рубрики

График документооборота: зачем нужен и как составить

КонсультантПлюс

График документооборота — это внутренний акт компании, который регулирует движение документации предприятия от ее создания до сдачи на хранение. Он помогает соблюсти срок сдачи отчетности и наладить взаимодействие подразделений.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что это за график и для чего он нужен

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

Кто его разрабатывает

За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.

Как его составить

Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:

  1. Создание файла.
  2. Предварительное рассмотрение.
  3. Регистрация.
  4. Принятие решения.
  5. Направление на исполнение.
  6. Контроль за исполнением.
  7. Исполнение.
  8. Определение сроков хранения.
  9. Передача на хранение.

ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).

В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.

Пример ГДО

Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.

Как оформить внедрение ГДО

Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:

  • об утверждении приложения к приказу;
  • об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
  • о назначении ответственного.

Приказ подписывается генеральным директором предприятия.

Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

Приказ №36

об утверждении графика документооборота

г. Санкт-Петербург, 21.10.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить график документооборота согласно приложению №1 к данному приказу.
  2. Вести документооборот в ООО «Clubtk.ru» в соответствии с утвержденным графиком.
  3. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера Смирнову В. Ф.

Генеральный директор Воронов А. В.

Кто контролирует исполнение ГДО

По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Как правильно написать письмо-просьбу

Письмо-просьба — это документ, в котором содержится обращение с предложением содействия, прошение о предоставлении документов, отсрочке и т.д. Составляется в рамках договорных отношений или без них. 

Документооборот

07 Апреля 2021 в 13:52

Как написать ответ на заявление

Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос. власти или местного самоуправления предоставляет заявителю запрошенную им информацию.

Госслужба Документооборот

06 Апреля 2021 в 12:57

Как составить уведомление об одностороннем расторжении договора

Уведомление о расторжении договора – это отказ одной стороны контракта от его исполнения. Односторонний отказ допустим, если такое право предусмотрено законом или контрактом.

Договоры Документооборот

02 Апреля 2021 в 11:35

Когда подготовить ответ на обращение граждан

Сколько дней дается на ответ на обращение граждан — до тридцати. В определенных законом случаях срок увеличивают.

Госслужба Законодательство

02 Апреля 2021 в 11:35

Как составить исковое заявление в суд

Исковое заявление в суд — это процессуальный документ, который гражданин или компания подает в судебный орган для защиты своих гражданских прав. Для его оформления предусмотрены обязательные правила.

Документооборот Трудовые споры

25 Марта 2021 в 10:21

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА