рубрики

Как выдать сотруднику справку о доходах

КонсультантПлюс

Справка о доходах — это официальный документ, который подтверждает сумму, заработанную гражданином. Ее выдают работодатели или налоговые агенты по специальной форме.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Для каких целей работник запрашивает сведения о заработанных суммах

Закон не обязывает сотрудников объяснять, для чего и кому направлять справку о доходах они планируют. Но чаще всего ее требуют в ИФНС для оформления налоговых вычетов и в банках для оформления кредита. Помимо этого, сведения о заработанных суммах иногда запрашивают при расчете среднедушевого дохода семьи для получения социальных выплат и льгот.

ВАЖНО!
От кандидатов на государственную или муниципальную должность, среди прочих документов, потребуется справка о доходах при устройстве на работу, но ее составляет сам гражданин по форме, утв. указом президента РФ от 23.06.2014 № 460. В тексте пойдет речь о документе, который работодатель выдает по запросу сотрудника.

Как обращаются за документом

В ТК РФ заявлено: если работнику нужен документ, связанный с его трудовой деятельностью, он пишет заявление с просьбой выдать конкретные сведения. Но ни в кодексе, ни в другом нормативном акте не установлена форма обращения. Предполагается свободный формат, но с учетом определенных правил. Из заявления должно быть понятно, кто и что хочет получить, и для этого указывают:

  • данные о заявителе;
  • сведения о работодателе;
  • суть обращения.

Предлагаем взять за основу наш образец заявления о доходах в свободной форме работодателю (не забудьте вписать правильные данные):

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

А.В. Воронову

от машиниста экскаватора

В.М. Заславского

Заявление

В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ, прошу выдать мне справку о доходах за январь-февраль 2021 года.

Заславский В.М. Заславский

12.03.2021

ВАЖНО!
В некоторых организациях считают, что писать заявление необязательно. Но рекомендуем его все-таки оформлять и передавать в бухгалтерию, чтобы иметь подтверждение подачи запроса. Если в течение 3 дней (ст. 62 ТК РФ) после получения заявления работодатель не подготовит документ или подготовит его некорректно, работник вправе пожаловаться на нарушение прав в трудовую инспекцию. Учтите, что при увольнении справка выдается в последний день работы сотрудника. Если обращается лицо, которому организация выплачивала денежные средства, но в трудовых отношениях стороны не состояли, сведения допустимо готовить в течение 30 дней со дня подачи заявления (см. п. 1 ст. 230 НК РФ).

Какой бланк использовать

С 01.01.2021 действует приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected], которым вводится новая форма справки о доходах, которая выдается работнику для предоставления в банк или по месту требования. Утвержденный бланк используют для передачи сведений как по итогам года, так и за определенный период.

Показываем пример, как выглядит справка о доходах по форме 2-НДФЛ:

ВАЖНО!
Если работник, в том числе бывший, или иное физическое лицо запрашивает сведения за 2018 и более ранние периоды, организация обязана подготовить документ по форме, которая действовала в тот период. Учитывайте и действовавший на тот момент порядок заполнения справки о доходах, который обычно утвержден тем же приказом ФНС, что и бланк.

Как заполнить справку

Если работник получает заработную плату, отпускные и больничное пособие, алгоритм, как правильно написать справку о доходах 2-НДФЛ для сотрудника, очень простой. Вначале заполняют данные о налоговом агенте (работодателе), затем о получателе дохода (работнике). В табличной части раздела 3 сначала указывают ставку налога 13%. Если выплачивались денежные средства, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 заполняют несколько раз.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сдать форму 6-НДФЛ в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Далее по официальным бумагам заполняют все таблицы — о выплаченных суммах, предоставленных вычетах, общих суммах. Если сведений нет, ставят прочерки.

Обратите внимание на коды доходов и вычетов. Их значения приведены в приложениях к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]. Основные из них:

  • 2000 — для заработной платы;
  • 2300 — для больничных;
  • 2002 — для выплаты премиальных;
  • 2012 — так «закодированы» отпускные;
  • 126 — это код стандартного вычета на ребенка.

Покажем пример — образец справки 2-НДФЛ за 2 месяца 2021 года, где используются некоторые из представленных кодов.

Когда заполните таблицы, укажите сведения о лице, сформировавшем документ или ответственном за его содержание. Понадобятся фамилия, имя и отчество (при наличии), подпись.

Как передать документ

Обычно за документом человек приходит самостоятельно. Но есть и законодательные нормы, как правильно выдать справку о доходах для работника, если тот не появляется. Допустимо отправить документ:

  • в бумажном виде по почте с описью вложения, если в заявлении физическое лицо попросит это сделать или даст письменное согласие на отправку;
  • в электронном виде — по почте или через мессенджеры.

Что касается второго варианта (взаимодействие по электронной почте), справку допустимо отправить по e-mail, но с учетом нескольких моментов:

  • у работодателя имеется электронная подпись, подтверждающая подлинность справки и сведений в ней;
  • стороны договорились об обмене документацией электронным способом.

Учтите, что обычно документ передают третьим лицам — в банк, соцслужбу или ИФНС. Поскольку на законодательном уровне его электронная форма пока не установлена, скан или распечатанный бланк без мокрой печати работодателя сотрудники таких учреждений вправе не принять.

Заполняем декларацию НДС налогового агента

Декларация по НДС налогового агента — обязательная отчетность при возникновении обязанности уплаты налога на добавленную стоимость за иное лицо. Порядок ее формирования зависит от того, является ли сама компания налогоплательщиком или нет.

Бухгалтерия в кадрах Образцы документов Отчетность

23 Сентября 2021 в 11:14

Что означают коды ошибок в декларации по НДС

Код ошибки в декларации по НДС — это шифр, который идентифицирует неточность, допущенную при заполнении отчетности по налогу на добавленную стоимость. Помогает конкретно определить и исправить нарушение.  

Отчетность

20 Сентября 2021 в 13:09

Резидент или нерезидент: иностранцы с РВП и ВНЖ

Вид на жительство — это резидент или нерезидент — для целей налогообложения наличие этого документа, как и разрешения на проживание, роли не играет. Имеет значение количество дней нахождения в РФ.

Бухгалтерия в кадрах Иностранные работники

16 Сентября 2021 в 14:56

Готовим уточненную декларацию по НДС

Уточненная декларация по НДС — это документ, которым налогоплательщик корректирует информацию, поданную ранее. Сроки сдачи исправлений варьируются от 5 дней до 3 лет.

Бухгалтерия в кадрах Образцы документов Отчетность

15 Сентября 2021 в 14:40

Заполняем нулевой расчет по страховым взносам

Нулевой расчет по страховым взносам — отчет по форме РСВ, в котором организация отражает данные об отсутствии начислений и выплат физическим лицам.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

15 Сентября 2021 в 12:14

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА