Скачать образец приказа об утверждении графика документооборота предприятия на 2020 год
Скачать график документооборота с изменениями на 2020 год
Скачать образец регламента документооборота бухгалтерских документов в компании на 2020 год
Скачать образец графика документооборота первичных учетных документов организации (шаблон)
Что это за график и для чего он нужен
Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.
Кто его разрабатывает
За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.
Как его составить
Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:
- Создание файла.
- Предварительное рассмотрение.
- Регистрация.
- Принятие решения.
- Направление на исполнение.
- Контроль за исполнением.
- Исполнение.
- Определение сроков хранения.
- Передача на хранение.

ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).
В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись и когда она используется в системе документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример ГДО
Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.

Как оформить внедрение ГДО
Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:
- об утверждении приложения к приказу;
- об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
- о назначении ответственного.
Приказ подписывается генеральным директором предприятия.
Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.
Образец приказа
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» Приказ №36 об утверждении графика документооборота г. Санкт-Петербург, 21.10.2020 ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор Воронов А. В. |
Кто контролирует исполнение ГДО
По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.