0

Делопроизводителей заставят работать по инструкции

Делопроизводство
Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив. Обязательный для всех государственных компаний, независимо от целей и видов деятельности, документ может вступить в силу в ближайшее время.

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях. После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

В инструкции чиновники:

  • описали документы, которые должны быть в организации;
  • привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи;
  • уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них;
  • объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках;
  • разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений.

Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив. От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных.

Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям. Приказ Росархива в Правительстве практически согласовали, поэтому до его принятия остается не более 2-3 месяцев.

Ознакомиться с текстом примерной инструкции

Комментарии
Мотрой Алена
Автор: Журналист Мотрой Алена

Журналист, автор статей на социально-политические и экономические темы

778 Публикаций
3039 Дней на портале
1268 Комментариев
Климашевская Алена
Автор месяца Климашевская Алена
Похожие статьи

Квалифицированные сертификаты ключа проверки ЭП, ранее выданные на сотрудников организации или ИП, будут действовать до 31 августа включительно.

Читать дальше

В своевременной хозяйственной деятельности юридическому лицу не обойтись без электронной подписи. Она применяется при сдаче налоговой отчетности, подписании договоров, накладных, счетов-фактур и других документов. Разберем, как юридическому лицу оформить выпуск и получить сертификат электронной подписи.

Читать дальше

Если в нотариальном документе зачеркнуто слово или есть приписки — это повод усомниться в его подлинности. А если он оформлен идеально, стоит доверять его содержанию? Лучше один раз проверить. Рассказываю, как это происходит с применением современных технических средств.

Читать дальше
Вам может быть интересно

Вопросы кадровому совету

Обсудить в соцсетях

+36804
Настасья Фенёва
Настасья Фенёва
Настасья Фенёва
17:50
На сайте Роскомнадзора все есть и пример заполнения ьоже
Юлия Мосунова
Юлия Мосунова
Юлия Мосунова
17:56
этот?
Дарья Конищева
Дарья Конищева
Дарья Конищева
20:51
а, мне надо дождаться получается. я пробовала найти по инн нашу организацию на их сайте и не нашла, хотя на уведомлении отметка стоит, что они приняли. но номера регистрационного нет.
Настасья Фенёва
Настасья Фенёва
Настасья Фенёва
20:57
А вы какому формату направляли? На сайте 3 на выбор, я по 3му, вчера отправила изменения, сегодня на электронку пришло уведомление, что зарегистрировано. А так вижу только последние изменения от 2019г
Rafa Lima
Rafa Lima
Rafa Lima
21:09
Времени мало? Уделяешь 1-2 часа в день и можешь получить до 6000₽. Занимайся чем-то интересным, без опыта. Пиши в ЛС, расскажу все подробности! https://v3gameplay.com/flTUzd
Присоединиться к беседе