100 0

Договор аренды транспорта с экипажем: как составить и что предусмотреть

Договоры Бухгалтерия в кадрах

Для производства работ спецтехникой или при необходимости обеспечения корпоративных перевозок организации арендуют транспорт с услугой по управлению им. Рассказываем, как оформить договор аренды с экипажем и какие особенности учесть.

Содержание

Суть договора аренды ТС с экипажем

Предоставление транспорта с экипажем освобождает клиента от необходимости поиска водителя для арендованного транспорта. Оформляемая аренда машины с экипажем предполагает передачу ТС в пользование и предоставление водителя.

Другое название сделки — фрахтование на время.

Водитель находится в правоотношениях с арендодателем: он не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка арендатора, на него не распространяются требования техники безопасности предприятия и пр. (ст. 635 ГК РФ). Если арендатор решит обойти правила оформления трудовых отношений и вместо трудового договора оформит аренду с водителем — есть риск обнаружения подмены со стороны контролирующих органов. В этом случае работодателя накажут.

Существенные условия договора

В ГК РФ аренда авто с экипажем регламентирована ст. 632.

Основное условие — предмет сделки. Если его не указать — документ теряет смысл, поскольку из содержания невозможно установить основу взаимоотношений сторон.

Предметом выступает аренда автомобиля с экипажем: предоставление в пользование транспортного средства и услуги по управлению им.

В предмете рекомендуем указать основание распоряжения транспортным средством:

  • право собственности;
  • доверенность от собственника;
  • субаренда и пр.

После согласования предмета в документ вносят права и обязанности сторон, порядок оплаты, цель использования транспорта, срок действия соглашения и пр.

Что ещё включить в договор

Если, помимо оказания услуг по пользованию автомобилем и управлению им, арендодатель берет на себя иные функции, то их необходимо отразить в соглашении:

  • оформление транспортных накладных;
  • привлечение к работе дополнительного оборудования;
  • оформление пропусков и пр.

По умолчанию техническую эксплуатацию осуществляет арендодатель (п. 1 ст. 632 ГК РФ). Ремонт осуществляет арендодатель (ст. 634 ГК РФ).

Одно из важных условий — цель использования транспортного средства, оформление договора аренды ТС осуществляют для:

  • проезда персонала;
  • организации деловых поездок партнерам;
  • выполнения работ спецтехникой и пр.

Указание цели использования ТС необходимо обеим сторонам правоотношения:

  • арендодателю — для эксплуатации автомобиля по его техническому назначению;
  • арендатору — для исключения невозможности эксплуатации в случае неисправностей.

Например, если ТС предоставлено для служебных поездок по городу, а фактически его эксплуатируют для езды по бездорожью — собственник авто вправе потребовать прекращения нецелевого использования и возмещения убытков. В обратной ситуации: если ТС необходимо для выполнения работ по погрузке товара, а механизм погрузки неисправен — возмещения потребует арендатор.

По тексту документа согласуйте срок использования транспортного средства:

  • с начальной до финальной даты по заявкам арендатора;
  • ежедневно или в определенные дни в согласованное время;
  • в определенное время в рабочие дни.

Например:

«Экипаж обязан находиться в распоряжении арендатора и оказывать услуги по управлению краном с 9.00 до 18.00 часов с понедельника по пятницу».

Согласуйте сумму аренды и порядок оплаты.

Сумму указывают:

  • общую за весь срок использования;
  • ставку за час;
  • ставку за рабочий день;
  • ежемесячно.

Порядок оплаты стороны согласуют самостоятельно, устанавливая:

  • срок оплаты (до определенной даты, в течение определенного времени после исполнения заявки и пр.);
  • порядок внесения сумм: в кассу, на расчетный счет и пр.

Оплату за предоставление транспорта и услуги водителя считают единой суммой. Расчеты с водителем производит арендодатель, поскольку это его сотрудник.

Сторонам рекомендуется согласовать порядок оплаты бензина. По умолчанию это обязанность арендатора (ст. 636 ГК РФ). По согласованию сторон заправку авто допустимо поручить арендодателю. Страховой полис оформляет собственник транспортного средства, эту обязанность допустимо возложить на арендатора (ст. 637 ГК РФ).

Как правильно составить договор

Вот как составить договор аренды ТС:

  1. Составьте письменный документ (ст. 633 ГК РФ). Укажите ФИО или наименование сторон сделки.
  2. Обозначьте предмет соглашения.
  3. Согласуйте условия сделки.
  4. Определите стоимость и порядок оплаты.
  5. Укажите срок действия соглашения.
  6. Подпишите итоговый документ.

Регистрировать документ в ГИБДД не требуется.

Образец:

По мере исполнения обязательств сторонами составляют акт выполненных работ, в котором фиксируют объем услуг. Его составляют ежедневно, еженедельно или раз в месяц — по договоренности сторон.

Шаблон акта:

Акт приема-передачи оказанных услуг по Договору № ______ от ______________

ООО «___________________» в лице _____________________, действующего на основании __________________, именуемый Арендодатель, с одной стороны, и ООО «___________________» в лице _____________________, действующего на основании __________________, с другой стороны, именуемый Арендатор, составили настоящий акт о следующем:

Арендатор оказал услуги, а Арендатор принял услуги в следующем объеме:

Дата Количество часов

Стороны не имеют претензий по качеству и количеству оказанных услуг.

Подписи сторон:

Арендатор: ____________

Арендодатель: ______________________

В зависимости от юридического статуса сторон при составлении соглашения учитывайте следующие особенности.

Особенности для ИП

Оформляя договор аренды транспорта с экипажем с ИП, оплату НДФЛ и страховых взносов за водителей осуществляет тот предприниматель, работниками которого являются водители. Разделять оплату за использование транспорта и услуги водителей не требуется. Предпринимателю — арендатору не нужно перечислять оплату водителям, все расчеты производят между сторонами сделки.

Особенности для юрлиц

Порядок заключения договора и проведения оплаты аналогичен, как и для ИП. Рекомендуем включить в текст сделки перечень закрывающих документов, которыми обмениваются стороны для проведения сделки по бухучету.

Особенности для организации и физлица

Поскольку пп. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ закрепляет, что члены экипажа являются работниками арендодателя, вид договора аренды ТС с экипажем с физическим лицом следует изменить и заключить с помощью двух соглашений на:

  • аренду;
  • услуги водителя.

На сумму оплаты услуг по управлению автомобилем нужно начислять НДФЛ, страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (п. 1 ст. 420 НК РФ). На сумму платы за аренду автомобиля страховые взносы начислять не нужно (п. 4 ст. 420 НК РФ). Обязательные платежи исчисляет и уплачивает налоговый агент — юрлицо.

100
Комментарии
  • 2022-11-18 08:07:44
    Если вы все же решитесь заключить договор с физлицом, то рекомендую разделять не только сумму договора (как в образце), но и проводить платежи отдельно разными суммами — за аренду, и за экипаж.
Челозерцева Александра
Автор: Юрист по корпоративным вопросам. Челозерцева Александра

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

178 Публикаций
790 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Под соглашением в сфере труда понимается правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения и заключается между представителями работников и работодателей. Таких актов множество, разновидностями являются генеральное, отраслевое тарифное соглашение, территориальное, региональное и другие. Поговорим об отраслевом соглашении — с какой целью и между кем оно заключается, какие вопросы помогает решать.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за несколько прошедших недель мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

  • в каких случаях по одинаковым должностям можно поставить разные оклады;
  • как расследовать и учитывать профзаболевания;
  • как обосновать срочность трудового договора при временном переводе и пр. 
Читать дальше

Власти постоянно придумывают что-то новенькое, обновляют законодательство. Проследить за всем сложно, поэтому мы собрали в единый обзор наиболее важные разъяснения, судебные решения, актуальные и планируемые изменения. Вы узнаете:

  • почему отсутствие отопления — уважительная причина для неявки на работу;
  • когда начнется прием заявлений о скидке к тарифам взносов на травматизм;
  • как обосновать срок трудового договора при временном переводе к другому работодателю.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:30
Да, письмо с уведомлением, чтобы потом доказать, что писали
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
14:01
2 года
Присоединиться к беседе