100 0

Документооборот. Требования к оформлению документации

Образцы документов Делопроизводство

Утвержденный ГОСТ по делопроизводству и документообороту закрепляет правила оформления и движения документации. Рассказываем, обязателен ли он к применению в организациях, и какой ГОСТ актуален в 2022 году. 

Содержание

Документооборот: основные понятия

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для исходящих:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.

Для внутренних:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для всех:

  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. На локальном уровне правила делопроизводства и документооборота в организации закрепляют в положениях и инструкциях. На федеральном уровне правила закрепляют в государственных стандартах.

ГОСТы по делопроизводству 2022 г.

Требования и современные стандарты, применяемые в сфере делопроизводства, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ — единая государственная система делопроизводства, которая предполагает стандарт работы с бумагами в РФ.

ВАЖНО!
Стандарт не обязателен для применения всеми организациями. Он служит ориентиром для документооборота.

Знакомство со стандартами, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  • документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
  • оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
  • реквизит документа — элемент оформления документа.

Вот образец оформления приказа по ГОСТу в 2022 году:

Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.

Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН или КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

100
Комментарии
  • 2018-08-09 07:07:05
    Нет ясности- где аттестуемый ставит свою подпись по ознакомлении с итогом аттестации.
  • 2018-08-09 10:39:41
    Ставит он ее в аттестационном листе, образец которого как раз над Вашим комментарием
  • 2018-08-22 14:51:01
    понравилась!
  • 2018-10-24 08:16:05
    Где Приложения на которые ссылается инструкция?
  • 2019-01-27 14:08:35
    спасибо
  • 2019-04-28 19:41:12
    Где могут быть определния терминов отписка и ответ по существу
  • 2019-04-29 07:22:53
    О чем речь?
  • 2019-04-29 07:23:12
    Нигде, это определяется по сути
  • 2019-05-15 07:18:54
    аттестационный лист копирует информацию из протокола? что первичнее: протокол и аттестационный лист?
  • 2019-05-15 09:24:00
    первично протокол, инфа из него идет в аттестационный лист
  • 2019-05-16 02:44:48
    спасибо!
  • 2019-05-16 02:45:08
    Спасибо!
  • 2019-05-16 11:24:59
    Очень понравилась! Главное в нужное время!!!
  • 2019-06-17 05:32:24
    Статья надуманная, никакого ГОСТ-2019 нет, нормативка более старых лет использована
  • 2019-06-23 14:32:54
    Вы милый! Определяется по сути! Давайте судьи будут определять по сути, а не по совокупности доказательств
  • 2019-06-24 08:32:22
    За милоту мерси, по судьям не возражаю
  • 2019-07-31 06:12:20
    Завершать приказ фразой «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» уже не принято. Считается, что если руководитель организации не делегировал эту управленческую функцию кому-либо, то она автоматически остается за ним. Такое правило не регламентируется нормативными документами.
  • 2019-08-01 08:50:32
    Вячеслав, а кем это считается? Лично Вами или об этом можно прочитать где то?
  • 2020-09-09 17:42:45
    Здесь был оценочный комментарий, содержащий утверждение, но автор не захотел его обосновать, поэтому комментарий был удален
  • 2020-09-09 17:44:33
    Почему? Объясните
  • 2021-02-12 08:24:45
    Спасибо за полезную статью с образцами !
  • 2022-06-29 10:20:36
    Применяете ли вы в организации ГОСТ?
    Я использую отдельные положения. У нас в организации лояльно относятся к оформлению документов. Из-за полей не по ГОСТу никто не возмущается.)
Чурсина Татьяна
Чурсина Татьяна
14 Публикаций
2203 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Справка об отсутствии двойного гражданства необходима для занятия некоторых должностей. Строгой формы у нее нет, но где ее взять, следует разобраться.

Читать дальше

Не всегда стороны могут принять участие в судебном процессе. Для этого предусматривается возможность подать заявление о рассмотрении дела в отсутствие истца, ответчика или иной стороны. К составлению и порядку подачи документа предъявляются требования, несоблюдение которых негативно скажется на дальнейшем производстве.

Читать дальше
Мотрой Алена
Мотрой Алена
16 июня 2022
100 0
Образец положения о КЭДО

Чтобы на предприятии внедрить цифровой документооборот в кадрах, понадобится специальный документ с подробностями перехода на обмен электронными документами и дальнейшим порядком такого взаимодействия. Рассказываем, как составить положение о КЭДО.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37931
Елена Одинцова
Елена Одинцова
Елена Одинцова
03.02.2023 в 22:20
Местность, район, город
Cleopatra Jones
Cleopatra Jones
Cleopatra Jones
04.02.2023 в 11:23
@все y кoго есть Пyшкuнсkая картa? Помoгу снять любой баланc сейчас С Нового года у всех баланс = 5.000! Писать в tel3gram - https://vk.cc/clie9V либо в поиске @gnpush
Ulric Jackson
Ulric Jackson
Ulric Jackson
04.02.2023 в 19:42
https://vk.com/wall-218156905_3
Zeppelin Bennett
Zeppelin Bennett
Zeppelin Bennett
04.02.2023 в 19:45
Привет!
Flynn Flores
Flynn Flores
Flynn Flores
02:35
https://vk.com/wall-165017724_1602
Присоединиться к беседе