководствоваться локальными нормативными актами (ст. 134 ТК РФ).  Конституционный суд своим определением от 17 июня 2010 г. N 913-О-О признал, что индексация заработной платы должна обеспечиваться всем лицам, работающим по трудовому договору. Поскольку единый порядок индексации зарплаты законом не предусмотрен, каждый работодатель обязан определить его самостоятельно. В любом случае, индексация заработной платы должна быть проведена.

3. План обучения в 2017 году

Не забудьте проверить сроки удостоверений обязательного обучения и аттестации ответственных лиц и руководителей. Как правило, речь идет об охране труда, пожарной безопасности, работе с отходами, электробезопасности, в зависимости от специфики деятельности компании. Рекомендуется составить план обучения на следующий год, предусмотрев в нем график прохождения как обязательного, так и периодического обучения, посещения семинаров. В плане рекомендуется определить круг лиц, подлежащих обучению, уточнить стоимость мероприятий и место их проведения (зачастую группы на обучение формируются заранее по предварительным заявкам). При наличии специалистов по охране труда, надо запросить у них такие данные.

4. Плановые проверки в 2017 году

Не лишним будет уточнить годовые планы проверок государственных органов в новом 2017 году  – на предмет включения вашей компании в списки плановых проверок (прокуратура, трудовая инспекция, ФСС, ПФР). Например, Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте в срок до 31 декабря текущего календарного года. Ежегодные планы проверок публикуются соответствующими органами по мере формирования на их официальных сайтах.

Параллельно рекомендуется подвести итоги работы с государственными и муниципальными органами в 2016 году:

  • по квотам рабочих мест для инвалидов и/или молодежи (центр занятости населения),
  • по сдаче отчетности и форм в Госкомстат РФ (в соответствии со статкалендарем, опубликованным на сайте  Федеральной службы государственной статистики).

Не забудьте проверить документы воинского учета (военкомат, местная администрация), а также уточните, переданы ли своевременно все листы нетрудоспособности в оплату и т.п.

5. Работа в выходные  дни (новогодние праздники)

При необходимости выхода на работу во время новогодних выходных, надлежащим образом подготовьте приказы о привлечении работников для работы в праздничные дни (график дежурств). Уведомите о предстоящем выходе охрану или администрацию бизнес–центра.

6. Бюджет отдела персонала на следующий год

При наличии инструментов финансового планирования в компании, самое время подвести итоги уходящего года, и с учетом итогов составить бюджет отдела персонала на 2017 год. В бюджете отдела персонала можно предусмотреть:

  • средства фонда оплаты труда (оклады, премии, индексация, фонд материальной помощи);
  • обеспечение сотрудников социальным пакетом (добровольное медицинское страхование, компенсации проезда, мобильной связи, питания);
  • ресурсы для подбора персонала (доступ на сайты для поиска сотрудников, услуги рекрутинговых агентств);
  • затраты на обучение персонала (обязательное, аттестации, повышение квалификации, семинары, тимбилдинг);
  • корпоративные мероприятия (подарки, поздравления, банкеты);
  • услуги различных компаний (архивариусы, почтовые, курьерские услуги, расходы на канцелярию, доступ к правовым базам).  

7. Мониторинг изменений трудового законодательства

Мы советуем внимательно изучить обзоры трудового законодательства за 2016 год и убедиться в том, что кадровое делопроизводство компании ведется в полном соответствии с законодательными нововведениями. Рекомендуем обратить особе внимание на следующие изменения:

  1. Введение новой главы 48.1. ТК РФ об особенностях регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, микропредприятий. Федеральный закон № 348-ФЗ от 03.07.2016 установил право таких компаний не утверждать (вообще или частично): правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие кадровые локально-нормативные акты, утверждена типовая форма трудового договора для работников микропредприятий; в таком случае правила и условия прописываются непосредственно в трудовом договоре каждого из работников;

  2. Новое в ведении трудовых книжек. Приказом Минтруда от 31.10.2016 № 588н внесены изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек от 10 октября 2003 г. № 69. С 26 ноября 2016 года можно не заверять круглой печатью записи в трудовых книжках работников, в том числе и первую страницу книжки (при наличии информации об отсутствии печати в Уставе юридического лица).

  3. Изменения, внесенные в статью 136 ТК РФ (поправки, внесенные ФЗ от 03.07.16 № 272-ФЗ). Срок выплаты заработной платы должен быть установлен не позднее 15-го числа, периодичность выплат - не реже, чем один раз в полмесяца. Тем же ФЗ установлено соответствующее ужесточение санкций за задержку заработной платы: для должностного лица – от 10 000 до 20 000 руб.; для предпринимателя – от 1000 до 5 000 руб.; для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

  4. С 01.01.2017 года  частью второй статьи 145 (в редакции ФЗ от 03.07.2016 N 347-ФЗ) ТК РФ устанавливаются предельные уровни соотношения среднемесячной заработной платы руководства (руководителей, их заместителей, главных бухгалтеров) и работников государственных внебюджетных фондов РФ, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных или муниципальных учреждений, государственных или муниципальных унитарных предприятий. При нарушении установленного предельного уровня соотношения зарплат, трудовой договор между руководителем организации и работодателем может быть прекращен. Введена также новая ст. 349.5., устанавливающая обязанность размещать информацию о рассчитываемой за календарный год среднемесячной заработной плате по компании.

  5. С 01.01.2017 года вступает в силу ФЗ «О независимой оценке квалификации», в соответствии с которым оценка квалификации проводится в форме профессионального экзамена центрами оценки, уполномоченными в установленном Федеральным законом порядке. Компаниям, планирующим применение независимой оценки, необходимо разработать соответствующие документы ( положения, дополнительные соглашения к трудовым договорам).

  6. При определении количества календарных дней при предоставлении работнику дополнительного отпуска за работу во вредных условиях количество календарных дней дополнительного отпуска округляется в пользу работника (Письмо Минтруда N 14-2/В-1045 от 18.10.2016 года).

8. Архив

В конце года целесообразно начать работу с архивом кадровых документов компании – организовать процесс хранения отработанных документов за предыдущий год, а с учетом истечения сроков хранения устаревших документов – план их уничтожения, подготовить реестры приказов на 2017 год. Организовать архив можно как самостоятельно, своими силами, так и путем привлечения сторонней организации, которая профессионально занимается архивным делом.

9. Новогодний корпоратив

Подготовить корпоратив – зачастую задача, которая также ложится на плечи сотрудников отдела персонала. Определиться с бюджетом и форматом его проведения рекомендуется заранее и как можно оперативнее – популярные банкетные залы на удобные даты бронируют еще в августе, но никогда не поздно организовать праздник и в оставшиеся три недели. Для создания праздничного настроения проявите не только свои организаторские, но и творческие способности.

С наступающим Новым годом!

 
 
 
 
Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи
Спасибо за ваше мнение!
Задайте вопрос экспертам
Инспекторам ГИТ разрешат пользоваться документами СССР при проверках

Действующее законодательство запрещает контролирующим органам использовать нормативную базу советского периода во время проверок бизнеса. В то же время в Министерстве труда напоминают, что пользоваться нормативными актами СССР и РСФСР, в той части которая не противоречит ТК РФ, можно. Чтобы у инспекторов ГИТ было больше возможностей, а работодатели реже нарушали требования закона, власти частично откажутся от запрета использовать советские нормы при проверках предпринимателей.

Актуально Законодательство

18 Октября 2017 в 11:10

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция

Каждая организация может оказаться в плане проверок трудовой инспекции, или ГИТ. Увидев в списке название своей компании, многие специалисты хватаются за голову: что делать? Как готовиться к проверке, что можно успеть сделать за оставшийся короткий срок? Не нужно паниковать, даже за небольшое время «довести до ума» можно очень многое.

Законодательство Документооборот

21 Сентября 2017 в 10:50

Роструд выпустил для работодателей памятку о проверках

Роструд напомнил о правилах проведения плановых и внеплановых проверок на нарушение трудового законодательства. Среди полезной для работодателей и кадровых работников информации — возможные причины визитов, перечень запрашиваемых документов, распространенные нарушения и процедура привлечения нарушителей к ответственности.

Актуально Законодательство

06 Сентября 2017 в 15:54

Как сделать электронную подпись 

Любой е-документ, под которым стоит электронная цифровая подпись, по своей юридической силе равен бумажному. С учетом тенденции по цифровизации это очень удобно. Кроме того, есть оговоренные законом ситуации, когда предприниматель обязан получить ЭЦП. Как это сделать, и какую подпись лучше выбрать, сейчас расскажем.

Законодательство

05 Сентября 2017 в 11:24

Нематериальные услуги и преимущества назовут подкупом

Фракция «Единая Россия» подготовила законопроект, который вводит понятие неимущественного подкупа, а также увеличивает наказание за дачу или получение взятки. Депутаты и чиновники говорят, что для усовершенствования борьбы с коррупцией надо ввести запрет на все возможные «формы неправомерного преимущества», даже если их невозможно оценить. Разберемся, что со всем этим придется делать работодателям.

Актуально Законодательство

31 Июля 2017 в 16:41

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА