Как вести журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации заявлений работников — это документ, в котором зафиксированы все официальные письменные обращения сотрудника к работодателю.
Скачать образец журнала регистрации заявлений работников (бланк)
Скачать образец заполнения журнала регистрации заявлений работников
Образец журнала регистрации заявлений на увольнение
Обязательно ли вести журнал
В законе нет прямых указаний на необходимость ведения такого документа. Решение вопроса о регистрации личных заявлений работника зависит от желания работодателя. Небольшим фирмам это дает возможность отказаться от бумажной волокиты. Для больших организаций это шанс вести делопроизводство так, как им привычно и удобно, без оглядки на инструкции и правила.
Для чего он нужен
Пример 1
Представьте, что вы работаете в организации и решили пойти в незапланированный отпуск, который согласовали с начальником. Вы написали заявление, отдали его секретарю и ждете, когда вас пригласят на подпись приказа, но долгое время этого не происходит. В отделе кадров вам говорят, что вашего заявления никто не видел, а поэтому отдых вам не положен. В такой ситуации спорить бесполезно — доказать ничего невозможно. Вот тут и пригодился бы единый журнал регистрации или журнал регистрации заявлений на отпуск, который предотвратил бы возникновение таких проблем. Достаточно было бы заглянуть в него, чтобы убедить кадровика, что ваше обращение зафиксировано и необходимо подготовить приказ на отпуск. Кроме того, зарегистрированному обращению присваивается номер, и оно становится уникальным, а работнику выдается копия. Когда делопроизводство ведется по такой схеме, вряд ли что-то потеряется, но даже если это случится, предъявление копии снимет все вопросы.
Пример 2
Вы кадровик. На вашем столе растет стопка письменных обращений от работников, появляется недовольный коллега и с порога начинает атаку. Выясняется, что он обращался с письменной просьбой о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией, но ее не начислили. Кому и когда отдавал бумагу, он не помнит, но уверяет, что отдавал, и готов привести свидетелей. В такой ситуации необходимо разбираться, тратя на это время, а наличие книги учета все бы упростило. Если бы выяснилось, что регистрации письменного обращения и копии нет, сотруднику пришлось бы подавать бумагу и правильно ее регистрировать.
Таким образом, ведение документа учета упрощает жизнь и администрации, и работникам. Он помогает отследить все обращения и не дать им затеряться. Крупные компании идут дальше — ведут раздельную регистрацию заявлений на отпуск, на увольнение и иных обращений. Мелким фирмам это ни к чему — одной книги учета достаточно, если она нужна.
Какие документы надо регистрировать
Перечень законом не установлен, но если в организации книга регистрации заявлений работников заведена, правильнее регистрировать все документы:
- на отпуск;
- на увольнение;
- о выдаче трудовой книжки для предоставления в ПФР при оформлении пенсии;
- о выдаче копий документов, связанных с работой;
- на оформление новой трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением;
- о переносе ежегодного отпуска на другой срок;
- о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией;
- о внесении в трудовую книжку сведений о работе по совместительству и др.
Единый стандартный подход ко всем обращениям упорядочит работу, упростит поиск информации и снизит риск конфликтов.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли вести журнал регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу и каков срок их хранения. Используйте эти инструкции бесплатно.
Форма журнала
Поскольку унифицированной формы нет, у организаций, в которых регистрация заявлений работников обязательна, есть возможность разработать форму своими силами. Рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Обязательна титульная страница с указанием:
- названия журнала;
- датой начала и окончания его ведения;
- ответственного за ведение лица.
- Сведения оформляются в виде таблицы, каждый поданный документ заносится в отдельную строку.
- В строке указываются:
- порядковый номер записи;
- дата;
- Ф. И. О сотрудника;
- присвоенный документу входящий номер;
- примечание, в котором отражается суть письменной просьбы работника (об увольнении, отдыхе, отгуле, и т. д.).
Вот как это выглядит:
Журнал регистрации заявлений работников организации Дата создания: «__» ____________ ____ г. Дата окончания: «__» _______________ ____ г.
Ответственный за ведение журнала: _________________________ (должность, подпись, Ф. И. О.) |
При необходимости таблицу дополняют следующей информацией:
- о занимаемой должности сотрудника;
- о структурном подразделении;
- резолюцией руководителя;
- отметкой об исполнении.
Тогда это выглядит, например, так:

Порядок заполнения
При поступлении от работника на регистрацию заявки в соответствующие графы вписываются порядковый номер записи, дата приема, Ф. И. О. лица, написавшего бумагу, присвоенный документу регистрационный номер. Если есть другие графы, они также заполняются. Копия с входящим регистрационным номером отдается на руки человеку, а документ поступает в работу. После принятия решения по вопросу в графе «Примечание / комментарии» или «Резолюции руководителя» вписывается соответствующая информация и ставится отметка об исполнении решения.
Образец

Сколько хранить журнал
Время хранения реестра всех обращений сотрудников, так же, как и срок хранения журнала регистрации заявлений на увольнение, составляет 50 или 75 лет. Журнал с зарегистрированными заявлениями об отпуске хранится 5 лет (ст. 463 перечня, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).