Как вести журнал регистрации заявлений работников

Обязательно ли вести журнал

В законе нет прямых указаний на необходимость ведения такого документа. Решение вопроса о регистрации личных заявлений работника зависит от желания работодателя. Небольшим фирмам это дает возможность отказаться от бумажной волокиты. Для больших организаций это шанс вести делопроизводство так, как им привычно и удобно, без оглядки на инструкции и правила.

Для чего он нужен

Пример 1

Представьте, что вы работаете в организации и решили пойти в незапланированный отпуск, который согласовали с начальником. Вы написали заявление, отдали его секретарю и ждете, когда вас пригласят на подпись приказа, но долгое время этого не происходит. В отделе кадров вам говорят, что вашего заявления никто не видел, а поэтому отдых вам не положен. В такой ситуации спорить бесполезно — доказать ничего невозможно. Вот тут и пригодился бы единый журнал регистрации или журнал регистрации заявлений на отпуск, который предотвратил бы возникновение таких проблем. Достаточно было бы заглянуть в него, чтобы убедить кадровика, что ваше обращение зафиксировано и необходимо подготовить приказ на отпуск. Кроме того, зарегистрированному обращению присваивается номер, и оно становится уникальным, а работнику выдается копия. Когда делопроизводство ведется по такой схеме, вряд ли что-то потеряется, но даже если это случится, предъявление копии снимет все вопросы.

Пример 2

Вы кадровик. На вашем столе растет стопка письменных обращений от работников, появляется недовольный коллега и с порога начинает атаку. Выясняется, что он обращался с письменной просьбой о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией, но ее не начислили. Кому и когда отдавал бумагу, он не помнит, но уверяет, что отдавал, и готов привести свидетелей. В такой ситуации необходимо разбираться, тратя на это время, а наличие книги учета все бы упростило. Если бы выяснилось, что регистрации письменного обращения и копии нет, сотруднику пришлось бы подавать бумагу и правильно ее регистрировать.

Таким образом, ведение документа учета упрощает жизнь и администрации, и работникам. Он помогает отследить все обращения и не дать им затеряться. Крупные компании идут дальше — ведут раздельную регистрацию заявлений на отпуск, на увольнение и иных обращений. Мелким фирмам это ни к чему — одной книги учета достаточно, если она нужна.

Какие документы надо регистрировать

Перечень законом не установлен, но если в организации книга регистрации заявлений работников заведена, правильнее регистрировать все документы:

• на отпуск;
• на увольнение;
• о выдаче трудовой книжки для предоставления в ПФР при оформлении пенсии;
• о выдаче копий документов, связанных с работой;
• на оформление новой трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением;
• о переносе ежегодного отпуска на другой срок;
• о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией;
• о внесении в трудовую книжку сведений о работе по совместительству и др.

Единый стандартный подход ко всем обращениям упорядочит работу, упростит поиск информации и снизит риск конфликтов.

Форма журнала

Поскольку унифицированной формы нет, у организаций, в которых регистрация заявлений работников обязательна, есть возможность разработать форму своими силами. Рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Обязательна титульная страница с указанием:
   • названия журнала;
   • датой начала и окончания его ведения;
   • ответственного за ведение лица.
2. Сведения оформляются в виде таблицы, каждый поданный документ заносится в отдельную строку.
3. В строке указываются:
   • порядковый номер записи;
   • дата;
   • Ф. И. О сотрудника;
   • присвоенный документу входящий номер;
   • примечание, в котором отражается суть письменной просьбы работника (об увольнении, отдыхе, отгуле, и т. д.).

Вот как это выглядит:

Журнал регистрации заявлений работников организации Дата создания: «__» ____________ ____ г. Дата окончания: «__» _______________ ____ г. N п/п Дата Ф. И. О. сотрудника Входящий номер Комментарии (суть, куда направлено, получен ли ответ и т. п.) Ответственный за ведение журнала: _________________________ (должность, подпись, Ф. И. О.)

При необходимости таблицу дополняют следующей информацией:

• о занимаемой должности сотрудника;
• о структурном подразделении;
• резолюцией руководителя;
• отметкой об исполнении.

Тогда это выглядит, например, так:

Порядок заполнения

При поступлении от работника на регистрацию заявки в соответствующие графы вписываются порядковый номер записи, дата приема, Ф. И. О. лица, написавшего бумагу, присвоенный документу регистрационный номер. Если есть другие графы, они также заполняются. Копия с входящим регистрационным номером отдается на руки человеку, а документ поступает в работу. После принятия решения по вопросу в графе «Примечание / комментарии» или «Резолюции руководителя» вписывается соответствующая информация и ставится отметка об исполнении решения.

Образец

Сколько хранить журнал

Время хранения реестра всех обращений сотрудников, так же, как и срок хранения журнала регистрации заявлений на увольнение, составляет 50 или 75 лет. Журнал с зарегистрированными заявлениями об отпуске хранится 5 лет (ст. 463 перечня, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).