Как вести реестр больничных листов для передачи в ФСС

Кому и для чего нужен реестр

С 2011 года в РФ действует проект «Прямые выплаты», в рамках которого работодатели не самостоятельно оплачивают больничные листы сотрудникам, а направляют сведения для расчета пособий в Фонд социального страхования, и уже госструктура отвечает за перечисление средств. Необходимые данные организации и ИП собирают в специальные таблицы, а затем передают их в ФСС.

На основании Постановления Правительства РФ №294 от 21.04.2011 реестры в ФСС по больничным листам готовят, чтобы сотрудники получили следующие виды пособий:

• по болезни и травме, за исключением случаев, когда листок нетрудоспособности открыт из-за несчастного случая на производстве или профзаболевания;
• по беременности и родам;
• при постановке на учет на ранних сроках беременности;
• при рождении ребенка;
• по уходу за новорожденным.

Помимо этого, разработанная структура реестра в ФСС удобна для передачи данных, необходимых для возмещения расходов на пособие на погребение и оплату дополнительных выходных лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами.

По какой форме надо вести реестр

В том же Постановлении Правительства РФ №294 от 21.04.2011 указано, что реестр электронных больничных листов в ФСС (и не электронных тоже) утверждает сам Фонд. Эта же госструктура разрабатывает порядок его заполнения.

Актуальные бланки и инструкции сейчас содержатся в Приказе ФСС РФ №579 от 24.11.2017. Из него следует, что существует три формы — для передачи сведений для расчета и выплаты пособий:

1. По временной нетрудоспособности, БиР и за постановку на учет на ранних сроках беременности.
2. При рождении малыша.
3. По уходу за новорожденным.

Организациям и ИП надо не только определить, какую форму выбрать. Они обязаны готовить электронный реестр больничных листов в ФСС, если сотрудников больше 25 человек. Если меньше, допустимо передавать сведения на бумаге.

Как заполнять формы

Разберем общие правила, как сделать реестр больничных листов для ФСС, используя приложения 2, 4 и 6 к Приказу ФСС РФ №579 от 24.11.2017, где даны указания по заполнению каждой из трех типов форм.

Каждый бланк представляет собой таблицу, куда вписывают:

• сведения о страхователе и застрахованном лице;
• паспортные данные получателя пособия;
• информацию о больничном листе и иных документах, дающих право на получение выплат;
• данные о способе перевода денег, банковские реквизиты.

Наиболее объемный — бланк для передачи данных, нужных для назначения и выплаты пособий по болезни (травме), БиР и постановке на учет. В нем 47 столбцов, и некоторые не встречаются в остальных формах. Посмотрим образец заполнения реестра больничных листов для ФСС, чтобы понять, как их правильно заполнять.

Шаг 1. Вписываем данные о страхователе

Шаг 2. Заполняем блок данных о получателе пособия

Сюда войдет следующая информация:

• Ф.И.О. работника;
• адрес регистрации и место проживания застрахованного лица. Если они совпадают, достаточно написать адрес только один раз;
• ИНН и СНИЛС;
• паспортные данные.

Столбцы 13, 14 и 15 заполняют, только если работник — иностранец.

Шаг 3. Уточняем данные о периоде временной нетрудоспособности

Столбцы с 16 по 25 заполняют на основании выданного листка нетрудоспособности. ФСС интересует:

• форма больничного — бумажный или электронный;
• его реквизиты;
• причина нетрудоспособности (код);
• период освобождения от работы;
• дата выхода на работу;
• дата передачи документов на медэкспертизу;
• другие подробности из больничного.

Если реестр заполняют для выплаты пособия в связи с постановкой на учет, заполняют столбцы 26–27. Если зафиксировано нарушение режима — столбик 28.

Шаг 4. Сообщаем данные для расчета пособия

Для определения суммы выплаты понадобится информация о (столбцы 29–42):

• страховом стаже;
• периоде, за который положена выплата;
• расчетные периоды и суммы, полученные в эти годы;
• другие сведения.

Шаг 5. Уведомляем о способе выплаты денежных средств

Последний блок в форме заполняется с учетом заявления работника. В столбцах 43–47 указывают:

• способ выплаты пособия;
• банковские реквизиты.

Обратите внимание: передавать данные в ФСС работодатель обязан в течение 5 дней со дня получения от сотрудника заявления и документов, дающих право на пособие.

Ответственность за отсутствие реестра

Участники пилотного проекта не смогут отказаться от ведения реестра, иначе их сотрудникам не выплатят деньги. Это чревато жалобами и проверками.

Если в 2020 году на регион, в котором работает организация, не распространяется проект «Прямые выплаты», все пособия она рассчитывает и выдает сотрудникам самостоятельно. В дальнейшем у работодателя есть возможность получить возмещение по перечисленным суммам. Для этого подают практически те же сведения, но с указанием еще и размеров пособий для возмещения. Отдельно для такой ситуации образец реестра пособий для возмещения в ФСС законом не установлен, но есть удачный бланк у К+.

Если удобно, используйте этот шаблон. Заполнять его несложно, если все данные брать из официальных документов. В противном случае ФСС откажет в возмещении.