Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем нужна номенклатура дел

Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы навести полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Дело — это отдельный документ или совокупность документации, которая относятся к одному вопросу, помещается под одну обложку и имеет одинаковый срок хранения. А порядок распределения отдельных актов в дела и определяется номенклатурой дел (НД). В делопроизводстве базой для их систематизации является правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. По ней образуют и описи документации для их отправки в архив.

Среди основных задач:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна номенклатура дел

Закон обязывает составлять НД только определенные компании. Прежде всего это предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям составлять этот перечень не обязательно. Они вправе решать, насколько это необходимо, с учетом объема документооборота, структуры и иных особенностей предприятия. В негосударственных компаниях их составляют в соответствии с внутренними нормативными актами.

Эксперты говорят, что НД желательно составить каждому юридическому лицу. Поскольку она помогает систематизировать делопроизводство и обеспечивать сохранность архивных документов, соблюсти сроки хранения. К ним относится, в частности, документация по личному составу, которая создается в любой компании, и за отсутствие которой предприятие рискует получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Виды номенклатуры дел

Существуют три вида номенклатуры дел (п. 8 правил):

• типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

Госорганы и организации, в которых есть подведомственные учреждения, разрабатывают типовую или примерную НД. В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется один перечень. В нем указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется отдельный перечень, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел

Впервые ее необходимо разработать в самом начале деятельности организации. Разрешается и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года ее допустимо, при необходимости, пересматривать. В этом случае вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю.

Базируется она на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах и перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При ее разработке необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Есть несколько основных этапов ее утверждения. Первый этап — ее разрабатывают в подразделении организации. Второй — ее подписывает начальник подразделения. Если в отделе есть собственная экспертная комиссия, она согласовывает ее перед подписанием. Третий — утверждают приказом руководителя предприятия. Перед этим ее проверяет экспертная комиссия компании.

Вот пример такого приказа:

Структура номенклатуры дел

Унифицированная сводная форма для организации содержится в приложении № 1 к Приказу Росархива № 77. Она составляется на основании НД структурных подразделений (рекомендуемый образец есть в приложении № 2 к Приказу № 77).

В соответствие с утвержденной формой, в ней содержатся:

• индекс;
• наименование;
• количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года;
• срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен;
• примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения номенклатуры дел

Теперь покажем конкретно, как выглядит образец номенклатуры дел в ДОУ на 2024 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой есть возможность ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три есть возможность взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура состоит как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например, индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы присвоим им номера через слэш или черту:

• 01-01/... — начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/...;
• 01-03/....

Номенклатуру дел с новыми сроками хранения необходимо утвердить не позднее начала нового календарного года.

Определение сроков хранения номенклатуры дел

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

В НД обязательно указывают сроки хранения каждого типа документации. Сроки хранения определяются по перечню типовых архивных документов и инструкцией к нему, утв. Приказами Росархива № 236 и № 237 от 20.12.2019, и требованиям иных законодательных актов к этим документам.

Если вы не нашли необходимую информацию в предоставленных источниках, фирма вправе назначить срок хранения самостоятельно.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2024 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Росархива № 236, законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров аналогично регламентировано законодательно в КоАП РФ. В связи с этим номенклатуру дел отдела кадров на 2024 год с новыми сроками хранения составляет специально назначенный сотрудник, затем ее оформляют приказом, который утверждает руководитель организации.

Вот пример, как составить перечень для отдела кадров:

Где хранится номенклатура дел

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов по номенклатурам дел в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документацию необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Документы до 10 лет хранения допускается хранить как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. Если их срок выше, то только в архиве.

Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов по номенклатуре дел

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документация, содержащая ценную в научном и практическом отношении информацию, должна храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов и заведующих канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основной задачей экспертной комиссии является рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.