Как написать письмо с отказом

Как составить письмо с отказом

Основные правила к содержанию документа:

• официально-деловой стиль, вежливый тон, уважительное обращение;
• в ответе обязательна ссылка на входящую корреспонденцию;
• грамотность, лаконичность и отсутствие сложной терминологии, корректность отказа;
• объяснение причин негативного ответа приветствуется и в деловой культуре признается хорошим тоном;
• предложение альтернативного варианта, если такое допустимо.

Структура письма:

1. Реквизиты отправителя и получателя, дата и номер исходящего документа. Чаще всего используют фирменный бланк.
2. Обращение. Лучше всего обращаться персонально — «Уважаемый(-ая) … (имя и отчество)!».
3. Вводная часть. Включает информирование о получении предложения и выражение благодарности за проявленный интерес.
4. Основная часть. Содержит доводы и причины, послужившие к отклонению оферты или приглашения.
5. Заключительная часть. Представляет вывод о невозможности сотрудничества в настоящий момент. Если проект интересен при других условиях, то выражается встречное предложение с новыми данными.
6. Подпись уполномоченного лица. Обычно расписывается руководитель компании. Но допускается подпись иного сотрудника, у которого есть на это полномочия.

Как направить письмо

Деловую переписку ведут:

• посредством почтовых отправлений;
• через электронную почту, факс;
• передачей документов нарочно;
• посредством электронного документооборота.

Очень важно направить ответ своевременно, учитывая сложившиеся с контрагентом отношения и вопрос, который рассматривается. Поэтому способы отправления следует выбирать, исходя из сроков, указанных в направленном вам письме, наличия допустимых вариантов связи, обязательности подтверждения отправки ответа.

Пример: руководителя организации пригласили выступить на мероприятии. Приглашение поступило 11.01.2021, конференция проводится 18.01.2021. Вполне обоснованно отказаться от участия по электронной почте, чтобы заранее об этом предупредить организаторов.

Примеры

ООО «Clubtk.ru» ИНН 1213141516 КПП 111111111 ОГРН 1234567891011 123456, Санкт-Петербург, улица Правды,1 Директору ООО «Василек» Степанову С.С. 123456, г.Город, ул. Цветочная, д.5 Исх. № 1/21 от 20.01.2021 Уважаемый Иван Иванович! Благодарим за проявленный к нашей компании интерес. На Ваше предложение от 11.01.2021 исх. № 11 о сотрудничестве вынуждены ответить отказом, так как ООО «Clubtk.ru» не специализируется на услугах по аренде недвижимости. С уважением, генеральный директор Воронов Воронов Андрей Викторович