Как выдать сотруднику справку о доходах

Для каких целей работник запрашивает сведения о доходах

Закон не обязывает сотрудников объяснять, для чего им необходим документ, подтверждающий доходы. Но чаще всего его требуют в ИФНС для оформления налоговых вычетов и в банках для оформления кредита. Помимо этого, сведения о заработанных суммах иногда запрашивают при расчете среднедушевого дохода семьи для получения социальных выплат и льгот.

Как обращаются за документом

В ТК РФ заявлено: если работнику необходимо получить документ, связанный с его трудовой деятельностью, он пишет заявление с просьбой выдать конкретные сведения. Но ни в кодексе, ни в другом нормативном акте не установлена форма обращения. Предполагается свободный формат, но с учетом определенных правил. Из заявления должно быть понятно, кто и что хочет получить, и для этого указывают:

• данные о заявителе;
• сведения о работодателе;
• суть обращения.

Предлагаем один из вариантов, как оформить обращение к работодателю:

Какой бланк использовать

До 2020 г. бланк, который выдавали работникам, ничем не отличался от формы, введенной для отчетности перед ФНС. С выходом приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected] все изменилось: для налоговиков форма одна, для работников — другая.

Реформа с бланками продолжится и в следующем году. С 1 января вступит в силу приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected], которым вводится новая форма 2-НДФЛ для банка в 2021 году, а отчитываться о доходах перед налоговиками работодателям придется по измененным правилам.

Показываем образец, как выглядит справка 2-НДФЛ в 2021 году с учетом внесенных ФНС поправок:

Как заполнить справку

Если работник получает заработную плату, отпускные и больничное пособие, алгоритм, как правильно заполнить 2-НДФЛ для сотрудника, очень простой. Вначале заполняют данные о налоговом агенте (работодателе), затем о получателе дохода (работнике). В табличной части раздела 3 сначала указывают ставку налога 13%. Если выплачивались доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 заполняют несколько раз.

Далее по официальным бумагам заполняют все таблицы — о доходах, предоставленных вычетах, общих суммах. Если сведений нет, ставят прочерки.

Обратите внимание на коды доходов и вычетов. Их значения приведены в приложениях к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]. Ниже представлен образец заполнения справки по новой форме 2-НДФЛ для физлица за 2020 год, где использованы следующие коды:

• 2000 — для дохода в виде заработной платы;
• 2300 — для больничных;
• 2002 — для выплаты премиальных;
• 2012 — так «закодированы» отпускные;
• 126 — это код стандартного вычета на ребенка.

Еще один пример — образец справки 2-НДФЛ для налогового вычета в 2021 году. Основные коды доходов и вычетов те же.

Когда заполните таблицы, укажите сведения о лице, сформировавшем документ или ответственном за его содержание. Понадобятся фамилия, имя и отчество (при наличии), подпись.

Как передать документ

Обычно за документом работник приходит самостоятельно. Организации разрешено направлять такой документ по почте с описью вложения, если в заявлении физическое лицо попросит это сделать или даст письменное согласие на отправку.

Что касается распространенного сейчас варианта взаимодействия по электронной почте, справку допустимо отправить по e-mail. Но необходимо учитывать несколько моментов:

• у работодателя имеется электронная подпись, подтверждающая подлинность справки и сведений в ней;
• стороны договорились об обмене документацией электронным способом.

Учтите, что обычно документ передают третьим лицам — в банк, соцслужбу или ИФНС. Поскольку на законодательном уровне его электронная форма пока не установлена, скан или распечатанный бланк без мокрой печати работодателя сотрудники таких учреждений вправе не принять.