Электронные формы бухгалтерского учета

Какие существуют электронные формы бухгалтерского учета

Повсеместное введение электродокументооборота (ЭДО) потребовало изменений во всех сферах, в том числе и в госсекторе. В результате бюджетников перевели на электронную первичку.

Переходить на электронную первичку начали еще в 2021 году. Сначала обязали федеральные органы и казенные учреждения, затем — остальных. Большинство бюджетников начало работать с электронными формами с 2023 года.

Цифровые формы первички утвердили Приказом Минфина № 61н от 15.04.2021. И пока не в окончательной редакции: периодически министерство дополняет его новыми электронными формами. К примеру, с 2023 года ввели 8 новых форм, с 2024-го — 6.

Вся актуальная на сегодняшний день электронная первичка закреплена в приложении № 1 к приказу № 61н. Всего там есть 34 формы. Среди них, к примеру, акты о:

• консервации (0510433);
• приеме-передаче объектов, полученных в личное пользование (0510434);
• утилизации матценностей (0510435);
• результатах инвентаризации наличных (0510836);
• приеме-передаче нефинансовых активов (0510448);
• приеме товаров, работ, услуг (0510452) и др.

Есть и электронные ведомости, инвентаризационные описи, требование-накладная и другие документы. А в приложении № 4 к приказу № 61н утвердили электронные регистры бухучета — например, журнал операций по забалансовому счету, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ и страховыми взносами, карточки учета капвложений и прав пользования нефинансовыми активами. Вся унифицированная электронная первичка и регистры бухучета, которые есть в приказе № 61н, обязательны к применению для бюджетного учета (п. 25 СГС «Концептуальные основы»).

Обратите внимание, что некоторые бланки из приказа № 52н похожи по наименованию и назначению на цифровые документы из приказа № 61н. К примеру:

• акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов: ф. 0504101/ф. 0510448;
• инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов: ф. 0504087/ф. 0510466;
• акт о списании матзапасов: ф. 0504230/ф. 0510460;
• ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами: ф. 0504094/ф. 0509095.

В случае совпадения первички и регистров из двух НПА — приоритет за электродокументами из приказа № 61н.

Как заполнять электронные формы бухгалтерского учета

Электронные первичные документы и регистры бухучета регистрируют все финансово-хозяйственные операции учреждения. Есть формы по учету доходов, основных средств и нефинансовых активов, материальных ценностей, дебиторской и кредиторской задолженности, инвентаризации, расчетам с физлицами и даже забалансовому учету.

Порядок применения и заполнения каждого электродокумента приведен в Методических указаниях — приложении № 5 к приказу № 61н.

По правилам каждую финансово-хозяйственную операцию надо подтверждать первичкой. Электронные учетные документы (сводные электродокументы) и регистры бухучета составляют в цифровом виде и подписывают электронной подписью ответственных лиц. Несмотря на электроформат, это унифицированные бланки: в них надо заполнить все обязательные реквизиты. Добавлять и удалять непредусмотренную информацию, менять саму форму нельзя.

В каждом электронном документе бухучета надо заполнить:

1. Заголовочную часть. Здесь надо указать название учреждения и, при необходимости, его структурного подразделения, номер и дату заполнения электродокумента, название главного распорядителя бюджетных средств (ГРБС), наименование и код бюджета.
2. Содержательную часть. Здесь отражается суть финансово-хозяйственной операции. Обычно это таблица или текстовая часть, с названием показателей, содержанием факта хозяйственной жизни, и их значение в натуральном или денежном выражении.
3. Оформляющая часть. Здесь расписываются все должностные и ответственные за конкретную операцию лица. Кроме того, свои подписи ставят те, кто отвечает за ведение бухучета в госучреждении. «Особые отметки» в оформляющей части заполняют в исключительных случаях. К примеру, когда член комиссии отсутствовал на заседании, в «Отметках» ставится причина отсутствия. Или же когда у члена комиссии есть особое мнение по конкретному вопросу заседания.

Еще одно правило заполнения — оформитель не заполняет поля электронного документа. Они предназначены для бухгалтерских записей или отметок главбуха. А бухгалтерия принимает первичку к учету, только если в ней есть все необходимые подписи и отражены все обязательные реквизиты.

Например, нам надо заполнить электронный акт приемки товаров (ф. 0510452), чтобы рассчитаться с поставщиком и закрыть госконтракт по 44-ФЗ. Эта форма первички обязательна к применению с 1 января 2024 года. Ее используют для оформления приемки поставленных товаров, работ, услуг по договору, информация о котором не размещается в реестре контрактов ЕИС (п. 61.19 Методических указаний № 61н).

Этим же актом заказчик и поставщик оформляют количественные и качественные расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых ТМЦ, которые возникли в результате приемки. Им же вы вправе оформить приемку по 223-ФЗ.

В акте по ф. 0510452 надо заполнить:

• название учреждения — получателя товаров, работ, услуг — и его структурного или обособленного подразделения при наличии;
• ГРБС и наименование бюджета;
• название валюты;
• адрес получателя;
• реквизиты платежно-расчетной документации, на основании которой составили акт;
• сведения о заказчике: название, ИНН, адрес, место поставки, основание для приемки (госконтракт и его идентификатор);
• реквизиты приказа о создании приемочной комиссии;
• документальное подтверждение отгрузки;
• сведения о поставщике: полное и сокращенное наименование, адрес, ОГРН, ИНН и КПП, лицевой счет (если есть).

Затем в акте по ф. 0510452 заполняют сведения о транспортировке и приемке груза и информацию о целостности упаковки — если поставляли товар. Дальше приводят сведения о приемке товаров, работ, услуг и о наличии расхождений. Если проводились строительно-монтажные работы, то заполняется отдельный раздел. Заполненный акт ф. 0510452 подписывают председатель и все члены комиссии, ответственный исполнитель и представитель поставщика.

Как подписывать электронные формы бухгалтерского учета

Цифровую первичку и регистры бухучета подписывают усиленной квалифицированной электроподписью (УКЭП) всех ответственных: руководителя, главбуха, бухгалтера, членов комиссии, исполнителей. В некоторых случаях членам комиссии необязательно использовать УКЭП, достаточно простой ЭП.

Например, в акте о консервации основных средств председатель комиссии подписывает УКЭП, члены комиссии — простую ЭП.

Как хранить электронные формы бухгалтерского учета

Цифровую первичку и регистры бухучета хранят в двух экземплярах на двух разных физических носителях. Сохранность данных надо проверять минимум раз в 5 лет.

При повреждении файла цифровые сведения записывают на новый носитель. Перенесенные данные надо сохранить в полном, целостном, достоверном, аутентичном и неизменно цифровом виде. Обязанность ответственного за хранения — исключить утрату, хищение, утерю и незаконную рассылку бухгалтерских данных.

Если у учреждения отсутствует техническая возможность оформлять и хранить электронную первичку и регистры бухучета, то оно вправе использовать бумажные унифицированные формы, пока не восстановит необходимые условия для ЭДО. Но применение бумажных первичных документов и регистров бухгалтерского учета надо закрепить в учетной политике организации.

Электронные формы бухучета: вопросы и ответы