100 0

Как вести журнал регистрации заявлений работников

Образцы документов Управление персоналом Трудовые споры Кадровики советуют

Журнал регистрации заявлений работников — это документ, в котором зафиксированы все официальные письменные обращения сотрудника к работодателю.

Содержание

Обязательно ли вести журнал

В законе нет прямых указаний на необходимость ведения такого документа. Решение вопроса о регистрации личных заявлений работника зависит от желания работодателя. Небольшим фирмам это дает возможность отказаться от бумажной волокиты. Для больших организаций это шанс вести делопроизводство так, как им привычно и удобно, без оглядки на инструкции и правила.

Для чего он нужен

Пример 1

Представьте, что вы работаете в организации и решили пойти в незапланированный отпуск, который согласовали с начальником. Вы написали заявление, отдали его секретарю и ждете, когда вас пригласят на подпись приказа, но долгое время этого не происходит. В отделе кадров вам говорят, что вашего заявления никто не видел, а поэтому отдых вам не положен. В такой ситуации спорить бесполезно — доказать ничего невозможно. Вот тут и пригодился бы единый журнал регистрации или журнал регистрации заявлений на отпуск, который предотвратил бы возникновение таких проблем. Достаточно было бы заглянуть в него, чтобы убедить кадровика, что ваше обращение зафиксировано и необходимо подготовить приказ на отпуск. Кроме того, зарегистрированному обращению присваивается номер, и оно становится уникальным, а работнику выдается копия. Когда делопроизводство ведется по такой схеме, вряд ли что-то потеряется, но даже если это случится, предъявление копии снимет все вопросы.

Пример 2

Вы кадровик. На вашем столе растет стопка письменных обращений от работников, появляется недовольный коллега и с порога начинает атаку. Выясняется, что он обращался с письменной просьбой о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией, но ее не начислили. Кому и когда отдавал бумагу, он не помнит, но уверяет, что отдавал, и готов привести свидетелей. В такой ситуации необходимо разбираться, тратя на это время, а наличие книги учета все бы упростило. Если бы выяснилось, что регистрации письменного обращения и копии нет, сотруднику пришлось бы подавать бумагу и правильно ее регистрировать.

Таким образом, ведение документа учета упрощает жизнь и администрации, и работникам. Он помогает отследить все обращения и не дать им затеряться. Крупные компании идут дальше — ведут раздельную регистрацию заявлений на отпуск, на увольнение и иных обращений. Мелким фирмам это ни к чему — одной книги учета достаточно, если она нужна.

Какие документы надо регистрировать

Перечень законом не установлен, но если в организации книга регистрации заявлений работников заведена, правильнее регистрировать все документы:

  • на отпуск;
  • на увольнение;
  • о выдаче трудовой книжки для предоставления в ПФР при оформлении пенсии;
  • о выдаче копий документов, связанных с работой;
  • на оформление новой трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением;
  • о переносе ежегодного отпуска на другой срок;
  • о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией;
  • о внесении в трудовую книжку сведений о работе по совместительству и др.

Единый стандартный подход ко всем обращениям упорядочит работу, упростит поиск информации и снизит риск конфликтов.

Форма журнала

Поскольку унифицированной формы нет, у организаций, в которых регистрация заявлений работников обязательна, есть возможность разработать форму своими силами. Рекомендуется соблюдать следующие правила:

  1. Обязательна титульная страница с указанием:
    • названия журнала;
    • датой начала и окончания его ведения;
    • ответственного за ведение лица.
  2. Сведения оформляются в виде таблицы, каждый поданный документ заносится в отдельную строку.
  3. В строке указываются:
    • порядковый номер записи;
    • дата;
    • Ф. И. О сотрудника;
    • присвоенный документу входящий номер;
    • примечание, в котором отражается суть письменной просьбы работника (об увольнении, отдыхе, отгуле, и т. д.).

Вот как это выглядит:

Журнал

регистрации заявлений работников организации

Дата создания: «__» ____________ ____ г.

Дата окончания: «__» _______________ ____ г.

N п/п

Дата

Ф. И. О. сотрудника

Входящий номер

Комментарии (суть, куда направлено, получен ли ответ и т. п.)

Ответственный за ведение журнала:

_________________________ (должность, подпись, Ф. И. О.)

При необходимости таблицу дополняют следующей информацией:

  • о занимаемой должности сотрудника;
  • о структурном подразделении;
  • резолюцией руководителя;
  • отметкой об исполнении.

Тогда это выглядит, например, так:

Порядок заполнения

При поступлении от работника на регистрацию заявки в соответствующие графы вписываются порядковый номер записи, дата приема, Ф. И. О. лица, написавшего бумагу, присвоенный документу регистрационный номер. Если есть другие графы, они также заполняются. Копия с входящим регистрационным номером отдается на руки человеку, а документ поступает в работу. После принятия решения по вопросу в графе «Примечание / комментарии» или «Резолюции руководителя» вписывается соответствующая информация и ставится отметка об исполнении решения.

Образец

Сколько хранить журнал

Время хранения реестра всех обращений сотрудников, так же, как и срок хранения журнала регистрации заявлений на увольнение, составляет 50 или 75 лет. Журнал с зарегистрированными заявлениями об отпуске хранится 5 лет (ст. 463 перечня, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).

100
Комментарии
Товстенко Светлана
Автор: Управление персоналом, кадровое делопроизводство, трудовое право Товстенко Светлана

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление "Менеджмент организации", в 2008 г. специализация "Трудовое право и кадровое делопроизводство". С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

19 Публикаций
737 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

  • о документах, которые надо направлять в ФСС для назначения социальных пособий;
  • правилах введения дресс-кода в организациях;
  • порядке и сроках подачи исков о компенсации морального вреда.
Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

  • правилах расследования случаев заболевания медработников коронавирусом;
  • требованиях к справкам о сдаче крови;
  • предложениях по изменению порядка проведения медицинских осмотров.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37880
Анастасия Иванова
Анастасия Иванова
Анастасия Иванова
01.02.2023 в 19:07
Отлично , спасибо за информацию !)
Вера Лекомцева
Вера Лекомцева
Вера Лекомцева
01.02.2023 в 20:12
Добрый день. Коллеги, есть у кого-нибудь критерии kpi для специалиста по кдп? Поделитесь пожалуйста
Настя Петренко
Настя Петренко
Настя Петренко
01.02.2023 в 20:39
На сайте ген прокуратуры по Инн организации
Настя Петренко
Настя Петренко
Настя Петренко
01.02.2023 в 20:43
Мараторий лействовавший с 2022 года по проверкам продлили на 2023 год. Почитайте постановления.
Alejandro White
Alejandro White
Alejandro White
01.02.2023 в 22:04
https://vk.com/wall-218621260_1
Присоединиться к беседе