Скачать примерное положение об архиве организации от Росархива
Скачать положение об архиве школы
Скачать образец положения ООО об архиве для маленькой организации
Скачать примерное положение об архиве для суда
Скачать образец примерного положения об архиве строительной организации
Зачем это нужно
Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией. Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:
- Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление.
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР №105 29.07.1983. Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
- Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
- Приказ Федерального архивного агентства №42 от 11.04.2018, где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
- Прочие.
В Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004 заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.
Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие документы должны быть в организации при проверке.
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.
Как разработать и что включить
За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.
Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.
Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:
- Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
- Документация, которая должна попадать на хранение.
- Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
- Права. Среди них:
- участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
- информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
- выдача документации, попавшей на хранение.
Образец положения об архиве организации, разработанный с учетом рекомендаций чиновников

Как утвердить
Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.
Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.