рубрики

Реестр описей дел в архиве

21 Января 2019 в 14:15
Реестр описей дел в архиве — это обязательный документ для организаций, где в архивном фонде содержится более двух описей дел. Каким правилам надо следовать при формировании и ведении такого учетного документа, расскажем в статье.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нормативная база и форма реестра

Для работника, назначенного в организации ответственным за ведение архива, главными нормативными актами являются:

Из них следует, что организации обязаны вести учет документов, обеспечивать их сохранность, а по истечении определенного срока передавать данные в фонды государственных или муниципальных архивов. Согласно утвержденным Правилам (п. 6.3.3), одним из основных учетных документов признан реестр описей дел и документов, учета их количества и состава. На основании п. 6.4.6 Правил, реестр понадобится в том случае, если в архиве более 2 описей дел.

Форма учетного документа приведена в Приложении 26. Вот как она выглядит:

Титульный лист

Содержание

Скачать

Предложенный бланк можно бесплатно скачать и распечатать. Также организации вправе приобрести «книжечку» по указанному формату и вести учет в ней. Никакие изменения или дополнения формы недопустимы.

Правила и образец заполнения

Первым делом можно заполнить титульный лист. Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета. Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.

Что касается самого реестра, то в нем фиксируются описи в порядке их поступления. Данные, которые должны быть указаны, следующие:

  • номер фонда (графа 2);
  • номер и название описи (графы 3 и 4);
  • количество описанных в них дел (графы 5-7);
  • количество листов (томов) в учетной единице и ее экземпляров (графы 9 и 10);
  • любые примечания для удобства ведения учета.

Разобрались, какие данные должны быть вписаны в реестр описей дел в архиве. Образец заполнения с учетом этих правил вы можете посмотреть ниже.

Из установленной Правилами формы реестра видно, что в нем необходимо составлять итоговые записи. Это надо делать ежегодно по состоянию на 1 января наступившего года.

В записях следует уточнять:

  • сколько учетных единиц хранится;
  • сколько из них должны храниться постоянно и временно, сколько — по личному составу;
  • сколько документов поступило и выбыло в прошлом году.

Такие итоговые записи должны быть подтверждены подписями работника, ответственного за ведение учета, а также заверены руководителем архива, если он назначен.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Подготовка документов к архивному хранению

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов ведения делопроизводства. О том, как это делается, расскажем подробно.

Архивное хранение

14 Февраля 2019 в 16:21

Федеральный закон об архивном деле

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Архивное хранение Законодательство

28 Июня 2017 в 16:44

Перечень типовых управленческих архивных документов

Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Безусловно, в интересах компании - создать этим бумагам условия для длительного хранения в целом и невредимом состоянии. Отсюда высокие требования к управлению документами в целом и архивистам - в частности.

Архивное хранение

22 Июня 2017 в 11:16

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА