Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Скачать

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Скачать

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

Скачать

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Типовая инструкция по делопроизводству (2020)

Скачать

Инструкция по делопроизводству (2020) в государственных учреждениях

Скачать

Инструкция по делопроизводству (2020) в муниципальных учреждениях

Скачать

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-22 14:51:01
  понравилась!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-10-24 08:16:05
  Где Приложения на которые ссылается инструкция?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-01-27 14:08:35
  спасибо
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-16 11:24:59
  Очень понравилась! Главное в нужное время!!!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-17 05:32:24
  Статья надуманная, никакого ГОСТ-2019 нет, нормативка более старых лет использована
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-23 14:32:54
  Вы милый! Определяется по сути! Давайте судьи будут определять по сути, а не по совокупности доказательств
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-07-31 06:12:20
  Завершать приказ фразой «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» уже не принято. Считается, что если руководитель организации не делегировал эту управленческую функцию кому-либо, то она автоматически остается за ним. Такое правило не регламентируется нормативными документами.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-09-09 17:42:45
  Здесь был оценочный комментарий, содержащий утверждение, но автор не захотел его обосновать, поэтому комментарий был удален
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2021-02-12 08:24:45
  Спасибо за полезную статью с образцами !
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-09 07:07:05
  Нет ясности- где аттестуемый ставит свою подпись по ознакомлении с итогом аттестации.
• Никита Костров
  2019-04-29 07:22:53
  О чем речь?
• Никита Костров
  2019-04-29 07:23:12
  Нигде, это определяется по сути
• Никита Костров
  2019-06-24 08:32:22
  За милоту мерси, по судьям не возражаю
• Никита Костров
  2019-08-01 08:50:32
  Вячеслав, а кем это считается? Лично Вами или об этом можно прочитать где то?
• Никита Костров
  2020-09-09 17:44:33
  Почему? Объясните
• Никита Костров
  2018-08-09 10:39:41
  Ставит он ее в аттестационном листе, образец которого как раз над Вашим комментарием
• Никита Костров
  2019-05-15 09:24:00
  первично протокол, инфа из него идет в аттестационный лист
• Лена Текутьева
  2019-05-15 07:18:54
  аттестационный лист копирует информацию из протокола? что первичнее: протокол и аттестационный лист?
• Лена Текутьева
  2019-05-16 02:44:48
  спасибо!
• Лена Текутьева
  2019-05-16 02:45:08
  Спасибо!
• Vera Chistikova
  2019-04-28 19:41:12
  Где могут быть определния терминов отписка и ответ по существу