Рейтинг@Mail.ru
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2022 | Скачать форму, бланк
рубрики

Выдаем деньги в подотчет из кассы

КонсультантПлюс

Заявление на выдачу подотчетных сумм — это документ, который является основанием для оформления расходно-кассового ордера и получения наличных денег на руки. Действия подотчетного лица и бухгалтерии регламентируются указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Общие положения ведения кассовых операций

Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, оплату услуг и товаров для нужд предприятия, иные нужды, необходимые для обеспечения деятельности организации. Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. Сокращает вопросы со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при получении денежных средств на руки работникам регулируется принятыми в 2017 году новыми правилами выдачи подотчетных сумм и состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение (приказ или заявление).
  2. Получение денег физическим лицом.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется по распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Иными словами, если нет приказа, работник пишет заявление на выдачу подотчетных сумм, и если это заявление удовлетворят, получит деньги. До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время оно применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет составляется в произвольной форме, содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Документ подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей». Физическое лицо в заявлении вправе указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления в подотчет на командировочные расходы

Организации или ИП вправе выдавать деньги подотчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно и утверждается в ЛНА. Это может быть служебная записка, приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ.

Образец служебной записки на выдачу денежных средств подотчет

Внутренний распорядительный документ обязательно содержит записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Как выдать деньги из кассы

Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм. Передача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). РКО составляется в одном экземпляре. Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится их передача.

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступившее в силу с 19.08.2017, коснулось передачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Уже нет необходимости отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму разрешено в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать подотчет было нельзя. Теперь допускается написать заявление на подотчетные деньги и при положительном решении получить их.

ВАЖНО!
Обратите внимание, что большая сумма накопленных подотчетных сумм привлекает внимание контролирующих органов. Эти суммы квалифицируют как заемные (беспроцентные) средства.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Срок отчета

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги подотчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 указаний № 3210-У).

По новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру допускается направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 указаний № 3210-У).

ВАЖНО!
Чеки ККМ при возврате подотчетных сумм не выдаются. Чек ККМ оформляется только при реализации товаров (работ, услуг).

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышения потраченной суммы денег над суммой, выданной по заявлению на подотчет, работнику следует к авансовому отчету приложить объяснительную записку.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

Из декрета в декрет: какие выплаты полагаются сотруднице

Законодательство обязывает при переходе сотрудницы из одного декрета в другой выплаты на работе предоставлять в особом порядке. Рассказываем, как разобраться в правилах оплаты и документальном оформлении перехода между декретами.

Гарантии и компенсации

24 Июня 2022 в 17:04

Заполняем декларацию по НДС за 2-й квартал: новый бланк

Декларацию НДС сдают, чтобы отчитаться о налогооблагаемых операциях и рассчитать налог на добавленную стоимость к уплате. Отчитываться нужно ежеквартально.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность Образцы документов

23 Июня 2022 в 10:55

Облагаются ли компенсации страховыми взносами

Работодатель должен начислять страховые взносы на компенсации, выплачиваемые в пользу работников. Есть ряд сумм, освобожденных от обложения, но их не так много. Если материально помогаете персоналу, то готовьтесь к уплате взносов. Доказать благие намерения можно только в суде. 

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации

22 Июня 2022 в 13:30

Налогообложение расходов на питание сотрудников

Бесплатные обеды для персонала — настоящая головная боль для бухгалтера, требующая изучения темы по всем фронтам. Здесь поднимаются вопросы не только налогообложения питания сотрудников, но и экономической выгоды мероприятия в целом. Иногда благое дело заканчивается штрафами, судебными разборками и потерей уважения в глазах сотрудников.

Бухгалтерия в кадрах

22 Июня 2022 в 12:30

Нулевой отчет 6-НДФЛ: сдавать или нет

Надо ли сдавать 6-НДФЛ за отчетный квартал 2022 года, если не было начислений зарплаты, — нет, необязательно, но при условии что в течение отчетного периода выплаты не производились. Но, если все же отправите отчет, ФНС обязана его принять, несмотря на отсутствие показателей.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

20 Июня 2022 в 15:59

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА