Как написать письмо-предложение о сотрудничестве

Когда пишут письмо

Письмо о сотрудничестве составляется для текущих или потенциальных партнеров. Это делается в целях:

• заключения новых сделок;
• осуществления совместных проектов;
• расширения бизнеса и получения дополнительных рынков сбыта;
• освоения новых областей производства и деятельности.

Письма о сотрудничестве — это важная часть деловой переписки, конкретное предложение с указанием основных преимуществ для привлечения контрагента.

В некоторых организациях разработанобразец письма о готовности к сотрудничествуи бланк обращения о совместной деятельности. Отвечать на коммерческие письма не обязательно, деловая этика позволяет этого не делать, так как очевидно, что их рассылка является частью рекламной деятельности компании. Если предложение позволяет сделать вывод о готовности адресанта заключить контракт, содержит все существенные условия, оно является офертой по ст. 435 ГК РФ. Оферта связывает направившую ее компанию с момента получения предложения адресатом. Это означает, что, если получатель выразит желание заключить договор, оферент обязан его заключить на изложенных им условиях.

Кто и на чье имя его составляет

Коммерческое предложение — совместный труд специалистов, менеджеров и маркетологов. Первоначальный текст целесообразно доверить специалисту, курирующему направление деятельности в компании-отправителе. Бланк, «рыбу» готовит секретариат (он может быть разработан заранее, утвержден в локальных нормативных актах). Текст и бланк совмещают маркетологи, отвечающие за продвижение продукта и исследование рынка. Они формулируют преимущества работы с компанией, чтобы привлечь внимание контрагента и заинтересовать его.

Эта схема обязательной не является, руководитель самостоятельно решает, кто готовит письмо, и вправе поручить эту работу конкретному специалисту.

При формировании обращения рекомендуется узнать фамилию, имя и отчество руководителя предприятия, принимающего решения о заключении контрактов. Эффективнее работают адресные предложения.

Что писать в письме и как его оформить

Обязательно ли использовать образец, как написать письмо о предложении сотрудничества, чтобы оно заинтересовало адресата? Содержание и структура — полностью на усмотрение руководителя, главное — побудить заключить сделку. Основная задача — это не только привлечь внимание, но и убедить потенциального контрагента ответить на обращение, позвонить, написать и в итоге заключить соглашение. Что написать, решает исполнитель, визирует документ руководитель. На практике гораздо рациональнее изложить предлагаемые условия взаимодействия сжато, лаконично и конкретно, броские рекламные лозунги вызывают сомнения в надежности компании, длинные письма обычно не читают. Важно выделить основное и структурировать документ таким образом, чтобы его удобно было читать.

Структура документа:

• адресная часть с указанием адресата и отправителя — в правом верхнем углу;
• тема (чтобы сразу было ясно содержание), расположенная в левом верхнем углу;
• обращение — по центру;
• введение с информацией о компании-адресанте;
• описательная часть с конкретными предложениями;
• приложения;
• подпись.

Рекомендации по составлению:

• обращение по имени и отчеству;
• обязательность указания темы;
• использование бланка, так письмо выглядит солиднее;
• указание на основные тезисы, введение и описательная часть должны занимать не более 2/3 страницы;
• указание телефона для уточнения деталей;
• избегание канцеляризмов, штампов;
• деловой стиль;
• ориентация на партнера и его интересы, указание на конкретные и достоверные цифры, факты и предложения;
• приложение дополнительных материалов для информирования потенциального партнера.

Образец

Образец предложения к сотрудничеству

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111 Генеральному директору ООО «Статус» А.Н. Колеву от ООО «Clubtk.ru» О сотрудничестве по вопросу реализации продукции Уважаемый Александр Николаевич! ООО «Clubtk.ru» предлагает Вам представительство компании в Вашем регионе. Мы реализуем новую компьютерную программу по созданию иллюстраций. ООО «Clubtk.ru» с 2010 года занимает ведущую роль на рынке, работы нашей программы награждены премией за лучшую иллюстрацию в области промышленности и делопроизводства 2020 года. Мы сотрудничаем со Сбербанком, Роспотребнадзором, Федеральной антимонопольной службой. Вам мы предлагаем интересную работу и агентский процент от сделки (10%). Также наше предложение включает в себя: курс практической подготовки; поддержку наших специалистов на всех этапах сотрудничества; обеспечение специальной литературой; самостоятельность в вопросах применения скидок, бонусов; приобретение продукции со значительной скидкой (30%). Предложение действует до 30.11.2020. Все интересующие Вас вопросы Вы можете уточнить по телефону: (812)7121212. Образцы иллюстраций представлены на официальном сайте clubtk.ru, в прилагаемом журнале. Приложение: Журнал образцов иллюстраций. Генеральный директор А.В. Воронов 20.10.2020.

Как отправить

Есть несколько способов направить письмо с предложением о сотрудничестве:

• по электронной почте. Но есть риск, что письмо попадет в папку «Спам» или его сразу удалят. Рациональнее использовать электронную почту, когда связи уже налажены, с текущими партнерами;
• по Почте России. Для массовой рассылки вариант неподходящий, но эффективный для отправки индивидуальных обращений;
• посредством факса. Этот способ используется и не потерял своей актуальности;
• нарочным под входящий. Это вариант для особо ценных адресатов;
• через мессенджеры, если руководители или специалисты знакомы лично.