Как написать информационное письмо в банк о деятельности организации

Обязательно ли направлять в банк пояснения

Кредитная организация при открытии расчетного счета или при получении запроса на совершение операции, не характерной для их клиента, в соответствии с положениями закона о противодействии отмыванию доходов (№ 115 ФЗ), вправе запросить у компании пояснения о характере осуществляемой деятельности, о цели финансово-хозяйственной деятельности юридического лица для банка, об источниках финансирования. Банк не вправе проводить подозрительную операцию (ст. 7 ФЗ № 115): нетипичный источник поступления средств из-за нехарактерного для компании договора, нехарактерного для организации назначения платежа и пр.

Обязанности по предоставлению пояснений у юрлиц нет. Но если их не направить, банк откажет в осуществлении операции.

Кто и по каким правилам составляет письмо

В любой организации составить сведения о компании и о предпринимательской деятельности, осуществляемой ею, поручают сотруднику, который занимается деловой перепиской: секретарю, юристу, бухгалтеру. Документ согласовывают в юротделе и у руководителя.

Специальных требований к документу и единого образца письма с описанием деятельности организации для банка законом не установлено, его составляют в свободной форме.

Придерживайтесь общих требований делопроизводства:

• используйте фирменный бланк (при наличии);
• изложите информацию, запрошенную банком;
• укажите перечень прилагаемых документов;
• поставьте подпись руководителя и печать.

Документ адресуют на имя руководителя подразделения банка: операционный или договорный отдел, отдел безопасности. В шапке указывают Ф.И.О. специалиста, направившего запрос (исполнителя), и исходящий номер.

В зависимости от характера запрошенных сведений иногда достаточно направить общую информацию о компании, для этого используют утвержденный в организации шаблон или карточку предприятия.

Образец

Пример информационного письма о деятельности компании:

Образец карточки предприятия:

Полное — Общество с ограниченной ответственностью ___________ Сокращенное — ООО ______________ Юридический адрес: ________________________ Почтовый адрес: ___________________________ ИНН _____________ КПП __________________ ОГРН ___________________ ОКВЭД (основной) ____________________________ ОКВЭД (дополнительный) ______________________ Основные контрагенты: ________________________ Основной источник финансирования ____________ Тел. ____________________ Эл. почта _______________ Генеральный директор _______________________ Главный бухгалтер ___________________

Как направить письмо

Готовый документ отправляют в зависимости от предпочтительного способа связи с банком: вручают лично, направляют письмом или по электронной почте. Клиенты направляют письма через электронный банк.

Обычно банки отправляют запрос на письмо на электронную почту, прикладывают шаблон, по образцу которого предлагают составить документ компании, и указывают, по какому адресу направить ответ.