Делопроизводителей заставят работать по инструкции
Что предусматривает новая инструкция
В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях. После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.
В инструкции чиновники:
- описали документы, которые должны быть в организации;
- привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи;
- уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них;
- объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках;
- разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.
Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.
Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.
Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений.
Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.
Зачем нужен документ и когда он вступит в силу
Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив. От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных.
Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям. Приказ Росархива в Правительстве практически согласовали, поэтому до его принятия остается не более 2-3 месяцев.
