Как выдать сотруднику справку о доходах
Справка о доходах за год — это официальный документ, который подтверждает сумму, заработанную гражданином. Ее выдают работодатели или налоговые агенты по специальной форме.
Скачать бланк справки о доходах сотрудника со штампиком по установленной форме
Скачать образец справки о доходах в свободной форме 2023 года для сотрудника
Для каких целей работник запрашивает сведения о заработанных суммах
Закон не обязывает сотрудников объяснять, для чего им информация о доходах. Но чаще всего ее требуют в ИФНС для оформления налоговых вычетов и в банках для оформления кредита. Помимо этого, сведения о заработанных суммах иногда запрашивают при расчете среднедушевого дохода семьи для получения социальных выплат и льгот, а еще справка о доходах и суммах налога физического лица в 2023 году понадобится при трудоустройстве на новую работу, чтобы работодатель смог рассчитать сумму пособия по больничному листу.
Как обращаются за документом
В ТК РФ заявлено: если работнику нужен документ, связанный с его трудовой деятельностью, он пишет заявление с просьбой выдать конкретные сведения. Но ни в кодексе, ни в другом нормативном акте не установлена форма обращения. Предполагается свободный формат, но с учетом определенных правил. Из заявления должно быть понятно, кто и что хочет получить, и для этого указывают:
- данные о заявителе;
- сведения о работодателе;
- суть обращения.
Предлагаем взять за основу наш образец заявления в свободной форме работодателю (не забудьте вписать правильные данные):
Генеральному директору ООО «Clubtk.ru» А.В. Воронову от машиниста экскаватора В.М. Заславского Заявление В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ прошу выдать мне справку о доходах за январь — февраль 2023 года. Заславский В.М. Заславский 21.03.2023 |
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как выдать работнику справку о доходах за 2021 год и более поздние периоды. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какой бланк использовать
С 01.01.2022 вступила в силу новая редакция приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (см. приказ ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@), и с этой же даты поменялся шаблон справки о доходах работника для предоставления в банк или по месту требования. Утвержденный бланк используют для передачи сведений как по итогам года, так и за определенный период.
Показываем, как выглядит справка о доходах по форме, которая действует с 1 января 2022 г.:

Как заполнить
Если работник получает заработную плату, отпускные и больничное пособие, алгоритм, как правильно заполнить справку о суммах дохода для сотрудника, очень простой. Вначале вписывают данные о налоговом агенте (работодателе), затем о получателе денежных средств (работнике). В табличной части раздела 3 сначала указывают ставку налога 13 %. Если выплачивались денежные средства, облагаемые по разным ставкам, то разделы 3–5 заполняют несколько раз.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сдать форму 6-НДФЛ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Далее по официальным бумагам заполняют все таблицы — о выплаченных суммах, предоставленных вычетах, общих суммах. Если сведений нет, то ставят прочерки или нули.
Обратите внимание на коды доходов и вычетов и правила, как написать справку о доходах с их использованием. Все необходимые значения приведены в приложениях к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Основные из них:
- 2000 — для заработной платы;
- 2300 — для больничных;
- 2002 — для выплаты премиальных;
- 2012 — так «закодированы» отпускные;
- 126, 127, 128, 129 — это коды стандартных вычетов на детей.
Покажем пример — образец справки о доходах работнику за 2 месяца 2022 года, где используются некоторые из представленных кодов.

Когда заполните таблицы, укажите сведения о лице, сформировавшем документ или ответственном за его содержание. Понадобятся фамилия, имя и отчество (при наличии), подпись.
Как передать документ
Обычно за ним человек приходит самостоятельно. Но есть и законодательные нормы, как правильно выдать документ работнику, если тот не появляется. Допустимо отправить его:
- в бумажном виде по почте с описью вложения, если в заявлении физическое лицо попросит это сделать или даст письменное согласие на отправку;
- в электронном виде — по почте или через мессенджеры.
Что касается второго варианта (взаимодействие по электронной почте), справку допустимо отправить по e-mail, но с учетом нескольких моментов:
- у работодателя имеется электронная подпись, подтверждающая подлинность документа и сведений в нем;
- стороны договорились об обмене документацией электронным способом.
Учтите, что обычно документ передают третьим лицам — в банк, соцслужбу или ИФНС. Поскольку на законодательном уровне его электронная форма пока не установлена, скан или распечатанный бланк без мокрой печати работодателя сотрудники таких учреждений вправе не принять.