7 0

Делопроизводителей заставят работать по инструкции

Делопроизводство
Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив. Обязательный для всех государственных компаний, независимо от целей и видов деятельности, документ может вступить в силу в ближайшее время.
Содержание

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях. После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

В инструкции чиновники:

  • описали документы, которые должны быть в организации;
  • привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи;
  • уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них;
  • объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках;
  • разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений.

Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив. От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных.

Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям. Приказ Росархива в Правительстве практически согласовали, поэтому до его принятия остается не более 2-3 месяцев.

Ознакомиться с текстом примерной инструкции

7
Комментарии
Мотрой Алена
Мотрой Алена
642 Публикаций
2442 Дней на портале
5 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Осенью в работе кадровика будет много перемен. Меняются правила по персональным данным, охране труда, трудоустройству инвалидов, и это далеко не полный перечень. Мы собрали в одном материале все изменения с 1 сентября 2022 года и рассказали, как к ним подготовиться и что исправить в работе.

Читать дальше

Чиновники не устают придумывать новые требования, вводить новые правила, обновлять законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, потому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в общий обзор. Из него вы узнаете:

  • что не признают сверхурочной работой;
  • какие госуслуги станут доступны иностранцам через одноименный портал;
  • как изменится форма расчета 4-ФСС.
Читать дальше

Чиновники не устают придумывать новые требования, вводить новые правила, обновлять законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, потому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в общий обзор. Из него вы узнаете:

  • каким образом и кого уведомлять о переводе работников на удаленку;
  • как власть намерена бороться с коррупционерами;
  • надо ли указывать сведения о военной службе в электронной трудовой.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+39143
Yuliya Ivanova
Yuliya Ivanova
Yuliya Ivanova
14:17
И подскажите, пожалуйста, карточкам военнообязанных по ф. 10 нужно присваивать регистрационный номер?
Наталья Ульянова
Наталья Ульянова
Наталья Ульянова
14:22
Возможно. Но, как Вы написали, практика неоднозначна, поэтому я предпочту принять от работника оригинал заявления об увольнении в бумажной форме.
Ира Жданова
Ира Жданова
Ира Жданова
14:26
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, коллеги, у кого в организации коллективный договор, вы составляете бумаги для профсоюзного органа, на основании которой потом делаются пометки «мнение выборного профсоюзного органа учтено»? Для графика отпусков, сменности и пр.
Ольга Журавлева
Ольга Журавлева
Ольга Журавлева
15:34
Добрый день.Скажите, пожалуйста, при привлечении работников по аутсорсингу каким образом проходит процедура предварительного мед. осмотра? Кто даёт направление? Аутсорсинговая компания?
Марина Кондратьева
Марина Кондратьева
Марина Кондратьева
16:41
Мне предлагала подобная компания такие услуги, но в том случае компания предоставляет полностью готовые к работе кадры
Присоединиться к беседе