рубрики

Как оформить взаимозаменяемость сотрудников

КонсультантПлюс

Взаимозаменяемость персонала — это принцип организации работы сотрудников, предполагающий овладение работниками смежными функциями и профессиями. Это позволяет обеспечить непрерывность технологических и управленческих процессов, минимизировать риски взаимодействия с контролирующими и проверяющими органами.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Для чего нужна взаимозаменяемость

Быстрое перераспределение обязанностей решает много проблем:

  • снижаются риски материальных и финансовых потерь при временном отсутствии и увольнении важных и ключевых сотрудников;
  • быстро перераспределяются ресурсы между задачами и проектами в организации;
  • обеспечивается профессиональный рост.

Потребность в передаче или перераспределении функций в организациях возникает по различным причинам:

  • при увольнении сотрудников;
  • во время болезни;
  • в период отпусков и др.

Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников это отдельный проект, в состав которого входит:

  • обучение смежным умениям и навыкам, внутренняя ротация работников;
  • планирование графика отпусков с учетом планов основной деятельности и обучения;
  • предварительное оформление допусков и доверенностей на выполнение перераспределенных функций;
  • проработка вариантов аутсорсинга персонала на экстренные случаи.

Как оформить взаимозаменяемость

Есть несколько способов оформить замещение отсутствующего сотрудника и обеспечить непрерывность исполнения его должностных обязанностей, в том числе с использованием взаимозаменяемости работников, это совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод и временный прием.

Совмещение (расширение зоны обслуживания)

ст. 60.2 ТК
Выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату.

Дополнительная работа поручается сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:

  • трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
  • сроки совмещения;
  • объем дополнительной работы (например, размер ставки);
  • доплату за совмещение.
Расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ) при сохранении основной работы — дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии).

Временный перевод

ст. 72.2 ТК

Замещающий работник освобождается от своей текущей функции (должности, профессии) на время замещения.

Чтобы оформить временный перевод, с сотрудником заключают письменное дополнительное соглашение, в котором указывают:

  • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
  • дату перевода;
  • срок временного перевода;
  • вид перевода — временный;
  • оплату труда.

Особенности оформления:

Если дата окончания не известна — указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника Ф.И.О».

Оформляется приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а или в простой письменной.

Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится.

По окончании срока перевода оформляется обратный перевод сотрудника — иначе он признается постоянным (ст. 72.2 ТК РФ).

Временная работа по совместительству

ст. 44 ТК

Выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).

При приеме следует заключить срочный договор.

Указывается срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ.

Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.

На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, внести запись в трудовую книжку, по желанию сотрудника.

При отсутствии постоянного работника, особенно внеплановом, важно не только правильно оформить замещающего работника или перераспределение функций. На некоторых видах работ потребуются наличие трудового договора, требуемая квалификация и оформленные допуски. Например, для взаимозаменяемости сотрудников отдела кадров, ведущих кадровую документацию и трудовые книжки, одного обучения и горизонтальной ротации недостаточно. У замещающего сотрудника должны быть оформлены:

  • трудовые отношения с организацией (со стороны никого взять не получится) — законодательство требует, чтобы он подчинялся правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ);
  • допуск для работы с персональными данными и обязательство о неразглашении (ФЗ-152 от 27.07.2006 в ред. от 31.12.2017).
ВАЖНО!
Если приказ о временном назначении подписан, а допуск не оформлен, компании грозит административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Для замещения временно отсутствующего сотрудника кадров, ведущего трудовые книжки, в зависимости от ситуации потребуется оформить следующие приказы:

  • о совмещении на время отсутствия сотрудника;
  • о временном переводе в ОК сотрудника другого подразделения.

Это традиционные распорядительные документы. Их подготовка не вызывает трудностей.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»
(ООО «Пион»)

31.10.2020 № 68-К

ПРИКАЗ

О совмещении должностей

В соответствии со статьями 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ и в связи с необходимостью выполнения работы по временно вакантной должности специалиста отдела кадров по работе с трудовыми книжками

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Поручить специалисту по кадрам ООО «Пион» Никифоровой Нине Николаевне в порядке совмещения должностей выполнение дополнительной работы по должности младшего специалиста в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором от 10.10.2019 №23-ТД. Период совмещения должностей — с 01.11.2020 до даты приема основного работника или перевода работника на должность.
  2. Возложить на Никифорову Н.Н. выполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией младшего специалиста от 01.03.2019 №5, в полном объеме.
  3. Установить Никифоровой Н.Н. на период совмещения ежемесячную доплату за выполнение трудовой функции по должности делопроизводителя в размере 25 000 (двадцать пяти тысяч) рублей 00 копеек.
  4. Разъяснить Никифоровой Н.Н., что она имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а ООО «Пион» — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
  5. Ознакомить с настоящим приказом специалиста по кадрам Никифорову Н.Н. и главного бухгалтера Кузьмину К.К. под подпись до 01.11.2020 г.
  6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника службы управления персоналом Иванову И.И.

Основание: дополнительное соглашение от 30.10.2020 №2 к трудовому договору от 10.10.2019 №23-ТД.

Директор А.В. Воронов

С приказом ознакомлены:

Начальник СУП И.И. Иванова

Специалисты отдела кадров Н.Н. Никифорова

Главный бухгалтер К.К. Кузьмина

Для более оперативной взаимозаменяемости при ведении трудовых книжек подготовьте заранее:

  • приказ о допуске к работе с персональными данными (включите в него взамозаменяемых сотрудников и ознакомьте их с распоряжением под подпись);
  • распоряжение о взаимозаменяемости сотрудников в отделе службы персонала.
Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Как правильно написать письмо-просьбу

Письмо-просьба — это документ, в котором содержится обращение с предложением содействия, прошение о предоставлении документов, отсрочке и т.д. Составляется в рамках договорных отношений или без них. 

Документооборот

07 Апреля 2021 в 13:52

Как написать ответ на заявление

Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос. власти или местного самоуправления предоставляет заявителю запрошенную им информацию.

Госслужба Документооборот

06 Апреля 2021 в 12:57

Как составить уведомление об одностороннем расторжении договора

Уведомление о расторжении договора – это отказ одной стороны контракта от его исполнения. Односторонний отказ допустим, если такое право предусмотрено законом или контрактом.

Договоры Документооборот

02 Апреля 2021 в 11:35

Когда подготовить ответ на обращение граждан

Сколько дней дается на ответ на обращение граждан — до тридцати. В определенных законом случаях срок увеличивают.

Госслужба Законодательство

02 Апреля 2021 в 11:35

Как составить исковое заявление в суд

Исковое заявление в суд — это процессуальный документ, который гражданин или компания подает в судебный орган для защиты своих гражданских прав. Для его оформления предусмотрены обязательные правила.

Документооборот Трудовые споры

25 Марта 2021 в 10:21

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА