рубрики

Образец внутренней описи документов дела

21 Октября 2018 в 11:33
Внутренняя опись — это перечень документов, содержащихся в деле, с указанием регистрационных номеров и порядковых номеров страниц.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Внутренняя опись дела — это учетная форма, которая включает сведения обо всех содержащихся в нем документах. Она позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг.

Смысл внутренней описи

Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

  • личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
  • об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
  • кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
  • прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).

Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Назначение формы

Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками. А сумма их листов — и того больше. Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:

  1. В ней перечислены все бумаги в порядке поступления.
  2. Все страницы пронумерованы и занимают свое место в общей папке.
  3. Из номеров листов можно сделать вывод о количестве страниц в каждом из документов.
  4. Если какого-то листа не хватает, это легко определить.
  5. По примечаниям можно сделать вывод, взят ли он с конкретной целью или просто потерян.

Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш.

Опись дела: образец составления

Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.

В табличной части следует записывать:

  • порядковый номер (для конкретного дела);
  • регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
  • дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);
  • название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
  • номер листов дела (в целом по папке);
  • примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

Внутренняя опись документов дела, бланк

Скачать

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Архивное хранение

14 Февраля 2019 в 16:21

Федеральный закон об архивном деле

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Архивное хранение Законодательство

28 Июня 2017 в 16:44

Перечень типовых управленческих архивных документов

Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Безусловно, в интересах компании - создать этим бумагам условия для длительного хранения в целом и невредимом состоянии. Отсюда высокие требования к управлению документами в целом и архивистам - в частности.

Архивное хранение

22 Июня 2017 в 11:16

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА