рубрики

Как написать письмо с отказом

КонсультантПлюс

Письмо-отказ — это документ, в котором содержится отрицательный ответ на направленное ранее предложение.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Как составить письмо с отказом

Основные правила к содержанию документа:

  • официально-деловой стиль, вежливый тон, уважительное обращение;
  • в ответе обязательна ссылка на входящую корреспонденцию;
  • грамотность, лаконичность и отсутствие сложной терминологии, корректность отказа;
  • объяснение причин негативного ответа приветствуется и в деловой культуре признается хорошим тоном;
  • предложение альтернативного варианта, если такое допустимо.

Структура письма:

  1. Реквизиты отправителя и получателя, дата и номер исходящего документа. Чаще всего используют фирменный бланк.
  2. Обращение. Лучше всего обращаться персонально — «Уважаемый(-ая) … (имя и отчество)!».
  3. Вводная часть. Включает информирование о получении предложения и выражение благодарности за проявленный интерес.
  4. Основная часть. Содержит доводы и причины, послужившие к отклонению оферты или приглашения.
  5. Заключительная часть. Представляет вывод о невозможности сотрудничества в настоящий момент. Если проект интересен при других условиях, то выражается встречное предложение с новыми данными.
  6. Подпись уполномоченного лица. Обычно расписывается руководитель компании. Но допускается подпись иного сотрудника, у которого есть на это полномочия.

Как направить письмо

Деловую переписку ведут:

  • посредством почтовых отправлений;
  • через электронную почту, факс;
  • передачей документов нарочно;
  • посредством электронного документооборота.

Очень важно направить ответ своевременно, учитывая сложившиеся с контрагентом отношения и вопрос, который рассматривается. Поэтому способы отправления следует выбирать, исходя из сроков, указанных в направленном вам письме, наличия допустимых вариантов связи, обязательности подтверждения отправки ответа.

Пример: руководителя организации пригласили выступить на мероприятии. Приглашение поступило 11.01.2021, конференция проводится 18.01.2021. Вполне обоснованно отказаться от участия по электронной почте, чтобы заранее об этом предупредить организаторов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отказать соискателю в приеме на работу. Используйте эти инструкции бесплатно.

Примеры

ООО «Clubtk.ru»

ИНН 1213141516

КПП 111111111

ОГРН 1234567891011

123456, Санкт-Петербург, улица Правды,1

Директору

ООО «Василек»

Степанову С.С.

123456, г.Город,

ул. Цветочная, д.5

Исх. № 1/21 от 20.01.2021

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленный к нашей компании интерес. На Ваше предложение от 11.01.2021 исх. № 11 о сотрудничестве вынуждены ответить отказом, так как ООО «Clubtk.ru» не специализируется на услугах по аренде недвижимости.

С уважением,

генеральный директор Воронов Воронов Андрей Викторович
Легализация иностранных документов для работы в России

Легализация документов — это наделение официальных бумаг юридической силой на территории другого государства.

Документооборот Иностранные работники

11 Июня 2021 в 08:58

Оформляем паспорт безопасности объекта в 2021 году

Паспорт антитеррористической защищенности объекта в 2021 году — это документ, в котором детально отражено, насколько параметры зданий соответствуют необходимым требованиями и какие меры предусмотрены для защиты населения в чрезвычайных обстоятельствах. Оперативные службы используют эти сведения для предотвращения всевозможных угроз.

Документооборот

09 Июня 2021 в 16:27

На какой срок можно выдать доверенность

Срок действия доверенности — один год, если не указана точная дата. Без указания даты составления документа он недействителен.

Документооборот

07 Июня 2021 в 16:49

Доверенность на получение груза в транспортной компании

Доверенность на получение груза — это документ, содержащий правовой допуск. Он выдается уполномоченному лицу для предъявления в транспортно-экспедиторские компании.

Документооборот

07 Июня 2021 в 10:35

Нужно ли менять доверенность при смене паспорта

Действительна ли доверенность при смене паспорта (доверенного лица или доверителя) — да, это обстоятельство не влечет за собой прекращение действия документа.

Документооборот

04 Июня 2021 в 11:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА