рубрики

Выдаем денег в подотчет из кассы

С 19 августа 2017 вступили в силу изменения Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Изменения в основном коснулись выдачи денежных средств под отчет. Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм — 2019.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Общие положения ведения кассовых операций

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2019

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2019 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2019 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2019

Скачать

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

Скачать

Выдача денег в подотчет из кассы 2019

Выдача подотчетных сумм работникам 2019 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

РКО по форме КО-2

Скачать

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства, выдача и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

ВАЖНО!
Обратите внимание, что большая сумма накопленных подотчетных сумм, может привлечь внимание контролирующих органов. Данные суммы могут быть квалифицированы как заемные (беспроцентные) средства.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Срок отчета

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Бланк АО-1

Скачать

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

ВАЖНО!
Чеки ККМ при возврате подотчетных сумм не выдаются. Чек ККМ оформляется только при реализации товаров (работ, услуг).

ПКО по форме № КО-1

Скачать

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Что изменилось в платежках на зарплату в 2020 году

Новые правила заполнения платежек вводятся в действие с 01.06.2020 — их уже установил Центральный банк РФ. И это усложнит работу бухгалтера, формирующего платежные документы на выплаты физическим лицам.

Бухгалтерия в кадрах

03 Апреля 2020 в 11:35

Деньги подотчет: что изменилось в правилах выдачи

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Бухгалтерия в кадрах

04 Марта 2020 в 17:05

Имеют ли право арестовать декретные

Могут ли приставы арестовать декретные выплаты? Да, в некоторых случаях такая ситуация возможна, хотя по закону налагать взыскание на детские деньги приставы не вправе. Этого получится избежать, если предпринять меры, не дожидаясь списания средств.

Больничные Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Расчеты с персоналом

03 Марта 2020 в 14:55

Выплаты при увольнении: расчет, налогообложение, учет

Компенсация отпуска при увольнении облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц по особым правилам. При расторжении трудового договора по разным основаниям начисления могут отличаться, поскольку при окончательном расчете иногда начисляют не только компенсацию за неотгулянные отпуска, но и выходное пособие.

02 Марта 2020 в 16:38

Депонированная зарплата: документальное оформление и бухучет

Депонирование заработной платы — это фиксирование суммы оплаты труда, которая не была выплачена сотрудникам по платежному документу. Если организация выдает деньги через кассу, могут возникнуть обстоятельства, при которых в момент выплаты сотрудник не в состоянии ее получить по причине болезни или командировки. Эту ситуацию важно правильно оформить и отразить в бухгалтерском учете.

Бухгалтерия в кадрах

02 Марта 2020 в 16:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА