Документооборот. Требования к оформлению документации

14 Июня 2017 в 16:41
Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту планировали ввести в действие 1 июля 2017 года. Несмотря на то, что сроки внедрения перенеслись на год, большинство работодателей уже приводит свой документооборот к необходимым стандартам. Каков порядок работы с документацией, и чем новые требования отличаются от действующих, рассмотрим в этой статье.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2017

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

ВАЖНО!
1 июля 2018 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 придет национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт - ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

скачать

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.  

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.  

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также  подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Образец типовой инструкции по делопроизводству

скачать

 

Задайте вопрос экспертам
Как кадровику вести несколько юридических лиц

Часто в нескольких небольших организациях, принадлежащих одному хозяину, бухгалтерия и отдел кадров обслуживают все фирмы. Поскольку в нормативных документах не сказано, как это делать, у кадровиков могут возникнуть сомнения в правильности своих действий.

Делопроизводство Разбираем на примерах

27 Октября 2017 в 17:20

Типовая номенклатура дел

Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Делопроизводство

25 Июля 2017 в 16:16

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства (далее КДП) уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

14 Июля 2017 в 12:06

Чем «грозит» отказ от печати

С апреля 2015 года ООО и АО разрешено обходиться без печатей. Главное, чтобы условие об ее использовании (или отсутствии) было зафиксировано в уставе общества. Так ли все просто на практике?

Делопроизводство Разбираем на примерах

30 Июня 2017 в 16:26

Зачем соблюдать установленные законом процедуры

Многие рабочие процессы заорганизованы законодательными нормами сверх здравого смысла, требуют значительных трудозатрат, зачастую кажущихся не адекватными событию. Всегда ли имеет смысл их соблюдать, или есть возможность сберечь время для более важных задач?

Документооборот Разбираем на примерах Трудовая дисциплина

26 Июня 2017 в 13:56

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА