Как ознакомить с приказом под подпись

Почему работников надо знакомить под подпись

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

С какими приказами и кого надо знакомить

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Распространенные примеры распоряжений, с которыми чаще всего знакомят сотрудников:

• прием на работу;
• вступление в новую должность;
• проведение проверки;
• проведение тестирования подчиненных;
• перевод на другую должность;
• предоставление планового или внеочередного отпуска;
• повышение или понижение оплаты труда;
• возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Как сформировать лист ознакомления

Эту бумагу обычно формирует секретарь или руководитель отделения, которому вменяется в обязанность ознакомление подчиненных с указами директора. Форма официально не утверждена, поэтому обычно используется бланк, составленный согласно внутренним стандартам компании. Основные элементы, которые в него входят:

1. Номер работника по порядку в очередности. Иногда это играет свою роль, и первыми расписываются те, кто несет основную ответственность, но чаще всего это просто перечень.
2. Ф. И. О. сотрудника.
3. Его должность.
4. Дата и подпись.

Актуальный сейчас образец, как ознакомить с приказом под роспись работников компании (шаблон):

Образец

Стандартный документ такого типа выглядит так:

В отдельных случаях аналогичная отметка ставится непосредственно в распоряжении руководства. Вот как выглядит образец в приказе «с приказом ознакомлены»:

Сколько хранить лист ознакомления

Срок хранения формально не ограничен, но обычно он соответствует актуальности указа. Например, если последний действует в течение одного года (допустим, план по продажам на 12 месяцев), то и приложение к нему имеет тот же срок действия. Отправляются в архив и утилизируются они одновременно.