Электронные документы: особенности, виды, требования
Переход на электронный документооборот (ЭДО) является трендом деловой переписки в последние годы. Возможность отказаться от кипы бумаг реализуется с помощью работы с электронными документами. Разберемся, что это такое, какие форматы у них существуют, когда они применяются и какие требования к ним предъявляются.
Что такое электронный документ
Понятие электронного документа (ЭД) содержится в законодательстве об информационных технологиях. В соответствии с п. 11.1 ч. 1 ст. 2 ФЗ № 149 от 27.06.2006 под ним понимается документированная информация, которая пригодна для восприятия человеком с помощью ЭВМ, а также для передачи и переработки в информационно-телекоммуникационном пространстве.
ФЗ № 63 от 06.04.2011 наделяет электронный документ юридической силой, равной бумажному экземпляру, после его подписания электронной подписью.
Может пригодиться:
ЭД используются для упрощения документооборота между организациями, государственными органами и гражданами. Закон позволяет заключать в такой форме договоры (в том числе по результатам проведения закупочных процедур), предоставлять кадровую, бухгалтерскую, налоговую отчетность, передавать первичные учетные документы, подавать заявления в государственные органы и сообщать на них ответы.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно прописать в договоре с контрагентом условия об использовании ЭДО.
Типы электронных документов
Выделяют два основных типа:
- Непосредственно созданные в виде ЭД и подписанные электронной подписью (ЭП).
- Созданные в бумажном формате, подписанные вручную и впоследствии отсканированные (скан-копии или скан-образы).
Несмотря на свою схожесть, они имеют существенные юридически значимые различия.
Файлы первого типа создаются в особых форматах, предназначенных для машинного чтения. Без использования специального ПО создать и подписать (заверить) их невозможно.
Скан-копии существуют в общедоступном формате PDF и без соответствующего заверения и подтверждения соответствия бумажному оригиналу не имеют юридической силы.
Форматы электронных документов
ЭДО определяет два типа форматов, от которых зависит содержание и структура документа — формализованные и неформализованные.
Формализованные документы создаются в формате .xml путем внесения информации в соответствующие поля специальной формы. При правильном заполнении формируется файл, который необходимо заверить ЭП, после чего его разрешено передавать контрагенту или в государственный орган. В виде формализованных ЭД создаются первичные учетные документы (УПД, счёта-фактуры, товарные накладные) и различные виды отчетности.
Неформализованные документы не имеют четкой структуры и создаются в виде файлов любого формата: .doc, .xlsx, .pdf и др. После окончания работы над их содержанием они подписываются ЭП с помощью установленных плагинов или на специальных площадках. О подписании будет свидетельствовать плашка, содержащая информацию о лицах, подписавших документы, их полномочиях и сертификатах их подписей. Подписанный экземпляр сохраняется в форматах .pdf или .jpg.
Особенности работы с электронными документами
Для работы в ЭДО вам понадобится электронная подпись.
В законе указаны три вида подписи:
- Простая — позволяет лишь идентифицировать данные подписанта.
- Усиленная — защищает подписанный документ от внесения изменений.
- Квалифицированная — наиболее защищенный вид, позволяющий шифровать данные в файле.
Для работы с контрагентами и обмена документами с ними придется привлечь посредника — оператора документооборота. Он сможет обеспечить безопасность передаваемых данных и надлежащее шифрование в соответствии с требованиями закона.
Требования к электронным документам
К ЭД предъявляются требования, аналогичные их бумажным версиям:
- форма и содержание должны соответствовать действующему законодательству;
- действительность ЭП и ее соответствие формату документа;
- особые требования к отдельным видам документов, исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения.
Для первичных учетных документов особые требования содержатся в ФЗ № 402 от 06.12.2011, для счётов-фактур и корректировочных счётов-фактур — в ст. 169 НК РФ. Их передача в виде ЭД особо оговаривается сторонами в соответствующем соглашении, а их форматы утверждены приказами ФНС России.
Часто задаваемые вопросы
-
Что такое электронный документ (ЭД)?
Это информация, предназначенная для воспроизведения человеком с помощью ЭВМ, передачи и обработки по информационно-телекоммуникационным каналам.
-
ЭД и документ в электронном виде — это одно и то же?
Нет, ЭД создаётся с помощью специального программного обеспечения и не имеет «исходника» в бумажном виде. Документ в электронном виде — это простая скан-копия распечатанного и подписанного бумажного экземпляра.
-
Какие форматы ЭД существуют?
Существуют формализованные и неформализованные ЭД. Отличия заключаются в механизме их создания. Для формализованных ЭД разработан формат .xml, неформализованные ЭД могут быть в любых форматах, которые поддерживаются программным обеспечением.
-
Какие особенности работы с ЭД существуют?
Для работы с ЭД необходимо иметь электронную подпись, а для обмена ими с контрагентами — доступ к площадке оператора ЭДО.
-
Какие требования предъявляются к ЭД?
Специальные требования закреплены для формализованных ЭД, они содержатся в НК РФ и приказах ФНС России. Неформализованные ЭД должны соответствовать общим требованиям российского законодательства.
