Как написать письмо с отказом

Как составить письмо с отказом

Основные правила к содержанию документа:

• официально-деловой стиль, вежливый тон, уважительное обращение;
• в ответе обязательна ссылка на входящую корреспонденцию;
• грамотность, лаконичность и отсутствие сложной терминологии, корректность отказа;
• объяснение причин негативного ответа приветствуется и в деловой культуре признается хорошим тоном;
• предложение альтернативного варианта, если такое допустимо.

Структура письма:

1. Реквизиты отправителя и получателя, дата и номер исходящего документа. Чаще всего используют фирменный бланк.
2. Обращение. Лучше всего обращаться персонально — «Уважаемый(-ая) … (имя и отчество)!».
3. Вводная часть. Включает информирование о получении предложения и выражение благодарности за проявленный интерес.
4. Основная часть. Содержит доводы и причины, послужившие к отклонению оферты или приглашения.
5. Заключительная часть. Представляет вывод о невозможности сотрудничества в настоящий момент. Если проект интересен при других условиях, то выражается встречное предложение с новыми данными.
6. Подпись уполномоченного лица. Обычно расписывается руководитель компании. Но допускается подпись иного сотрудника, у которого есть на это полномочия.

Как направить письмо

Деловую переписку ведут:

• посредством почтовых отправлений;
• через электронную почту, факс;
• передачей документов нарочно;
• посредством электронного документооборота.

Очень важно направить ответ своевременно, учитывая сложившиеся с контрагентом отношения и вопрос, который рассматривается. Поэтому способы отправления следует выбирать, исходя из сроков, указанных в направленном вам письме, наличия допустимых вариантов связи, обязательности подтверждения отправки ответа.

Пример: руководителя организации пригласили выступить на мероприятии. Приглашение поступило 11.01.2021, конференция проводится 18.01.2021. Вполне обоснованно отказаться от участия по электронной почте, чтобы заранее об этом предупредить организаторов.

Примеры