рубрики

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

КонсультантПлюс

Протоколы заседаний экспертной комиссии по архиву — это документы, которые оформляются в ходе работы группы специалистов в области архивного хранения. В таких документах фиксируются решения, принятые по вопросам повестки, например, передать на хранение или уничтожить те или иные бумаги.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг фиксируется в письменном виде. Документы, направляющиеся в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления, компоновки и ценности — протокол экспертной комиссии о признании ценности документов фиксирует результат пройденной оценки.

Аналогично фиксируется факт отобрания тех или иных документов для последующего уничтожения. Специалистам предстоит определить бумаги, чей срок хранения истек, бумаги не представляющие более ценности, дальнейшее хранение которых не является обязательным. По результату в итоговом документе заседания специалисты определяют список бумаг, подлежащих уничтожению, и способ, которым они будут уничтожены. Выбранный способ уничтожения должен обеспечить невозможность восстановления содержания бумаги ни полностью, ни частично. Обычно используется шредирование или сжигание в закрытой печи.

Вопрос формирования архива, работы с бумагами и оформления каждого действия с ними является очень важным для компаний, поэтому к работе с архивами допускаются работники, имеющие специальную квалификацию, — профессиональные архивисты или сотрудники, прошедшие дополнительную профессиональную подготовку.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

  • документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
  • представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
  • служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

  • выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
  • отбором бумаг, необходимых для работы;
  • изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол ЭК об уничтожении документов, если обсуждался вопрос уничтожения бумаг, у которых истек срок хранения. Если на встрече специалистов обсуждался вопрос передачи на хранение, его итоги оформляются в протокол экспертной комиссии по передаче в архив, где участники отразят принятое решение.

Решение принимается голосованием всех присутствующих членов, простым большинством голосов. В итоговом документе заседания не обязательно подробно расписывать ход голосования и то, как распределились голоса, достаточно общего решения.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует, при его составлении используется фирменный бланк предприятия, а текст составляется в свободной форме. Допускается разработка и утверждение форм документов внутри конкретной организации. Если форма утверждена внутренним документом компании, для заседаний, организуемых в ней, эта форма становится обязательной.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов любой подобный акт, в том числе протокол экспертной комиссии по описи дел постоянного хранения, содержит:

  • дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
  • Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
  • вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
  • краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
  • результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
  • подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

В зависимости от хода собрания в бумаге, его подытоживающей, допускается указание дополнительных подробностей рассмотрения вопросов повестки. Например, если в ходе заседания его участники не пришли к полному согласию по тому или иному вопросу, допускается фиксация особых мнений отдельных членов.

Хранение

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в пункте 18 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Протокол комиссии по архиву

Образец протокола заседания экспертной комиссии по номенклатуре дел (согласование)

Протокол об утверждении номенклатуры дел

Протокол об утверждении описи

Акт об уничтожению документов

Перечень типовых управленческих архивных документов

Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах. Их могут не востребовать в течение долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.

Архивное хранение

30 Мая 2020 в 22:29

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Архивное хранение

14 Февраля 2019 в 16:21

Федеральный закон об архивном деле

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Архивное хранение Законодательство

28 Июня 2017 в 16:44

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА