Как выдать сотруднику справку о доходах

Для каких целей работник запрашивает сведения о заработанных суммах

Закон не обязывает сотрудников объяснять, для чего и кому направлять справку о доходах они планируют. Но чаще всего ее требуют в ИФНС для оформления налоговых вычетов и в банках для оформления кредита. Помимо этого, сведения о заработанных суммах иногда запрашивают при расчете среднедушевого дохода семьи для получения социальных выплат и льгот.

Как обращаются за документом

В ТК РФ заявлено: если работнику нужен документ, связанный с его трудовой деятельностью, он пишет заявление с просьбой выдать конкретные сведения. Но ни в кодексе, ни в другом нормативном акте не установлена форма обращения. Предполагается свободный формат, но с учетом определенных правил. Из заявления должно быть понятно, кто и что хочет получить, и для этого указывают:

• данные о заявителе;
• сведения о работодателе;
• суть обращения.

Предлагаем взять за основу наш образец заявления о доходах в свободной форме работодателю (не забудьте вписать правильные данные):

Какой бланк использовать

С 01.01.2021 действует приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected], которым вводится новая форма справки о доходах, которая выдается работнику для предоставления в банк или по месту требования. Утвержденный бланк используют для передачи сведений как по итогам года, так и за определенный период.

Показываем пример, как выглядит справка о доходах по форме 2-НДФЛ:

Как заполнить справку

Если работник получает заработную плату, отпускные и больничное пособие, алгоритм, как правильно написать справку о доходах 2-НДФЛ для сотрудника, очень простой. Вначале заполняют данные о налоговом агенте (работодателе), затем о получателе дохода (работнике). В табличной части раздела 3 сначала указывают ставку налога 13%. Если выплачивались денежные средства, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 заполняют несколько раз.

Далее по официальным бумагам заполняют все таблицы — о выплаченных суммах, предоставленных вычетах, общих суммах. Если сведений нет, ставят прочерки.

Обратите внимание на коды доходов и вычетов. Их значения приведены в приложениях к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]. Основные из них:

• 2000 — для заработной платы;
• 2300 — для больничных;
• 2002 — для выплаты премиальных;
• 2012 — так «закодированы» отпускные;
• 126 — это код стандартного вычета на ребенка.

Покажем пример — образец справки 2-НДФЛ за 2 месяца 2021 года, где используются некоторые из представленных кодов.

Когда заполните таблицы, укажите сведения о лице, сформировавшем документ или ответственном за его содержание. Понадобятся фамилия, имя и отчество (при наличии), подпись.

Как передать документ

Обычно за документом человек приходит самостоятельно. Но есть и законодательные нормы, как правильно выдать справку о доходах для работника, если тот не появляется. Допустимо отправить документ:

• в бумажном виде по почте с описью вложения, если в заявлении физическое лицо попросит это сделать или даст письменное согласие на отправку;
• в электронном виде — по почте или через мессенджеры.

Что касается второго варианта (взаимодействие по электронной почте), справку допустимо отправить по e-mail, но с учетом нескольких моментов:

• у работодателя имеется электронная подпись, подтверждающая подлинность справки и сведений в ней;
• стороны договорились об обмене документацией электронным способом.

Учтите, что обычно документ передают третьим лицам — в банк, соцслужбу или ИФНС. Поскольку на законодательном уровне его электронная форма пока не установлена, скан или распечатанный бланк без мокрой печати работодателя сотрудники таких учреждений вправе не принять.