Список документов при приеме на работу
В большинстве случаев список документов при трудоустройстве на работу стандартный: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС. У мужчин и военнообязанных женщин запрашивают еще военный билет. Но к работникам часто предъявляют и дополнительные требования, поэтому при приеме они обязаны представить и другие бумаги.
Документы для устройства на работу в офис
Обычный офисный сотрудник представляет следующие обязательные документы при приеме на работу (статья 65 ТК РФ):
- паспорт;
- трудовую книжку или ее электронный аналог (сведения о трудовой деятельности);
- СНИЛС (АДИ-РЕГ);
- военный билет, персональную электронную карту, временное удостоверение, удостоверение призывника (приписное свидетельство);
- диплом, если для исполнения обязанностей необходимо подтвердить наличие нужной подготовки.
Если трудовой договор заключается впервые, то трудовую книжку в электронном виде и СНИЛС оформляет работодатель.
Для офисных работников это исчерпывающий перечень документов при приеме на работу по ТК РФ в 2025 году, работодатель не вправе требовать представить что-то сверх указанного (статья 65 ТК РФ).
Документы для трудоустройства на дистанционную или надомную работу
Глава о дистанционной работе в Трудовом кодексе появилась более 10 лет, и в свое время я воспользовалась предусмотренными в ней нормами в полном объеме. Она, в частности, предусматривает, что дистанционные сотрудники предоставляют те же самые документы при трудоустройстве на работу, что и обычные офисные. Если работодатель потребует, то дистанционный работник обязан выслать ему заверенные нотариусом копии документов, которые он предъявил при трудоустройстве, заказным письмом с уведомлением о вручении (статья 312.2 ТК РФ).
Работодателям разрешено не оформлять трудовую книжку дистанционному работнику при трудоустройстве. В этом случае роль документа о трудовой деятельности и стаже сыграет экземпляр трудового договора.
Если соглашение о дистанционной работе оформляется лицом, впервые заключающим трудовой договор, то работник получает СНИЛС (АДИ-РЕГ) самостоятельно. По опыту скажу, что это совершенно несложно и бесплатно. Его надо сделать всего один раз за всю жизнь. В дальнейшем номер индивидуального счета в пенсионной системе не меняется, а заказать новую выписку — проще простого в личном кабинете на Госуслугах.
Если говорить про трудоустройство надомников, то для них список, какие документы нужны для работы, тоже включает паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, военный билет (аналог). Разница между надомником и дистанционным работником состоит в том, что первый лично представляет документы работодателю, а второму разрешено высылать электронные копии.
Документы для приема на работу по совместительству
Сотрудник, которого принимают по совместительству, предъявляет аналогичный пакет документов при приеме на работу для отдела кадров (статья 283 ТК РФ). Дополнительно при трудоустройстве от него вправе потребовать справку об условиях труда по основному месту, если совместительство предполагает труд во вредных или опасных условиях.
Документы для приема на работу иностранных граждан
Кроме бумаг при приеме, указанных в статье 65 ТК РФ и общих для всех, иностранные граждане предъявляют следующие документы для оформления на работу:
- полис медицинского страхования, если трудоустраивается временно пребывающий в стране высококвалифицированный специалист;
- разрешение на труд или патент запрашивают при приеме временно пребывающих иностранцев и лиц без гражданства;
- разрешение на временное проживание или вид на жительство обязательно представляют при трудоустройстве временно или постоянно проживающие в России иностранцы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали главные правила и опасные детали, которые нередко пропускают при приеме на работу бывшего служащего. Используйте эти инструкции бесплатно.
Документы при трудоустройстве на госслужбу
Государственная служба — особый вид трудовой деятельности, который подчиняется не только Трудовому кодексу, но и профильному законодательству. В нем оговорены следующие документы для работы, которые запрашиваются у служащего:
- заявление;
- анкета;
- паспорт;
- трудовая книжка;
- СНИЛС (АДИ-РЕГ);
- ИНН;
- военный билет или иной документ воинского учета (см. Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700);
- диплом;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.
Какие еще справки и документы при приеме могут потребоваться: особые случаи
Как в Трудовом кодексе, так и в отдельных законах часто прописывают дополнительные требования к работникам. Так, от педагогов и главбухов при трудоустройстве работодатели вправе потребовать справку об отсутствии судимости, потому что к исполнению обязанностей по этим должностям не допускают лиц с судимостью. Разберемся, какие еще справки и бумаги придется готовить для приема на должность.
Медицинская книжка
Для отдельных категорий работников список документов для приема на работу 2025 года дополняется (статья 65 ТК РФ) личной медицинской книжкой. Примерный перечень профессий, для которых необходима личная медицинская книжка, приведен в Письме Минздрава № 1100/2196-0-117 от 07.08.2000. Ее требуют от:
- продавцов и работников магазинов;
- воспитателей в детских садах;
- врачей;
- водителей.
Медицинские справки
Персоналу при приеме на работу в организации, деятельность которых связана с повышенным риском, бытовым обслуживанием населения, в том числе в области питания, медицины и образования, потребуются медицинские справки для подтверждения пригодности к такой работе и безопасности для окружающих.
Все работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, связанных с движением транспорта, при трудоустройстве обязаны пройти предварительный медицинский осмотр для определения их пригодности (статья 213 ТК РФ). Перечень вредных и опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные медицинские осмотры, утвержден совместным Приказом Минтруда № 988н и Минздрава № 1420н от 31.12.2020.
Помимо этого, для осуществления трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненной к ним местности основной список, какие документы нужны для устройства на работу (статья 65 ТК РФ), дополняется медицинским заключением об отсутствии соответствующих противопоказаний (статья 324 ТК РФ).
Справка от психиатра
Для осуществления отдельных видов профессиональной деятельности необходимо перед приемом на работу обязательно посетить психиатра, который выдаст справку об отсутствии противопоказаний для этой работы (правила прохождения обязательного психиатрического освидетельствования перед трудоустройством утверждены Приказом Минздрава от 20.05.2022 № 342н). К таким видам деятельности относятся, например, работы:
- на высоте;
- под землей;
- под водой;
- связанные с движением городского общественного транспорта.
Полный перечень таких видов деятельности содержится в Приказе Минздрава от 26.12.2023 № 720н.
Справка о несудимости
Справку о несудимости, отсутствии или прекращении уголовного преследования требуют при приеме на должности на основании ч. 1 ст. 351.1 ТК РФ (сфера образования, воспитания и соцзащиты несовершеннолетних). Но в 333.1 ТК РФ четко оговорено, о каких преступлениях идет речь для запрета на занятие должности.
Помимо педагогов, такую справку при приеме на должность требуют у:
- специалистов авиаперсонала (ст. 52 Воздушного кодекса РФ);
- сотрудников органов ФСБ (ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 № 40-ФЗ);
- таможенников (ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ);
- служащих в органах прокуратуры (ст. 40.1 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1);
- лиц, обеспечивающих транспортную безопасность и безопасность объектов топливно-энергетического комплекса.
Документы об образовании
Документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний включены в основной список (ст. 65 ТК РФ) с оговоркой, что их требуют в случае, когда выполнение работы требует наличие таких знаний или подготовки. Работник вправе предъявить при приеме на должность диплом, свидетельство или иного рода документ, подтверждающий квалификацию.
Частые вопросы о документах при трудоустройстве
-
Нужно ли представлять работодателю ИНН?
Необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников: в частности, госслужащих), но работодатели часто требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро. Плюс передача ИНН работодателю при трудоустройстве гарантирует, что за вас уплатят налоги, вы сможете получить налоговые вычеты и воспользоваться иными налоговыми льготами.
-
Вправе ли работодатель требовать прописку (регистрацию)?
По поводу регистрации по месту жительства тоже есть много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой — если жилье находится не в собственности, то необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.
Хотя работодателей при приеме не волнует наличие постоянной или временной прописки у работника, в КоАП РФ прописана ответственность граждан за проживание без регистрации (ст. 19.5.1 и 19.5.2) дольше установленных сроков.
-
Обязан ли работник при трудоустройстве предъявлять СНИЛС?
В ст. 65 ТК РФ четко заявлено о необходимости представить работодателю документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если раньше гражданам в Пенсионном фонде выдавали так называемые зеленые карточки, то сейчас в Соцфонде предлагают обычные уведомления по форме АДИ-РЕГ, которые оформляют либо на бумажном носителе, либо в электронном виде (см. ст. 16 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если у работника такой регистрации нет, то работодатель регистрирует его самостоятельно в СФР после приема.
-
Законно ли требовать от работника при приеме на работу автобиографию (анкету)?
Требовать заполнить анкету и в дальнейшем хранить ее вправе отдельные работодатели: в основном органы власти, государственные организации. Коммерческим структурам такие сведения сотрудник предоставлять не обязан, и отказать ему в трудоустройстве на основании ненаписания автобиографии нельзя.
-
Обязательно ли представлять справку 2-НДФЛ?
Справка о доходах и суммах налога физлица за текущий год с предыдущего места работы, которая ранее называлась 2-НДФЛ, — документ необязательный. Но если работник хочет получать выплаты у нового работодателя, то его придется предоставить при приеме в компанию. Если речь идет о стандартных вычетах на детей, то сотруднику придется подать еще свидетельства об их рождении или усыновлении.
-
Обязательна ли для приема на работу справка об отсутствии наказания за незаконное потребление наркотиков?
Такая справка при приеме в обязательном порядке запрашивается, если это прямо предусмотрено законом. К примеру, она необходима для выполнения работы по обеспечению транспортной безопасности и у авиаперсонала. Документ готовят либо в электронном виде, либо на бумаге.
Запрет на трудоустройство действует только до тех пор, пока не снято наказание. В последующем ограничивать право гражданина на работу нельзя.
-
Нужна ли работодателю справка об инвалидности?
Медицинские документы, подтверждающие статус инвалида, гражданин имеет возможность представить по собственной инициативе, но требовать их работодатель при приеме не вправе. Вместе с тем представление справки об инвалидности и индивидуальной программы реабилитации гарантирует, что работнику с ограничениями по здоровью предоставляются все существующие льготы и соответствующее рабочее место.
