График документооборота: зачем нужен и как составить

Что это за график и для чего он нужен

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

Кто его разрабатывает

За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.

Как его составить

Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:

1. Создание файла.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрация.
4. Принятие решения.
5. Направление на исполнение.
6. Контроль за исполнением.
7. Исполнение.
8. Определение сроков хранения.
9. Передача на хранение.

ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).

В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.

Пример ГДО

Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.

Как оформить внедрение ГДО

Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:

• об утверждении приложения к приказу;
• об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
• о назначении ответственного.

Приказ подписывается генеральным директором предприятия.

Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» Приказ №36 об утверждении графика документооборота г. Санкт-Петербург, 21.10.2020 ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить график документооборота согласно приложению №1 к данному приказу. Вести документооборот в ООО «Clubtk.ru» в соответствии с утвержденным графиком. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера Смирнову В. Ф. Генеральный директор Воронов А. В.

Кто контролирует исполнение ГДО

По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.