Что такое письмо об отсутствии картотеки, и кому его отправлять
Письмо об отсутствии картотеки — это запрос от организации в финансовое учреждение (банк или казначейство) для получения справки, подтверждающей, что у компании нет неисполненных платежных документов на расчетном счете. Эта информация чаще всего требуется при оформлении кредитов и для получения пособий из ФСС.
Зачем нужно
Для получения справки об отсутствии задолженностей на расчетном счете оформляется письмо — запрос об отсутствии картотеки.
Банковская картотека — это неисполненные платежные документы, которые находятся на контроле банка, где открыт расчетный счет плательщика. Перечень по счету создается только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, для частных лиц эти сведения не предусмотрены.
Перечни бывают двух видов:
- картотека № 1 (или очередь № 1) — это сведения о внебалансовом счете кредитной организации № 90901, на котором отражаются расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты;
- картотека № 2 (или очередь № 2) — внебалансовый счет кредитной организации № 90902, на котором видны расчетные документы, не оплаченные в срок. Предназначена для запросов, исполнение которых не представляется возможным ввиду нехватки финансов у организации.
Наличие картотеки 2 является одним из факторов, показывающих, что финансовое положение компании неустойчиво, так как она не исполняет в срок свои обязательства. Для подтверждения стабильного финансового состояния, если фирма захочет получить дополнительное финансирование или взять кредит, потребуется справка об отсутствии картотеки по расчетному счету.
Информацию об отсутствии задолженностей требуется предъявлять и в ФСС для перечисления суммы компенсаций юридическому лицу в том случае, если пособия, которые положены сотрудникам организации, еще не были им переведены. Документ служит доказательством, что перечисленные ФСС средства не спишут на погашение иных задолженностей, а отправят целенаправленно на необходимые выплаты.
Справка из банка об отсутствии картотеки 2 нужна и в других случаях: при участии в тендерах или госзакупках, для информирования инвесторов, при слиянии компаний, при запросе из проверяющих органов, например прокуратуры, то есть там, где необходимо подтверждение устойчивости финансового положения организации.
Как получить
Для получения сведений о наличии или отсутствии неисполненных платежных документов компания запрашивает информацию в финансовом учреждении — банке или казначействе. Справка о наличии или отсутствии текущей картотеки выдается тем банком, где открыт расчетный счет компании. Если фирма обслуживается в нескольких финансовых учреждениях, то информацию потребуется запросить во всех банках-партнерах.
Запрос пишется в произвольной форме на бланке организации. В случае отсутствия бланка заявление оформляют на листе А4, указывая в шапке запроса все реквизиты компании — наименование, ИНН, ОГРН и т. д. Документ допустимо как писать от руки, так и печатать, но при оформлении необходимо соблюдать правила деловой переписки.
В запросе обязательно уточняют номер расчетного счета, по которому требуется информация. Если в одном банке открыты несколько счетов, в письме перечисляется, по каким из них конкретно нужны данные. В сообщении указывают количество экземпляров запрашиваемой справки — от этого зависит, какую сумму предъявит банк к оплате за услугу.
Стоит указать в сообщении и способ оплаты оказанной услуги. Например, списанием с расчетного счета организации или оплатой по выставленному счету. Желательно сообщить о причине запрашиваемой информации, но указание причины обязательным не является.
Письмо, чтобы получить образец справки в ФСС об отсутствии картотеки, и запрос для получения справки об отсутствии картотеки для получения кредита в оформлении не отличаются.
Подписывает заявку руководитель организации. Обязательный атрибут такого запроса — дата.
Пример
Сколько стоит
Стоимость справки в банке не зависит от причины ее получения. И для предоставления в ФСС, и для получения кредита цена информации одинакова. Но стоимость ответа на запрос в разных банках отличается в соответствии с тарифами кредитной организации, которые каждый банк устанавливает самостоятельно. Кроме того, цены меняются в зависимости от условий заключенного договора на обслуживание. Например, образец справки об отсутствии картотеки 2 в Сбербанке стоит 400 руб. без НДС за каждый документ на бумажном носителе. А в банке ВТБ (ПАО) выдача такой справки стоит 200 руб. за каждый бланк. Обычно ответ выдается в течение 3 дней. Но если справка нужна срочно, то за срочность банк возьмет дополнительную плату.
