рубрики

Как оформить взаимозаменяемость сотрудников

КонсультантПлюс

Взаимозаменяемость персонала — это принцип организации работы сотрудников, предполагающий овладение работниками смежными функциями и профессиями. Это позволяет обеспечить непрерывность технологических и управленческих процессов, минимизировать риски взаимодействия с контролирующими и проверяющими органами.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Для чего нужна взаимозаменяемость

Быстрое перераспределение обязанностей решает много проблем:

  • снижаются риски материальных и финансовых потерь при временном отсутствии и увольнении важных и ключевых сотрудников;
  • быстро перераспределяются ресурсы между задачами и проектами в организации;
  • обеспечивается профессиональный рост.

Потребность в передаче или перераспределении функций в организациях возникает по различным причинам:

  • при увольнении сотрудников;
  • во время болезни;
  • в период отпусков и др.

Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников это отдельный проект, в состав которого входит:

  • обучение смежным умениям и навыкам, внутренняя ротация работников;
  • планирование графика отпусков с учетом планов основной деятельности и обучения;
  • предварительное оформление допусков и доверенностей на выполнение перераспределенных функций;
  • проработка вариантов аутсорсинга персонала на экстренные случаи.

Как оформить взаимозаменяемость

Есть несколько способов оформить замещение отсутствующего сотрудника и обеспечить непрерывность исполнения его должностных обязанностей, в том числе с использованием взаимозаменяемости работников, это совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод и временный прием.

Совмещение (расширение зоны обслуживания)

ст. 60.2 ТК
Выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату.

Дополнительная работа поручается сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:

  • трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
  • сроки совмещения;
  • объем дополнительной работы (например, размер ставки);
  • доплату за совмещение.
Расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ) при сохранении основной работы — дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии).

Временный перевод

ст. 72.2 ТК

Замещающий работник освобождается от своей текущей функции (должности, профессии) на время замещения.

Чтобы оформить временный перевод, с сотрудником заключают письменное дополнительное соглашение, в котором указывают:

  • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
  • дату перевода;
  • срок временного перевода;
  • вид перевода — временный;
  • оплату труда.

Особенности оформления:

Если дата окончания не известна — указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника Ф.И.О».

Оформляется приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а или в простой письменной.

Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится.

По окончании срока перевода оформляется обратный перевод сотрудника — иначе он признается постоянным (ст. 72.2 ТК РФ).

Временная работа по совместительству

ст. 44 ТК

Выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).

При приеме следует заключить срочный договор.

Указывается срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ.

Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.

На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, внести запись в трудовую книжку, по желанию сотрудника.

При отсутствии постоянного работника, особенно внеплановом, важно не только правильно оформить замещающего работника или перераспределение функций. На некоторых видах работ потребуются наличие трудового договора, требуемая квалификация и оформленные допуски. Например, для взаимозаменяемости сотрудников отдела кадров, ведущих кадровую документацию и трудовые книжки, одного обучения и горизонтальной ротации недостаточно. У замещающего сотрудника должны быть оформлены:

  • трудовые отношения с организацией (со стороны никого взять не получится) — законодательство требует, чтобы он подчинялся правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ);
  • допуск для работы с персональными данными и обязательство о неразглашении (ФЗ-152 от 27.07.2006 в ред. от 31.12.2017).
ВАЖНО!
Если приказ о временном назначении подписан, а допуск не оформлен, компании грозит административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Для замещения временно отсутствующего сотрудника кадров, ведущего трудовые книжки, в зависимости от ситуации потребуется оформить следующие приказы:

  • о совмещении на время отсутствия сотрудника;
  • о временном переводе в ОК сотрудника другого подразделения.

Это традиционные распорядительные документы. Их подготовка не вызывает трудностей.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»
(ООО «Пион»)

31.10.2020 № 68-К

ПРИКАЗ

О совмещении должностей

В соответствии со статьями 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ и в связи с необходимостью выполнения работы по временно вакантной должности специалиста отдела кадров по работе с трудовыми книжками

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Поручить специалисту по кадрам ООО «Пион» Никифоровой Нине Николаевне в порядке совмещения должностей выполнение дополнительной работы по должности младшего специалиста в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором от 10.10.2019 №23-ТД. Период совмещения должностей — с 01.11.2020 до даты приема основного работника или перевода работника на должность.
  2. Возложить на Никифорову Н.Н. выполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией младшего специалиста от 01.03.2019 №5, в полном объеме.
  3. Установить Никифоровой Н.Н. на период совмещения ежемесячную доплату за выполнение трудовой функции по должности делопроизводителя в размере 25 000 (двадцать пяти тысяч) рублей 00 копеек.
  4. Разъяснить Никифоровой Н.Н., что она имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а ООО «Пион» — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
  5. Ознакомить с настоящим приказом специалиста по кадрам Никифорову Н.Н. и главного бухгалтера Кузьмину К.К. под подпись до 01.11.2020 г.
  6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника службы управления персоналом Иванову И.И.

Основание: дополнительное соглашение от 30.10.2020 №2 к трудовому договору от 10.10.2019 №23-ТД.

Директор А.В. Воронов

С приказом ознакомлены:

Начальник СУП И.И. Иванова

Специалисты отдела кадров Н.Н. Никифорова

Главный бухгалтер К.К. Кузьмина

Для более оперативной взаимозаменяемости при ведении трудовых книжек подготовьте заранее:

  • приказ о допуске к работе с персональными данными (включите в него взамозаменяемых сотрудников и ознакомьте их с распоряжением под подпись);
  • распоряжение о взаимозаменяемости сотрудников в отделе службы персонала.
Как оформить доверенность на использование электронной подписи

Доверенность на право подписи электронной подписью — это документ, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать ЭП документацию организации.

Документооборот Управление персоналом

31 Июля 2021 в 10:09

Как и где получить свидетельство о праве собственности

Свидетельство о праве собственности — это документ, подтверждающий регистрацию недвижимого имущества в Едином государственном реестре.

Документооборот

30 Июля 2021 в 13:04

Образец договора займа между физлицами

Договор займа между физическими лицами — соглашение, по которому одна сторона передает денежные средства или вещи другой стороне. Вторая сторона обязуется вернуть вещи или денежные средства в установленный срок.

Договоры

30 Июля 2021 в 10:30

Как написать отказ от вакцинации от коронавируса

Как написать отказ от прививки от ковида:

  1. Обратиться в медицинское учреждение, к которому вы прикреплены.
  2. Заполнить официальный бланк, выданный терапевтом или в регистратуре.
  3. Оставить на хранении в поликлинике.

Если вам необходимо оформить документы о несогласии с вакцинацией на работе, соблюдать строгую форму уведомления или заявления не надо.

!Карантин!

29 Июля 2021 в 13:21

Иск об уменьшении размера алиментов: как писать и куда подавать

Заявление на уменьшение алиментов — это письменное обращение в суд с просьбой снизить размер ежемесячных платежей на ребенка. Для снижения сумм требуется документальное обоснование целесообразности этого.

Документооборот

28 Июля 2021 в 15:16

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА