Что собой представляют топливные карты
Современный способ покупки горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспорта — это приобретение ГСМ по топливным картам, выдаваемым водителям. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. На помощь приходят топливные карты (ТК) — инструмент строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.
Работа с ТК позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках в тот момент, когда это необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации. При переходе на этот способ оплаты учет бензина по топливным картам в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.
Виды ТК различны.
- По обозначенному лимиту:
- лимитированные — доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит выделяется на сутки или неделю;
- нелимитированные, по ним ограничения нет, отпуск топлива производится по потребности.
- По виду баланса:
- денежные — на баланс платежного средства вносится определенная сумма, и в момент, когда происходит заправка ГСМ по топливным картам, его стоимость списывается по цене, актуальной на день совершения операции;
- литровый — держатель ТК приобретает конкретный объем топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без влияния динамики цен на ГСМ.
- По способу расчета:
- дебетовые ТК — их держатель сначала пополняет баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом производится очередной отпуск ГСМ;
- кредитные ТК — отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и отражение топливных карт в бухгалтерском учете вызывает вопросы.
Как оформить
Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию, ее форма индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это главный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.
За изготовление карточки предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре оговаривается возврат ТК, когда действие договора завершится.
Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — произведенная в перечисленных пунктах заправка транспортных средств.
Рекомендации по учету
Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском и налоговом учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно лишь отразить в бухучете правильные проводки. Сначала локальными распорядительными документами закрепляется, на каком счете учитывать ТК, как учитывать бензин по ним и прочие важные моменты. Разберемся, как это сделать правильно.
Топливные карты в бухучете
Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в ее учетной политике. Недостаточно указать, на каком счете учитывать карты, необходимо раскрыть следующую информацию:
- Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо приходуется в бухучете, а затем списывается.
- Нормы на списание горючего по ТК организации — при их определении учитывается категория транспортного средства и период эксплуатации (зима или лето).
- Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по ГСМ.
- Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов, в состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
- Алгоритмы, как принимать к учету и списывать ТК. Необходимо обозначить причины, по которым ТК списывается.
- Правила выдачи ТК сотрудникам, документальное оформление этой процедуры.
Требуется обозначить материально ответственных лиц, использующих ТК в работе и обеспечивающих их сохранность, структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.
Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива — придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал выдачи путевых листов, акт на списание ТК — образцы этих документов допустимо разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы.
В дальнейшем в рамках заключенного договора потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией, причем не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.
Бухучет трат на топливо
Нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, рассмотрим проводки в бухгалтерском учете топливных карт и основы их составления. Обратите внимание, какими записями отражаются хозяйственные операции в организации:
- Покупка и списание ТК.
Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. В большинстве случаев поставщики предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карты и этом случае ее стоимость (без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного на баланс аванса) отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.
В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.
Проводки:
Операция |
Дебет |
Кредит |
---|---|---|
Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки |
60 |
51 |
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной |
10.6 |
60 |
Учтен НДС по ТК |
19 |
60 |
НДС принят к вычету |
68 |
19 |
Стоимость карточки списана в расходы |
20 26 44 |
10.6 |
Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно — работник не получил денег. Топливные карты отнесены к бланкам строгой отчетности, так что допустимо учитывать их на соответствующих забалансовых счетах. Как организуется учет топливных карт на забалансовом счете, следует закрепить в учетной политике.
При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания ТК являются: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.
- Учет ГСМ.
Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода, в обычной практике — ежемесячно.
Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:
- Итоговый отчет по топливным картам, к примеру, за месяц.
- Товарную накладную.
- Счет-фактуру.
- Акт сверки взаиморасчетов.
Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует незамедлительно устранить, а затем оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.
Операция |
Дебет |
Кредит |
---|---|---|
Перечислен аванс на баланс топливной карты |
60.2 |
51 |
ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных |
10.3 |
60.1 |
Учтен НДС |
19 |
60 |
НДС принят к вычету |
68 |
19 |
Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ |
60.1 |
60.2 |
Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов |
20 26 44 |
10.3 |
Налоговый учет
Отдельное внимание уделите правилам налогообложения таких затрат. В учетной политике для целей налогообложения закрепите, как вести учет ГСМ по топливным картам:
- Порядок отнесения затрат на покупку самой ТК. Здесь допустимо несколько вариантов:
- списание на прямые затраты;
- включение в расходы, связанные с содержанием транспортных средств;
- отнесение в состав прочих затрат.
- Порядок отнесения затрат на ГСМ. Расходы этой категории учитываются при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль при соблюдении определенных условий:
- они обоснованны, издержки произведены в рамках установленных норм;
- подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные);
- совершались с целью осуществления основного вида деятельности, приносящей доход.
Проводки по ТК для бюджетников
Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухучет по особым нормам. Но как и коммерческим субъектам, им необходимо обозначить в учетной политике все ключевые его моменты в отношении ТК и ГСМ.
Как отражать в учете бюджетного учреждения такие операции:
- Куплена ТК на сумму 500 рублей.
- Перечислен аванс — 50 000 рублей.
- Заправки по карте — 7000 рублей.
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма, рубли |
---|---|---|---|
Отражены расходы учреждения по изготовлению топливной карты |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 302 26 730 |
500,00 |
Произведена оплата за изготовление ТК |
0 302 26 830 |
0 201 11 610 Одновременно по забалансу По кредиту счета 18 |
500,00 |
Топливная карта принята к учету на забаланс |
03 |
1,00 |
|
Перечислен аванс поставщику ГСМ |
0 206 34 560 |
0 201 11 610 Одновременно по забалансу По кредиту счета 18 |
50 000,00 |
Учтен бензин, полученный водителем при заправке по топливной карте |
0 105 33 340 |
0 302 34 730 |
7000,00 |
Списаны израсходованные ГСМ |
0 401 20 272 0 109 ХХ 272 |
0 105 33 440 |
7000,00 |
Частично зачтен аванс в части полученного топлива по ТК |
0 302 34 830 |
0 206 34 660 |
7000,00 |
Законодательное обоснование
Действующие законодательные нормы:
- Порядок оприходования ГСМ — п. 5 и 6 ПБУ 5/01.
- О переходе прав собственности на топливо — ст. 223 ГК РФ и ст. 458 ГК РФ.
- Вычет по НДС — п. 1 ст. 172 НК РФ.
- Нормы расхода горюче-смазочных материалов — Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р от 14.03.2008.
- Необходимость документального подтверждения затрат на ГСМ — п. 1 ст. 9 закона №402-ФЗ и п. 1 ст. 252 НК РФ.
Особенности для бюджетников закреплены в Приказе Минфина №157н от 01.12.2010 (в ред. 31.03.2018), раздел «Учет материальных запасов».
Распространенные ошибки
Первая, самая распространенная ошибка — это отражение топливных карт на синтетическом счете 71, который используется для расчетов по подотчетам, выданным работникам. Это в корне неверно, так как по факту денежные средства работнику не передаются.
Для учета ТК необходимо их поступление, перемещение и выбытие отражать на соответствующем забалансовом счете.
Вторая ошибка: ТК вовсе не отражается в учете, так как получена бесплатно. Это аналогичное нарушение. Оформите поступление ТК на забалансовых счетах. Стоимость одной ТК укажите равной одному рублю.
Третья ошибка: на забаланс ТК приходуется по фактической стоимости. Не следует принимать на забаланс ТК по той цене, которая фактически уплачена поставщику или изготовителю. Оприходуйте БСО по 1 рублю за карту.