Дата подписания электронного документа ЭЦП
Мой личный опыт применения электронных документов приводит к выводу, что сложности, связанные с их оформлением и движением в системе электронного документооборота, до сих пор актуальны не только для организаций и индивидуальных предпринимателей, но и для физических лиц. Попробую на конкретных примерах разобрать некоторые практические вопросы, связанные с оформлением документа в системе ЭДО, например: как правильно указать дату подписания электронного документа ЭЦП.
НПА о дате подписания в ЭДО
Повсеместный переход на ЭДО, как в бюджетной, так и в коммерческой сфере, основан на применении положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иных НПА (нормативно-правовых актов). Однако использование электронных документов породило вопросы, о которых в век бумажных технологий мало кто задумывался. Так, при оформлении бумажного документа моментом его подписания автоматически становилась дата составления, зафиксированная соответствующим реквизитом. По этой причине вопросов, связанных с утверждением, не возникало.
Применение электронной цифровой подписи и особенности функционирования ЭДО у того или иного оператора усложняют признание электронного документа, в том числе в ситуации, когда момент его подписания не совпадает с моментом составления или получения контрагентом.
Еще одной особенностью применения ЭДО является различие в его регулировании для целей государственной или бизнес-деятельности. В коммерческой сфере через ЭДО оформляются в основном различные договорные и иные правоотношения, для которых приоритетное значение имеют положения ГК РФ. А вот применение ЭДО госорганами и публично значимыми организациями уже регулируется правилами обмена документами в электронном виде, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264. В частности, организация ЭДО при предоставлении налоговых деклараций по ТКС осуществляется на основании Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС РФ от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@. А документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Фед. законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ и принятому на его основе ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н (для коммерческих организаций). Применение электронных документов при ведении бюджетного учета утв. Приказом Минфина РФ от 15.04.2021 № 61н.
Может пригодиться:
Значение даты подписания в ЭДО
В зависимости от оформляемых правоотношений, значимость момента подписания в ЭДО неодинакова. Например, обычаи делового оборота, действующие в нашей стране, предусматривают, что расчеты по договору оказания услуг (выполнения работ) обычно осуществляются путем перечисления суммы, указанной в соответствующем акте приема-сдачи, в срок, установленный с момента его утверждения.
При таком порядке особое значение приобретает дата подписания акта, т. к. с момента его утверждения сторонами в учете каждого из контрагентов возникает денежное обязательство (задолженность) и начинается истечение срока оплаты. А несвоевременная оплата приводит к штрафным санкциям!
Формирование даты подписания электронного документа
Рассмотрим порядок формирования даты утверждения электронного документа, исходя из приведенного выше примера с актом приема-сдачи работ (услуг). Практика моего опыта работы показывает, что утверждение электронного акта обычно производится по следующей схеме:
- По завершении работ (услуг) исполнитель с помощью системы ЭДО формирует и подписывает акт своей ЭЦП, причем момент его составления и момент подписания совпадают.
- Затем электронный акт принимается оператором ЭДО для направления заказчику, а исполнитель извещается о его отправке (например, формой по КНД № 1115111).
- Оператор ЭДО заказчика принимает акт, направляет его в личный кабинет заказчика и извещает его о получении акта (например, по форме КНД № 1115110).
- Затем акт утверждается ЭЦП заказчика, причем дата его подписания может не совпадать с датой составления.
- После подписания акт отправляется исполнителю, и оператор ЭДО извещает заказчика о дате отправки (форма по КНД № 1115111).
Несовпадение дат возникает по разным причинам: от сбоя на стороне оператора системы до невыхода на работу единственного руководителя заказчика. Чтобы наглядно проиллюстрировать результат процесса подписания акта ЭЦП каждой из сторон, рассмотрим фрагмент утвержденного документа.
Как следует из приведенного примера, момент подписания документа ЭЦП заказчика (16 апреля) отличается от даты его утверждения исполнителем (15 апреля). Это означает, что, по условиям стандартного договора, срок возникновения задолженности и ее оплаты начнет исчисляться с 16 апреля.
Чем отличается «дата приема» от «даты подписания»
Как было показано в рассмотренной выше схеме, при приеме акта (в нашем случае — от исполнителя) оператор ЭДО направляет его в личный кабинет заказчика и извещает исполнителя о получении. Для этого обычно применяется форма по КНД 1115110 «Извещение о получении электронного документа», утв. Приказом ФНС РФ от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@, которая выглядит примерно так:
Дата, указанная в извещении, означает лишь момент приема оператором ЭДО, но не является датой подписания акта заказчиком. Акт станет легитимным лишь после подписания его ЭЦП всех сторон договора.
