рубрики

Как правильно подписывать документы

Требования к подписи на документах — это один из разделов правил оформления деловых бумаг. Резолюция относится к обязательным реквизитам делового письма, без которых документ не является официальным.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что это такое

Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются ГОСТом Р 7.0.97-2016, пришедшим на смену ГОСТу Р 6.30-2003 и вступившим в силу с 01.07.2018. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

  • наименование должности расписавшегося лица;
  • его собственноручная подпись;
  • расшифровка (инициалы, фамилия).

Перечислили базовые составляющие, раскрывающие, что входит в состав реквизита подпись, они варьируются в зависимости от того, на каком бланке этот атрибут документа проставляется. Если это не фирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. Примеры подписывания (здесь и далее представлены варианты, представленные в ГОСТ 7.0.97-2016):

Как правильно расписаться

Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются. Примеры центрирования:

В то же время на практике нередко возникает вопрос, как правильно подписывать документы, какими чернилами и ручками следует ставить подпись в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой, может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе.

Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа. Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант:

Для чего нужна

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного и в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, по пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в закреплении документа, выражающего письменное согласие с содержанием сделки. Под сделкой понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей» (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность и позволяет идентифицировать расписавшееся лицо. Правила оформления реквизита подпись регламентируются внутренними локальными нормативными актами, а в случае их отсутствия — ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Особое мнение

Подпись — обязательный элемент официального документа, подтверждающий его подлинность и придающий ему юридическую силу. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТом Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 01.07.2018 и заменил собой ранее действовавший Госстандарт Р 6.30-2003. Но несмотря на это, революционных изменений здесь не произошло.

Как и ранее, подпись должна содержать информацию о лице, подписавшем документ, — его должность, собственноручный автограф, его расшифровку (инициалы и фамилию). Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите подпись регламентируется на локальном уровне. ГОСТ Р 7.0.97-2016 аналогично прежнему Госстандарту прописывает правила оформления подписи не на бланке организации, а на бланке должностного лица либо на документе, составленном комиссией. Но и здесь изменений не прослеживается. Однако, по сравнению с утратившим силу ГОСТом Р 6.30-2003, новый госстандарт описывает требования к оформлению подписи на документе, который визирует не руководитель организации, а лицо, временно исполняющее его обязанности. В этом случае указывается не должность этого лица, а статус, которым он наделен по приказу, например, и. о. генерального директора либо исполняющий обязанности генерального директора.

Отмечу, что недопустимо ставить косую черту или предлог «за» на уже подготовленном и прошедшем согласование проекте документа. В этом случае исправления в реквизите подпись вносятся от руки или с применением соответствующих штампов.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит, который используется при визуализации документов, подписанных электронной подписью. Требования к его оформлению детально изложены в пункте 5.23 ГОСТа. Размещать этот реквизит необходимо в месте, где на аналогичном документе, составленном на бумажном носителе, была бы собственноручная подпись должностного лица. Кроме того, «отметка об электронной подписи» должна быть читаемой и наноситься без перекрытия собой элементов текста.

Предъявляются требования и к содержанию реквизита, в нем необходимо указывать:

  • фразу «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключа, срок его действия;
  • допустимо дополнять этот реквизит изображением герба, эмблемы или товарного знака (знака обслуживания).

Встречается информация, что изменились требования к написанию расшифровки подписи, но это утверждение неверно. Если анализировать образцы, представленные в ГОСТе Р 7.0.97-2016, видно, что никаких изменений тут не произошло. Как и в прежнем Госстандарте, сначала указываются инициалы и только потом фамилия должностного лица, подписавшего документ.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Архивное хранение Делопроизводство

24 Марта 2020 в 17:46

Как отозвать электронную подпись

Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

Делопроизводство Документооборот

27 Августа 2019 в 10:10

Кадровая служба в организации

Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

Делопроизводство Госслужба

21 Августа 2019 в 17:25

Основы делопроизводства: как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно

Врио — это временно исполняющий обязанности. И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2019 в 16:46

Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА