рубрики

Что успеть сделать кадровику в уходящем году

КонсультантПлюс

Что должен сделать кадровик в конце года:

  • составить график отпусков;
  • подготовиться к ведению трудовых книжек в электронном формате;
  • разработать новое штатное расписание;
  • определить бюджет отдела на будущий год;
  • передать документы на архивное хранение, а устаревшие уничтожить.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

1. График отпусков

Главное, что нужно сделать кадровику в декабре 2020 года, — составить график отпусков. По статье 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков определяется ежегодно и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Таким образом, крайний срок утверждения графика — 17.12.2020.

Кроме определения очередности, в том числе пожеланий отдельных категорий работников, например с несовершеннолетними детьми или беременных женщин, необходимо проверить, все ли сотрудники использовали в уходящем году обязательный минимум — 14 календарных дней отпуска непрерывно. Если есть возможность и еще не поздно, предложите им двухнедельный отпуск.

Еще один момент среди того, что должен делать работник кадровой службы в конце года, — подведение итогов по неиспользованным отпускам: необходимо подсчитать остатки отпусков каждого сотрудника и распределить их в планируемом графике на 2021 г. Не стоит забывать о запрете непредоставления отпуска в течение двух лет подряд и о появлении неоднозначной судебной практики по срокам компенсации неиспользованного отпуска при увольнении. Разница в позиции судов обусловлена применением конвенции №132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» от 24.06.1970 в составе правовой системы Российской Федерации. В соответствии с положениями конвенции работник вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за соответствующий период работы в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Но Трудовой кодекс Российской Федерации таких сроков не устанавливает. Более того, Конституционный суд в постановлении №38-П от 25.10.2018 вынес окончательное решение по этому вопросу: у работника никакие отпуска не сгорают, и неважно, в течение какого времени они копились.

Чтобы минимизировать риск санкций со стороны государственных органов, потенциальных разногласий и судебных споров с работниками, рекомендуем не допускать излишнего накопления неиспользованных дней отпуска, придерживаться утвержденного годового графика отпусков.

В КонсультантПлюс найдете инструкции и образцы заполнения всех документов. Используйте бесплатный доступ, чтобы все правильно и вовремя заполнить.

2. Новое штатное расписание на 2021 год

Рекомендуем включить в план работы кадровика в конце года подготовку справок о принятых и уволенных за текущий год сотрудниках, об имеющихся в компании вакансиях. С учетом полученных данных стоит обновить штатное расписание, обсудить его с руководством, вывести неактуальные штатные единицы, ввести новые вакансии, проверить наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другой сопутствующей кадровой документации.

Планируя новые вакансии, не стоит забывать, что в соответствии с пп. 1 п. 1 и п. 2 статьи 17 ФЗ «О специальной оценке условий труда» оценку следует проводить в течение 12 месяцев с момента ввода в эксплуатацию новых рабочих мест.

Что касается обновленного штатного расписания, то оно должно вступить в силу с 01.01.2021.

В связи с изменениями штатного расписания нельзя забывать, что надо успеть до конца года отделу кадров предусмотреть индексацию заработной платы. Коммерческие организации руководствуются локальными нормативными актами (ст. 134 ТК РФ). Конституционный суд в определении №913-О-О от 17.06.2010 признал, что индексация заработной платы положена всем лицам, работающим по трудовому договору. Поскольку единый порядок индексации зарплаты законом не предусмотрен, каждый работодатель обязан определить его самостоятельно. В любом случае индексацию заработной платы необходимо проводить.

Напомним, что на федеральном уровне (закон появится в ближайшее время) и в регионах меняется МРОТ. Так, с 01.01.2021 платить оклад ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц, запрещено. Что касается региональных показателей, то в Москве он составит 20 361 руб. (действует с 01.10.2020). В Санкт-Петербурге новое региональное соглашение о минимальной заработной плате на 2021 г. пока обсуждается, но уже сейчас платить сотрудникам оклад меньше 19 000 руб. нельзя, а тарифная ставка составляет 14 300 руб. Информацию о ситуации в других регионах уточняйте в территориальных трудовых инспекциях.

3. План обучения в 2021 году

Не забудьте включить в план работы кадровика на 2021 г. проверку сроков удостоверений о прохождении обязательного обучения и аттестации ответственных лиц и руководителей. Речь идет об охране труда, пожарной безопасности, работе с отходами, электробезопасности (в зависимости от специфики деятельности компании).

Рекомендуется составить план обучения на следующий год, предусмотрев в нем график прохождения как обязательного, так и периодического обучения, посещения семинаров. В плане следует определить круг лиц, подлежащих обучению, уточнить стоимость мероприятий и место их проведения (зачастую группы на обучение формируются заранее по предварительным заявкам). При наличии специалистов по охране труда надо запросить у них такие данные.

ВАЖНО!
Обратите внимание на ограничения, которые вводятся из-за коронавируса. Возможно, новый год для кадровика начнется с поисков качественных дистанционных курсов.

4. Плановые проверки в 2021 году и самоконтроль

Уточните планы проверок государственных органов в новом, 2021, году, чтобы знать, не попала ли ваша компания в списки плановых проверок (они проводятся прокуратурой, трудовой инспекцией, ФСС, ФНС). Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте до 31 декабря текущего календарного года. Ежегодные планы проверок публикуются и на официальных сайтах контролирующих органов. Напомним, в отношении некоторых компаний действуют так называемые надзорные каникулы, но с небольшими нюансами.

Отметим, что контроль соблюдения трудового законодательства фактически переведен на риск-ориентированный подход. Роструд утвердил проверочные листы, по которым самостоятельно можно проконтролировать выполнение всех требований закона (приказ ведомства №655 от 10.11.2017 «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). В обязательном порядке ко всем работодателям их начали применять с 01.07.2018.

Параллельно рекомендуется подвести итоги работы с государственными и муниципальными органами:

Не забудьте проверить документы воинского учета (для военкомата, местной администрации).

5. Работа в выходные дни (новогодние праздники)

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних выходных, вспомните, что нужно подготовить кадровику в конце года в таком случае, — согласия и приказы о привлечении к работе в праздничные дни (график дежурств). Уведомите о предстоящем выходе охрану или администрацию здания.

Изменения из-за второй волны коронавируса

Из-за повторной вспышки заболевания вводят новые ограничения и меняют стандартные правила. Уже обсуждают продление новогодних каникул, из-за чего могут перенести сроки сдачи январской отчетности. Бесплатно отслеживайте изменения с помощью специального обзора в КонсультантПлюс. На одной странице собраны все правила, ограничения, меры поддержки на период пандемии.

6. Бюджет отдела персонала на следующий год

При наличии инструментов финансового планирования в компании самое время подвести итоги уходящего года и с учетом них составить бюджет отдела персонала на 2021 г. В бюджете отдела персонала предусмотрите:

  • средства фонда оплаты труда (оклады, премии, индексация, фонд материальной помощи);
  • обеспечение сотрудников социальным пакетом (добровольное медицинское страхование, компенсации проезда, мобильной связи, питания);
  • ресурсы для подбора персонала (доступ на сайты для поиска сотрудников, услуги рекрутинговых агентств);
  • затраты на обучение персонала (обязательное, аттестации, повышение квалификации, семинары, тимбилдинг);
  • корпоративные мероприятия (подарки, поздравления, банкеты);
  • услуги различных компаний (архивариусы, почтовые, курьерские услуги, расходы на канцелярию, доступ к правовым базам).

7. Мониторинг изменений трудового законодательства

Мы советуем внимательно изучить обзоры трудового законодательства и убедиться в том, что кадровое делопроизводство компании ведется в полном соответствии с законодательными нововведениями. Рекомендуем обратить особое внимание на некоторые важные изменения.

Пенсионная реформа

С 01.01.2019 действует пенсионная реформа, а с 01.01.2021 начинается очередной ее этап. Гражданам, которые собираются оформлять пенсию в следующем году, необходимо разъяснить особенности выхода на заслуженный отдых.

Особенности работы с мигрантами

Обратите внимание на работников-мигрантов. Если в организации трудятся таковые, проверьте, чтобы их доля не превышала допустимую, обратите внимание на регистрацию. И помните о правилах взаимодействия с иностранными гражданами в период, когда срок действия документов, разрешающих пребывание на территории РФ, подходит к концу. Кроме того, по приказу МВД №536 от 30.07.2020 с 01.01.2021 действуют новые формы уведомлений об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности в РФ.

Электронные трудовые книжки

С нового года вступят в силу нормы, предусматривающие переход на трудовые книжки в электронный формат. Поскольку новые правила затрагивают и интересы работников, рекомендуем проводить разъяснительную работу в коллективе, объяснять, что изменится, какие у работников есть возможности, какие новые обязанности появились у работодателей. Пересмотрите все документы, которые должны сделать кадровики к новому году и в которые необходимо внести изменения с учетом нововведений.

Диспансеризация для лиц старше 40 лет

Сотрудников старше 40 лет придется ежегодно освобождать от работы для прохождения диспансеризации. Такая обязанность появилась уже сейчас, но воспользоваться правом работники, скорее всего, смогут только в следующем году, поскольку во многих регионах введены ограничения на проведение медосмотров и диспансеризации (см. федеральный закон №261-ФЗ от 31.07.2020).

Оплата труда работникам государственных и муниципальных учреждений

В 2021 г. правительство займется пересмотром требований к системам оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений. Не исключено, что уже в следующем году таким организациям придется перейти на новые правила работы (см. федеральный закон №362-ФЗ от 09.11.2020).

8. Архив

В конце года целесообразно начать работу с архивом кадровых документов компании — организовать процесс хранения отработанных документов за предыдущий год, а с учетом истечения сроков хранения устаревших документов — план их уничтожения, подготовить реестры приказов на 2021 год. Организовать архив разрешается как своими силами, так и путем привлечения сторонней организации, которая профессионально занимается архивным делом.

9. Новогодний корпоратив

Подготовить корпоратив — задача, которая тоже часто ложится на плечи сотрудников отдела персонала. Определиться с бюджетом и форматом мероприятия рекомендуем заранее. Конечно, с учетом ограничений, введенных в большинстве регионов из-за коронавируса, задача усложняется. Но вариантов по-прежнему множество, даже несмотря на рекомендации Роспотребнадзора не проводить корпоративы и введение запрета на массовые мероприятия с количеством участников более 50 человек в помещении.

Один из вариантов — разделить сотрудников, к примеру, по залам, таким образом, чтобы мероприятие в кафе или ресторане все-таки состоялось. Другое предложение — для закаленных телом и духом — встретиться на открытом воздухе.

Если живое общение никак не удается, есть альтернатива — онлайн-вечеринка. Люди собираются в рамках видеоконференций, самостоятельно организуя себе банкет — кто из легкого вина, а кто с напитками покрепче. Участники обсуждают какие-то общие вопросы, танцуют под общую музыку, строят планы.

В компаниях, где онлайн не приветствуется, а офлайн собраться не удается, уделите внимание подаркам и сюрпризам. На денежные средства, отложенные на праздник, закупите новую рабочую технику или аксессуары, закажите именные сувениры чуть подороже, оформите абонементы в заведения по интересам сотрудников. Либо выплатите всем премии, выдайте материальную помощь.

Это только несколько вариантов, что сделать сотрудникам по итогам года, чтобы поднять их дух и настроение. Для создания праздничного настроения проявите не только организаторские, но и творческие способности!

Мы не сомневаемся, что наших читателей-кадровиков отличает смекалка, чувство юмора и умение найти выход из любой ситуации. И они непременно организуют незабываемый праздник, даже несмотря на пандемию коронавируса и введенные ограничения!

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Что такое непрерывно действующие предприятия

Предприятия, входящие в перечень непрерывных производств — это организации, приостановка работы которых даже на короткий период невозможна по техническим причинам либо по соображениям безопасности. К ним относятся, в частности, литейные производства, атомные электростанции и другие, работающие безостановочно.

Законодательство

11 Августа 2020 в 07:37

Могут ли приставы арестовать Киви-кошелек

Могут ли судебные приставы арестовать электронный кошелек Киви — да, на эти средства, как и на любые другие банковские счета и карты, ФССП вправе обратить взыскание при условии, что они персонифицированы.

Кадровики советуют

24 Июля 2020 в 15:30

Как отказать работодателю после собеседования

От того как отказать работодателю после собеседования, зависит не только общее впечатление о вас как о человеке и специалисте, которое останется надолго в памяти сотрудников фирмы. Результатом станут еще и возможности, которыми не стоит пренебрегать в случае нового поиска работы.

Кадровики советуют

08 Июля 2020 в 14:44

Пропуск людям старше 65 лет

Пропуска для лиц старше 65 лет — это специальные разрешения на перемещение по городу в личных целях. Если вы живете в Москве или области, они обязательны. Если в вашем регионе пропускной режим не введен, пенсионеры могут выходить из дома без лишних опасений.

!Карантин!

26 Мая 2020 в 08:41

Коронавирус: опасно ли работать на почте

Как передается коронавирус через посылки? Учитывая малую жизнедеятельность вируса в окружающей среде, заразиться вирусом через отправление трудно. Риск заражения для сотрудников Почты России и получателей корреспонденции удастся полностью исключить, если соблюсти меры предосторожности.

Кадровики советуют

10 Февраля 2020 в 18:32

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА