Приказ о нормах расхода топлива

Кому и для чего необходимо такое распоряжение

Служебные автомобили используются практически на каждом предприятии. Следовательно, на него ложится обязанность по обеспечению машин топливом и маслами, контролю их использования и списанию. Для оптимизации работы и затрат целесообразно установить нормы расхода горюче-смазочных материалов, которые пригодятся для:

• предупреждения слива топлива водителями или несанкционированной продажи его «на сторону»;
• расчета себестоимости поездки;
• подготовки различной отчетности;
• обоснования затрат при уплате налога на прибыль;
• расчета компенсаций работникам, использующим в рабочих целях личные автомобили.

Утверждают норму распоряжением руководителя организации. С ним обязательно знакомят всех сотрудников, связанных с закупкой, хранением, учетом, списанием ГСМ.

Как определить лимиты

Часть работы уже проделал Минтранс, издав Распоряжение № АМ-23-р, в котором описан порядок расчета лимитов и их значение для некоторых советских, российских и зарубежных автомобилей. Если нужной машины в перечне нет, их придется рассчитывать самим на основании информации завода-изготовителя или контрольных замеров. Важно учесть следующие нюансы:

• замеры завода-изготовителя выполняются по методике всемирно согласованной процедуры испытаний транспортных средств малой грузоподъемности WLTP (Worldwide harmonized Light vehicles Test Procedures);
• при самостоятельном измерении по факту проведения тестового заезда рекомендуем закрепить результат документально, составив какой-либо документ, например акт или справку о фактическом расходовании горючего.

Для определения лимитов используют формулы, приведенные в методических рекомендациях.

Условия эксплуатации ТС не одинаковы все время использования: автомобили ездят по плохим и хорошим дорогам, в городах и на трассах. В связи с этим установка расхода топлива производится с учетом корректировочных коэффициентов, определенных рекомендациями Минтранса:

Особого внимания заслуживают так называемые зимние надбавки. Объективно, в холодное время года горючего используется больше и для недопущения проблем при эксплуатации ТС потребность в нем увеличивают. Но зима — понятие не юридическое, и продолжительность ее в различных климатических зонах отличается. Логично, что и максимальный процент надбавки и период ее действия для разных частей РФ разный.

Конкретная величина устанавливается властями на местах. Если таких распоряжений нет, руководителю дозволено определить коэффициент самому.

Как оформить приказ

Лимит установлен, остается разобраться, как составить приказ о переходе расчета расхода топлива по нормативам и что туда включить. Порядок действий следующий:

Шаг 1. Собираем информацию о потребности в топливе во всех имеющихся автомобилях и самоходных машинах.

Шаг 2. Определяем круг лиц, которых надлежит ознакомить с лимитами, и ответственных за исполнение приказа.

Шаг 3. Составляем документ в свободной форме. Включить в него следует такие сведения:

• дату, место издания;
• срок действия;
• перечень ТС и лимиты для них;
• список ознакамливаемых с распоряжением работников;
• информацию об ответственных лицах.

Готовое распоряжение о нормах расхода топлива и ГСМ подписывает руководитель организации, а ознакомить с его содержанием необходимо всех поименованных в нем лиц.

Вот для примера образец приказа на ГСМ в организации ООО «Clubtk.ru»:

Если в период действия приказа лимиты изменились, в него вносят уточнения или издают новый.

Выглядит образец приказа об утверждении норм расхода топлива и ГСМ на 2023 год при изменении лимитов так:

Срок хранения таких распоряжений определяется организацией самостоятельно. Целесообразно установить его не менее 5 лет, так как подобные документы запрашивают при налоговых проверках.