Как выдавать деньги под отчет по новым правилам

Новые правила подотчета с 30.11.2020

Банк России указанием №5587-У от 05.10.2020 упростил правила выдачи денег под отчет и установил новые обязанности кассиров при приеме и выдаче наличных. Основные изменения в кассовых операциях и подотчете с 30 ноября 2020 года:

1. В заявлении на выдачу денег под отчет необязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы.
2. Одним приказом разрешено оформлять несколько операций выдачи наличных денег под отчет одному или нескольким работникам. В этом случае указывают фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому подотчетному лицу.
3. Авансовый отчет больше не нужно сдавать в трехдневный срок. Организация или ИП сможет самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетное лицо должно отчитаться. Это правило надлежит закрепить во внутренних локальных актах — в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Ввели новые правила кассовых операций:

1. Кассир при приеме в кассу наличных проводит контроль состояния банкнот и монет в соответствии с указанием Центробанка №1778-У от 26.12.2006. Банкноты и монеты, которые могут использоваться для платежей, кассир обязан принимать. К таким относят банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или таких повреждений, которые отмечены в указании Центробанка №1778-У от 26.12.2006.
2. Кассирам запрещено выдавать из кассы банкноты, имеющие одно и более повреждений, указанных в абзацах 6–15 пункта 2.9 положения Банка России №630-П. Эти банкноты сдают в банк.
3. Для идентификации получателя наличных кассир удостоверяется, что перед ним лицо, указанное в расходном кассовом ордере. Если он знает человека, он не требует у него документ, удостоверяющий личность. В остальных случаях кассир сам принимает решение, какое подтверждение требовать.

Кто вправе получать подотчетные деньги

Подотчет — это средства, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены правила выдачи денег в подотчет в 2021 году — с 30.11.2020, со вступлением в силу указания Банка России №5587-У.

Работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых операций хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как оформить выдачу подотчета по новым правилам

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но после принятия указания ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017 заявление подавать необязательно. Для выдачи подотчетных денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная, но с указанием обязательных реквизитов:

• Ф. И. О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма наличных;
• срок, на который выдаются наличные;
• назначение (необязательно);
• подпись директора и дата.

В приказе допустимо указать сразу несколько работников и подотчетных назначений, все на усмотрение руководства организации. Если в положении о подотчете предусмотрено заявление, его пишут, новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году это не запрещает. Организации самостоятельно формируют документооборот.

Заявление от работника

Выдать под отчет 1000 рублей на срок до 10 дней Наумов Директору ОАО «Регион-сервис» Наумову Ф.И. от документоведа Плетневой И.Г Заявление Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 1000 рублей на покупку канцелярских товаров. 20.01.2021 Плетнева Плетнева И.Г.

Приказ о подотчетных лицах

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») г. Санкт-Петербург 20.01.2021 ПРИКАЗ №3 о подотчетных лицах В целях обеспечения кассовой дисциплины ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному бухгалтеру Максимовой Л.И. выдавать под отчет раз в неделю суммы, не превышающие 3000 (три тысячи) рублей, следующим сотрудникам: бухгалтеру Фроловой Т.Н. для осуществления наличных расчетов по всем необходимым обстоятельствам; завхозу Романовой Е.Д. для покупки канцелярских товаров для нужд организации. 2. Срок выдачи под отчет — 3 рабочих дня. 3. Во всех остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет утверждать отдельным приказом. Директор: Соколов Соколов К.Е. С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер: Максимова Максимова Л.И. Бухгалтер: Фролова Фролова Т.Н. Завхоз: Романова Романова Е.Д.

Какую сумму выдавать под отчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 руб. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ №3073-У от 07.10.2013. Выдача денежных средств в подотчет с 30 ноября этот лимит не изменила.

Считается, что это ограничение превышать нельзя, но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (п. 6 указаний ЦБ РФ №3073-У), а на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Авансовый отчет за полученную сумму

Как сказано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Трехдневный срок для предоставления авансового отчета больше не действует. Срок устанавливает организация.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты об израсходованных суммах сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию. Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя. Бухгалтеры должны оформлять новые документы на подотчет в соответствии с приказом.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС №04-1-02/704 от 24.01.2005. Для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008, сотрудник обязан отчитаться о них в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Что учесть в 2021 году

Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами с учетом последних изменений с 30.11.2020.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (указание №3073-У, письмо Минфина №03-11-11/42288 от 25.07.2014). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний №3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ №29-1-1-ОЭ/2064 от 06.09.2017, приказ подписывает директор, в приказе ставят дату и регистрационный номер.
3. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета устанавливает руководство в положении о подотчете. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером, возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет разрешено выдавать и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина №03-11-11/42288 от 25.08.2014). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность, допустима по распоряжению руководства.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ №29-1-1-6/7859 от 02.10.2014).
8. Выдача наличных средств оформляется проводкой Дт 71 Кт 50, а при переводе денежных средств на карту — проводкой Дт 71 Кт 51.

Главные правила

Подведем итог сказанного:

1. Под отчет выдается любая сумма.
2. Работнику, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать необязательно.
3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь это разрешено.
4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
5. С 30.11.2020 трехдневный срок для авансового отчета упразднен.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 до 5000 руб.