рубрики

Что успеть сделать кадровику в уходящем году

КонсультантПлюс
Подводя итоги уходящего года и планируя новый, 2020, год, публикуем список того, что важно не забыть сделать сотруднику отдела персонала в декабре.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

1. График отпусков

По статье 123 ТК РФ, очередность предоставления отпусков определяется ежегодно и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Таким образом, срок утверждения графика — 17.12.2018.

Кроме определения очередности, в том числе «хотелок» отдельных категорий работников, например, с несовершеннолетними детьми или беременных женщин, необходимо проверить, все ли сотрудники использовали в уходящем году обязательный минимум — 14 календарных дней отпуска непрерывно. Если есть возможность и еще не поздно, предложите им двухнедельный отпуск.

Параллельно следует подвести итоги по неиспользованным отпускам — подсчитать остатки отпусков каждого сотрудника и распределить их в планируемом графике на 2020 год. Не стоит забывать о запрете непредоставления отпуска в течение двух лет подряд и о появлении неоднозначной судебной практики по срокам компенсации неиспользованного отпуска при увольнении. Разница в позиции судов обусловлена применением конвенции № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» от 24.06.1970 в составе правовой системы Российской Федерации. В соответствии с положениями конвенции, работник вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за соответствующий период работы в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Но Трудовой кодекс Российской Федерации таких сроков не устанавливает. Более того, Конституционный суд в постановлении от 25.10.2018 № 38-П вынес окончательное решение по этому вопросу: у работника никакие отпуска не сгорают, и не важно, в течение какого времени они копились.

Чтобы минимизировать риск санкций со стороны государственных органов, потенциальных разногласий и судебных споров с работниками, рекомендуем не допускать излишнего накопления неиспользованных дней отпуска, придерживаться утвержденного годового графика отпусков.

2. Новое штатное расписание на 2020 год

В конце года имеет смысл подготовить справки о принятых-уволенных за текущий год сотрудниках, об имеющихся в компании вакансиях. С учетом полученных данных обновить штатное расписание, обсудить его с руководством, вывести неактуальные штатные единицы, ввести новые вакансии, проверить наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другого сопутствующего кадрового документооборота.

Планируя новые вакансии, не стоит забывать, что, в соответствии с пп. 1 п. 1 и п. 2 статьи 17 ФЗ «О специальной оценке условий труда», оценку следует проводить в течение 12 месяцев с момента ввода в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест.

Что касается обновленного штатного расписания, то оно должно вступить в силу с 01.01.2020.

В связи с изменениями штатного расписания целесообразно провести и индексацию заработной платы. При этом коммерческие организации руководствуются локальными нормативными актами (ст. 134 ТК РФ). Конституционный суд в определении от 17.06.2010 № 913-О-О признал, что индексация заработной платы положена всем лицам, работающим по трудовому договору. Поскольку единый порядок индексации зарплаты законом не предусмотрен, каждый работодатель обязан определить его самостоятельно. В любом случае индексацию заработной платы необходимо проводить. В Федеральном законе от 02.12.2019 № 380-ФЗ «О федеральном бюджете на 2020 год и на плановый период 2021 и 2022 годов» запланировано, что индексация в бюджетных организациях (для работников, которые не перечислены в майских указах президента от 2012 года) с 1 октября составит 3,8%. Врачи, учителя, работники культуры и некоторые иные трудящиеся (перечисленные в майских указах) получат прибавку в 5,4%.

Напомним еще, что на федеральном уровне (закон появится в ближайшие дни) и в некоторых регионах меняется МРОТ. Так, с 01.01.2020 платить оклад ниже 12 130 рублей, при условии, что человек отработал полный месяц, запрещено. Что касается региональных показателей, то в Москве он составит 20 195 рублей (действует с 01.10.2019), а в Санкт-Петербурге недавно утвердили региональное отраслевое соглашение на 2019-2022 годы в судостроительной сфере, в котором заявлено, что минимальная ежемесячная зарплата составляет не менее 25 000 рублей, а тарифная ставка рабочего 1 разряда — не менее 18 000 рублей. Для остальных пока нового соглашения нет, и региональный МРОТ составляет 18 000 рублей, а тарифная ставка — 13 500 рублей. Информацию по регионам уточняйте в территориальных трудовых инспекциях.

3. План обучения в 2020 году

Не забудьте проверить сроки удостоверений обязательного обучения и аттестации ответственных лиц и руководителей. Речь идет об охране труда, пожарной безопасности, работе с отходами, электробезопасности, в зависимости от специфики деятельности компании. Рекомендуется составить план обучения на следующий год, предусмотрев в нем график прохождения как обязательного, так и периодического обучения, посещения семинаров. В плане следует определить круг лиц, подлежащих обучению, уточнить стоимость мероприятий и место их проведения (зачастую группы на обучение формируются заранее по предварительным заявкам). При наличии специалистов по охране труда надо запросить у них такие данные.

4. Плановые проверки в 2020 году и самоконтроль

Уточните планы проверок государственных органов в новом, 2020, году, чтобы знать, не попала ли ваша компания в списки плановых проверок (прокуратура, трудовая инспекция, ФСС, ФНС). Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте до 31 декабря текущего календарного года. Ежегодные планы проверок публикуются и на официальных сайтах контролирующих органов. Напомним, в отношении некоторых компаний действуют так называемые надзорные каникулы, но с небольшими нюансами.

Отметим, что контроль соблюдения трудового законодательства фактически переведен на риск-ориентированный подход. Роструд утвердил проверочные листы, по которым самостоятельно проверяется степень выполнения всех требований закона (приказ ведомства от 10.11.2017 № 655 «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). В обязательном порядке ко всем работодателям их начали применять с 01.07.2018.

Параллельно рекомендуется подвести итоги работы с государственными и муниципальными органами в 2019 году:

  • по квотам рабочих мест для инвалидов и(или) молодежи (центр занятости населения);
  • по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Не забудьте проверить документы воинского учета (военкомат, местная администрация).

5. Работа в выходные дни (новогодние праздники)

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних выходных, надлежащим образом подготовьте приказы об их привлечении для работы в праздничные дни (график дежурств). Уведомите о предстоящем выходе охрану или администрацию бизнес-центра.

6. Бюджет отдела персонала на следующий год

При наличии инструментов финансового планирования в компании самое время подвести итоги уходящего года, и с учетом итогов составить бюджет отдела персонала на 2020 год. В бюджете отдела персонала предусмотрите:

  • средства фонда оплаты труда (оклады, премии, индексация, фонд материальной помощи);
  • обеспечение сотрудников социальным пакетом (добровольное медицинское страхование, компенсации проезда, мобильной связи, питания);
  • ресурсы для подбора персонала (доступ на сайты для поиска сотрудников, услуги рекрутинговых агентств);
  • затраты на обучение персонала (обязательное, аттестации, повышение квалификации, семинары, тимбилдинг);
  • корпоративные мероприятия (подарки, поздравления, банкеты);
  • услуги различных компаний (архивариусы, почтовые, курьерские услуги, расходы на канцелярию, доступ к правовым базам).

7. Мониторинг изменений трудового законодательства

Мы советуем внимательно изучить обзоры трудового законодательства за 2019 год и убедиться в том, что кадровое делопроизводство компании ведется в полном соответствии с законодательными нововведениями. Рекомендуем обратить особое внимание на следующие изменения:

  1. С 01.01.2019 действует пенсионная реформа, а с 01.01.2020 начинается очередной ее этап. Гражданам, которые собираются оформлять пенсию в следующем году, необходимо разъяснить особенности выхода на заслуженный отдых.
  2. С 23 ноября введены дополнительные гарантии для женщин, работающих на селе (см. Федеральный закон от 12.11.2019 № 372-ФЗ). Им сокращают рабочий день, предоставляют дополнительный отпуск, повышают некоторые выплаты.
  3. Обратите внимание на работников-мигрантов. Если в организации таковые имеются, то проверьте, чтобы их доля не превышала допустимую (см. постановление правительства РФ от 30.09.2019 № 1271), обратите внимание на регистрацию. И помните о правилах взаимодействия с иностранными гражданами в период, когда срок действия документов, разрешающих пребывание на территории РФ, подходит к концу. Кроме того, по приказу МВД России от 30.07.2019 № 514с, с 28 октября действует новая форма уведомления о прибытии иностранца в место пребывания.
  4. С нового года вступят в силу нормы, предусматривающие перевод трудовых книжек в электронный формат. Пока закон президентом не подписан, но депутаты его уже утвердили, а Пенсионный фонд готовит формы, по которым предстоит отчитываться кадровикам. Поскольку новые правила ведения трудовых книжек затрагивают и интересы работников, рекомендуем проводить разъяснительную работу в коллективе, объяснять, что предполагают поправки, какие есть возможности у работников, какие новые обязанности появились у работодателей.
  5. С 13 декабря текущего года вступили в силу Федеральные законы от 02.12.2019 № 393-ФЗ и от 02.12.2019 № 402-ФЗ, которые позволяют инспекторам Роструда выписывать решения о принудительном исполнении обязанности работодателя погасить долги по начисленной, но не выплаченной в срок зарплате и иным выплатам в рамках трудовых отношений. Учитывайте это, если у вас есть задолженности перед подчиненными.

8. Архив

В конце года целесообразно начать работу с архивом кадровых документов компании — организовать процесс хранения отработанных документов за предыдущий год, а с учетом истечения сроков хранения устаревших документов — план их уничтожения, подготовить реестры приказов на 2020 год. Организовать архив разрешается как самостоятельно, своими силами, так и путем привлечения сторонней организации, которая профессионально занимается архивным делом.

9. Новогодний корпоратив

Подготовить корпоратив — зачастую задача, которая тоже ложится на плечи сотрудников отдела персонала. Определиться с бюджетом и форматом его проведения рекомендуется заранее и как можно оперативнее — популярные банкетные залы на удобные даты бронируют еще в августе, но никогда не поздно организовать праздник и в оставшиеся дни.

Для создания праздничного настроения проявите не только организаторские, но и творческие способности.

С наступающим Новым годом!

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Что такое непрерывно действующие предприятия

Предприятия, входящие в перечень непрерывных производств — это организации, приостановка работы которых даже на короткий период невозможна по техническим причинам либо по соображениям безопасности. К ним относятся, в частности, литейные производства, атомные электростанции и другие, работающие безостановочно.

Законодательство

11 Августа 2020 в 07:37

Могут ли приставы арестовать Киви-кошелек

Могут ли судебные приставы арестовать электронный кошелек Киви — да, на эти средства, как и на любые другие банковские счета и карты, ФССП вправе обратить взыскание при условии, что они персонифицированы.

Кадровики советуют

24 Июля 2020 в 15:30

Как отказать работодателю после собеседования

От того как отказать работодателю после собеседования, зависит не только общее впечатление о вас как о человеке и специалисте, которое останется надолго в памяти сотрудников фирмы. Результатом станут еще и возможности, которыми не стоит пренебрегать в случае нового поиска работы.

Кадровики советуют

08 Июля 2020 в 14:44

Пропуск людям старше 65 лет

Пропуска для лиц старше 65 лет — это специальные разрешения на перемещение по городу в личных целях. Если вы живете в Москве или области, они обязательны. Если в вашем регионе пропускной режим не введен, пенсионеры могут выходить из дома без лишних опасений.

!Карантин!

26 Мая 2020 в 08:41

Коронавирус: опасно ли работать на почте

Как передается коронавирус через посылки? Учитывая малую жизнедеятельность вируса в окружающей среде, заразиться вирусом через отправление трудно. Риск заражения для сотрудников Почты России и получателей корреспонденции удастся полностью исключить, если соблюсти меры предосторожности.

Кадровики советуют

10 Февраля 2020 в 18:32

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА