Как оформить право подписи директора за главного бухгалтера

Когда директор вправе подписывать документы вместо главбуха

Действующее законодательство определяет, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, разрешив осуществлять руководителю функции без доверенности от имени организации на основании:

• ФЗ №208-ФЗ от 26.12.1995, ст. 69;
• ФЗ №14-ФЗ от 08.02.1998, ст. 40;
• ФЗ №402-ФЗ от 06.12.2011, ст. 7 (для отдельных категорий).

Требования по осуществлению бухучета в учреждении установлены 402-ФЗ: ч. 1 ст. 7 говорит о том, что его ведение и хранение документов по нему организует руководитель экономического субъекта.

Директор в силу ч. 3 ст. 7 ФЗ №402 возлагает процесс на:

• главбуха;
• другое должностное лицо предприятия.

Директор при необходимости ведет учет самостоятельно. При самостоятельном ведении процесса директор является единоличным исполнительным органом и исполняет обязанности по двум направлениям — руководство и бухгалтерия.

Это положение относится к:

• организации на упрощенной системе;
• субъекту среднего предпринимательства.

В следующих видах экономических субъектов право подписи за главного бухгалтера директору не делегируют (ч. 3 ст. 7 ФЗ №402):

• учреждения, в которых отчетность проходит через обязательный аудит;
• жилищные, жилищно-строительные кооперативы;
• кредитные потребкооперативы;
• микрофинансовые учреждения;
• бюджетные учреждения;
• политические партии;
• коллегии и бюро адвокатов;
• нотариальные и адвокатские палаты;
• НКО с функциями иностранного агента.

Как оформить передачу права подписи

Обязанности по процедурам бухучета закрепляют для руководителя в трудовом соглашении или должностной инструкции, которую к нему прилагают. Возникает вопрос, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера все виды документов. Установленный законодательством строгий алгоритм отсутствует. По общему правилу, следует издать распорядительный акт по возложению обязанностей главбуха на руководителя. Если руководитель ИП или лицо, занятое частной практикой, ведут учет самостоятельно, отдельный распорядительный акт или доверенность на действия не требуются — п. 2 ст. 7 ФЗ №402. Такие субъекты подписывают бумаги самостоятельно при отсутствии должности главбуха.

При наличии в учреждении главбуха и потребности у первого лица подписывать расчетные бумаги вместо него, следует разработать приказ о наделении директора правом подписи за главбуха и утвердить его. Локальный распорядительный акт включает следующие реквизиты:

• дата, номер;
• перечень, разрешенный к визированию;
• основания для перераспределения полномочий;
• ссылка на законодательство;
• Ф.И.О., должность работника, который наделен правом подписи, то есть руководителя.

Если существует потребность подписывать бумаги в обратном формате, может ли главбух подписывать документы за генерального директора? Такие случаи возникают, если руководитель находится в отпуске, командировке, отсутствует по болезни. Обязательно следует оформить распорядительный акт.

Распорядительный акт подписывает первое лицо предприятия.

Как оформить документы, которые требуют две подписи

Приказ Минфина РФ №57н от 06.04.2015 определил, что главный бухгалтер не визирует следующие отчеты:

• бухгалтерский баланс;
• по прибылям и убыткам (финансовым результатам);
• об изменении капитала;
• о движении финансов;
• о целевом использовании;
• упрощенные формы баланса.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность — один из основных документов — приобретает статус оформленной после подписи руководством учреждения. Иные требования отсутствуют. Позицию подтверждает постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа №Ф03-6116/2018 по делу №А73-8993/2018 от 05.02.2019. В то же время п. 17 ПБУ 4/99 и п. 38 Положения по ведению финучета и финотчетности в РФ устанавливают, что названный вид бумаги требует наличия двух виз — и директора, и главного бухгалтера. Противоречие разрешает Минфин в сообщении №ИС-учет-2 от 19.05.2015, в котором поясняет, что конкретные полномочия для утверждения отчетов определены в учредительных документах или в решениях органов управления предприятия.

Счета-фактуры, товарные накладные предусматривают две подписи — так поясняет Письмо Минфина РФ №03-07-09/42854 от 27.08.2014.

НК РФ в п. 6 ст. 169 устанавливает, что счет-фактуру следует визировать обоим — руководителю и бухгалтеру (другому лицу, наделенному правом приказом). ИП визирует самостоятельно или уполномоченным лицом по доверенности. При отсутствии в штатном расписании бухгалтера обе подписи ставит директор.

Возникают ли проблемы, если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера, и контрольные органы предъявили претензии?
По постановлению ФАС по Северо-западному округу по делу №А56-35103/2005 от 17.11.2006 суд установил, что наличие одинаковых виз по спорным счетам-фактурам не запрещает учреждению возмещать НДС, выплаченный поставщику. Возможность сохраняется, если в бумаге указаны требующиеся реквизиты и информация, определенные законодательством по налогам. Ст. 169 НК РФ и ст. 9 ФЗ №129-ФЗ от 21.11.1996 не обязывают иметь расшифровки обеих подписей — так указано судом. Аналогичный вывод сделан в иных постановлениях:

• ФАС №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, суд установил правомерность вычета по счету-фактуре, имеющему только резолюцию руководства;
• ФАС по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009.

Основание решения — наличие приказа, по которому за руководителем определен функционал по визированию финансовых документов.

При наличии в штате главбуха, может ли директор ставить подпись за главного бухгалтера по счетам-фактурам и товарной накладной? Если присутствует подпись руководителя по двум строкам — за директора и за главбуха — возникают вопросы, из-за которых:

• контрагент запросит корректировку бумаги в связи с несоответствием подписи и ее расшифровки;
• органы по контролю выразят претензии по нарушениям и правомерности визирования форм в случае, если вычет подтвержден.

Во избежание проблем с тем, как подписывать документы, если директор и главный бухгалтер одно лицо, следует применять один из вариантов:

1. Руководителю возложить функционал по бухучету на себя распорядительным документом, представлять приказ при возникновении вопросов.
2. Делегировать функции по визированию за главбуха другому лицу через локальный распорядительный акт или доверенность.