Заполняем форму 6-НДФЛ. Пошаговая инструкция

О чем идет речь

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) платят как граждане России, так и иностранцы, которые постоянно проживают на территории РФ. На сегодняшний день шкала ставок НДФЛ варьируется от 9 до 35% и зависит от ряда факторов.

Расчет 6-НДФЛ впервые начали сдавать с 1-го квартала 2016 года, и он формируется по всему учреждению — на всю сумму перечисленного платежа. Бланк и инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2023 году закреплены в Приказе ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 в редакции Приказа ФНС № ЕД-7-11/881@ от 29.09.2022. Эту форму применяем с отчетности за 1-й квартал 2023 г.

Так выглядит шаблон 6-НДФЛ в 2023 году, который надо сдавать, начиная с 1 квартала 2023 (Приказ № ЕД-7-11/881@):

Форму готовят все налоговые агенты — юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют выплаты физическим лицам и отчисляют в бюджет НДФЛ. Расчет предоставляется в налоговую инспекцию по месту учета или местонахождения и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения. Учтите, что скачать бесплатно бланк новой формы 6-НДФЛ в 2023 году в excel не получится: налоговики утвердили машиночитаемую форму в pdf-формате

Формат сдачи напрямую зависит от численности персонала. Если численность физических лиц, получивших вознаграждения в налоговом периоде, не превышает 10 человек, то форму КНД 1151100 допустимо предоставить на бумажном носителе (лично или ценным письмом с описью вложения). Во всех остальных случаях расчет предоставляется только в электронном виде через интернет посредством операторов ЭДО или сервиса на сайте налоговой службы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Сроки сдачи отчетности 6-НДФЛ в 2023 году:

• за 2022 г. — до 27.02.2023 (25.02.2023 — суббота);
• за 1-й квартал — до 25.04.2023;
• за полугодие — до 25.07.2023;
• за 9 месяцев — до 25.10.2023;
• за 2023 г. — до 26.02.2024 (25.02.2024 — воскресенье).

Как сформировать расчет

Актуальная пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года на примере ООО «Clubtk.ru».

1. Начинаем заполнение с титульного листа

Заполняем данные организации: наименование, ИНН, КПП, ОКТМО, телефон для связи, Ф.И.О. подписанта и дату предоставления.

Год и код налогового периода:

• 34 — год;
• 21 — 1-й квартал;
• 31 — полугодие;
• 33 — 9 месяцев.

Код налоговой, в которую сдается отчетность, и код места предоставления:

• 214 — по месту учета организации (не являющейся крупнейшей);
• 220 — по месту регистрации обособленного подразделения;
• 120 — по месту жительства индивидуального предпринимателя.

2. Заполняем раздел 1

В разделе 1 отражают сведения только об удержанном налоге, который заплатили в отчетном периоде. Напоминаем, что с 2023 года НДФЛ платят в составе единого налогового платежа. Данные вписываем:

• в поле 021 — уплаченный налог по первому сроку перечисления;
• в поле 022 — по второму сроку перечисления;
• в поле 023 — по третьему сроку перечисления;
• в поле 024 — по четвертому сроку перечисления.

Общая сумма фиксируется в поле 020. Код бюджетной классификации подоходного налога отражается в строке 010.

Если компания возвращала сотрудникам НДФЛ, то сведения о суммах и датах возврата фиксируются в полях 030, 031 и 032. Если такого не было, то в эти строки вписывают нули.

Так выглядит образец заполнения новой формы 6-НДФЛ за 2023 г. — раздел 1 за 1 квартал 2023 г.

3. Переходим к заполнению раздела 2

Здесь указывают сумму дохода, исчисленного и удержанного налога, количество сотрудников. Если выплачивались дивиденды, то для них предусмотрены отдельные поля.

Несколько слов об отражении вычетов. Их не разделяют по видам, а вписывают только обобщенные сведения за отчетный период.

Обратите внимание на то, какие суммы включать в строку 170 6-НДФЛ: только те, которые невозможно удержать. К примеру, доход выплачен в натуральной форме.

Вот пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года в части раздела 2:

4. Заполнение справки

С 2021 года отдельно отчет по форме 2-НДФЛ подавать не надо, справки включили в состав 6-НДФЛ. Передавать необходимые сведения следует по итогам года. То есть при подаче расчета за 4-й квартал надо заполнить справки о доходах и суммах налога физического лица на каждого сотрудника. А для других кварталов (отчетность за 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев) приложение 1 остается пустым.

Как проверять данные

Контрольные соотношения по новой форме расчета довели до налогоплательщиков письмом ФНС № БС-4-11/1981@ от 18.02.2022 (в ред. письма ФНС № БС-4-11/1010@ от 30.01.2023). При проверке отчетной формы в 2023 году пользуемся актуальными контрольными соотношениями. Старые КС из письма ФНС № БС-4-11/3759@ от 23.03.2021 больше не применяются.

Когда необязательно сдавать отчет

Не всегда у организации имеются данные для составления отчета. Например, порядок заполнения отчета 6-НДФЛ предусматривает особые ситуации, когда допустимо не сдавать расчет.

6-НДФЛ не предоставляется в трех случаях:

• отсутствие наемных работников и выплаченных доходов физическим лицам;
• отсутствие сведений, подлежащих отражению в отчете (нулевые показатели) (письмо ФНС России № БС-4-11/7928 от 04.05.2016);
• обособленными подразделениями, не производящими выплаты доходов физическим лицам (письмо ФНС России № БС-4-11/4901 от 23.03.2016).

Если сотрудник получит доход в другой организации или за пределами РФ, то организация в отношении такого дохода не является налоговым агентом (письмо ФНС России № БС-4-11/5602@ от 27.03.2017). И эти выплаты в расчет по форме 6-НДФЛ не включаются.