100 0

Как выдать сотруднику справку о доходах

Образцы документов Расчеты с персоналом Гарантии и компенсации Бухгалтерия в кадрах

Справка о доходах за год — это официальный документ, который подтверждает сумму, заработанную гражданином. Ее выдают работодатели или налоговые агенты по специальной форме.

Содержание

Для каких целей работник запрашивает сведения о заработанных суммах

Закон не обязывает сотрудников объяснять, для чего им информация о доходах. Но чаще всего ее требуют в ИФНС для оформления налоговых вычетов и в банках для оформления кредита. Помимо этого, сведения о заработанных суммах иногда запрашивают при расчете среднедушевого дохода семьи для получения социальных выплат и льгот, а еще справка о доходах и суммах налога физического лица в 2022 году понадобится при трудоустройстве на новую работу, чтобы работодатель смог рассчитать сумму пособия по больничному листу.

ВАЖНО!
От кандидатов на государственную или муниципальную должность, среди прочих документов потребуется справка о доходах при устройстве на работу, но ее составляет сам гражданин по форме, утв. указом Президента РФ от 23.06.2014 № 460. В тексте пойдет речь о документе, который работодатель выдает по запросу сотрудника.

Как обращаются за документом

В ТК РФ заявлено: если работнику нужен документ, связанный с его трудовой деятельностью, он пишет заявление с просьбой выдать конкретные сведения. Но ни в кодексе, ни в другом нормативном акте не установлена форма обращения. Предполагается свободный формат, но с учетом определенных правил. Из заявления должно быть понятно, кто и что хочет получить, и для этого указывают:

  • данные о заявителе;
  • сведения о работодателе;
  • суть обращения.

Предлагаем взять за основу наш образец заявления в свободной форме работодателю (не забудьте вписать правильные данные):

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

А.В. Воронову

от машиниста экскаватора

В.М. Заславского

Заявление

В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ прошу выдать мне справку о доходах за январь — февраль 2022 года.

Заславский В.М. Заславский

21.03.2022

ВАЖНО!
В некоторых организациях считают, что писать заявление необязательно. Но рекомендуем его все-таки оформлять и передавать в бухгалтерию, чтобы иметь подтверждение подачи запроса. Если в течение 3 дней (ст. 62 ТК РФ) после получения заявления работодатель не подготовит документ или подготовит его некорректно, то работник вправе пожаловаться на нарушение прав в трудовую инспекцию. Учтите, что при увольнении бумаги выдаются в последний день работы сотрудника. Если обращается лицо, которому организация выплачивала денежные средства, но в трудовых отношениях стороны не состояли, то сведения допустимо готовить в течение 30 дней со дня подачи заявления (см. п. 1 ст. 230 НК РФ).

Какой бланк использовать

С 01.01.2022 вступила в силу новая редакция приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (см. приказ ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@), и с этой же даты поменялся шаблон справки о доходах работника для предоставления в банк или по месту требования. Утвержденный бланк используют для передачи сведений как по итогам года, так и за определенный период.

Показываем, как выглядит справка о доходах по форме, которая действует с 1 января 2022 г.:

ВАЖНО!
Если работник, в том числе бывший, или иное физическое лицо запрашивает сведения за 2018–2020 гг., то организация обязана подготовить документ по форме, которая действовала в тот период. Учитывайте и действовавший на тот момент порядок заполнения: обычно он утвержден тем же приказом ФНС, что и бланк.

Как заполнить

Если работник получает заработную плату, отпускные и больничное пособие, алгоритм, как правильно заполнить справку о суммах дохода для сотрудника, очень простой. Вначале вписывают данные о налоговом агенте (работодателе), затем о получателе денежных средств (работнике). В табличной части раздела 3 сначала указывают ставку налога 13 %. Если выплачивались денежные средства, облагаемые по разным ставкам, то разделы 3–5 заполняют несколько раз.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сдать форму 6-НДФЛ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Далее по официальным бумагам заполняют все таблицы — о выплаченных суммах, предоставленных вычетах, общих суммах. Если сведений нет, то ставят прочерки или нули.

Обратите внимание на коды доходов и вычетов и правила, как написать справку о доходах с их использованием. Все необходимые значения приведены в приложениях к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Основные из них:

  • 2000 — для заработной платы;
  • 2300 — для больничных;
  • 2002 — для выплаты премиальных;
  • 2012 — так «закодированы» отпускные;
  • 126, 127, 128, 129 — это коды стандартных вычетов на детей.

Покажем пример — образец справки о доходах работнику за 2 месяца 2022 года, где используются некоторые из представленных кодов.

Когда заполните таблицы, укажите сведения о лице, сформировавшем документ или ответственном за его содержание. Понадобятся фамилия, имя и отчество (при наличии), подпись.

Как передать документ

Обычно за ним человек приходит самостоятельно. Но есть и законодательные нормы, как правильно выдать документ работнику, если тот не появляется. Допустимо отправить его:

  • в бумажном виде по почте с описью вложения, если в заявлении физическое лицо попросит это сделать или даст письменное согласие на отправку;
  • в электронном виде — по почте или через мессенджеры.

Что касается второго варианта (взаимодействие по электронной почте), справку допустимо отправить по e-mail, но с учетом нескольких моментов:

  • у работодателя имеется электронная подпись, подтверждающая подлинность документа и сведений в нем;
  • стороны договорились об обмене документацией электронным способом.

Учтите, что обычно документ передают третьим лицам — в банк, соцслужбу или ИФНС. Поскольку на законодательном уровне его электронная форма пока не установлена, скан или распечатанный бланк без мокрой печати работодателя сотрудники таких учреждений вправе не принять.

Нормативная база

Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и предоставления, формата предоставления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц»

Приказ ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@ «О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ "Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц»

Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»

100
Комментарии
  • 2021-12-24 12:59:49
    Многие привыкли, что справка о доходах за год - это форма 2-НДФЛ. Но сейчас официально бланк так не называют, а работникам выдают специальные справки с данными о заработанных суммах и уплаченных с них налогах.
Мотрой Алена
Мотрой Алена
817 Публикаций
2251 Дней на портале
5 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Как оформить компенсация за мобильную связь сотруднику:

  1. Прописать возмещение в трудовом договоре.
  2. Заключить соглашение с оператором.
  3. Обработать счета, запросить детализацию.
  4. Рассчитать сумму и провести в бухучете.
Читать дальше

Оплата больничного от стажа — это перечисление сотруднику суммы пособия по временной нетрудоспособности, рассчитанного с учетом длительности отработанного перода.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

  • можно ли ввести стимулирующую выплату за совмещение должностей;
  • как оформлять и выплачивать больничные со следующего года;
  • как изменятся правила обжалования решений по результатам проверок Роструда.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
14:01
2 года
Анна Ан
Анна Ан
Анна Ан
14:20
Разве может так должность называться? Это как уточнение, к примеру, отрасль: сельское хозяйство, энергетическая и прочее.
Присоединиться к беседе