Как подготовить и отправить корректирующий отчет СЗВ-СТАЖ

Почему надо исправлять ошибки

СЗВ-СТАЖ — форма персонифицированной отчетности в ПФР, содержащая сведения о стаже работника, как общем, так и льготном. Эти данные напрямую влияют на корректность и своевременность начисления пенсий работникам, поэтому неточностей в них старайтесь не допускать.

Допущенные и обнаруженные ошибки в отчете СЗВ-СТАЖ необходимо исправлять, чтобы:

• избежать претензий со стороны работников;
• уберечься от штрафов со стороны контролирующих органов.

Как быстро вносить уточнения? В случае обнаружения неточностей самим страхователем конкретный срок для их исправления не установлен, но рекомендуем сделать это сразу, по факту обнаружения недочетов. Если же ошибку заметит ПФР и пришлет соответствующее уведомление, то у организации на внесение правок есть 5 дней.

Как исправить сведения в отчете

Перед тем как корректировать отчет СЗВ-СТАЖ, стоит внимательно изучить технические данные, полученные при отправке исходной отчетности в ПФР.

Иногда отчет не принимается из-за наличия технических проблем на стороне фонда. Информация об этом содержится в протоколе доставки и закодирована следующим образом:

Вначале разберемся, как исправить отчет СЗВ-СТАЖ, если информация в фонд не попала. Чтобы ПФР увидел нужные данные, необходимо сдать дополняющую форму СЗВ-СТАЖ. Она заполняется по тем же правилам, что и первичный отчет.

Проиллюстрируем примерами, как сдать корректирующий отчет в этом случае.

Пример 1. Сотрудника не внесли в исходную отчетность.

Пример 2. Неверно указали СНИЛС или Ф. И. О.

Для ситуаций, когда данные приняты в ПФР и отражены на ИЛС работника, но в них обнаружены ошибки, корректировка отчета для муниципальных служащих и других категорий застрахованных происходит с использованием специально созданной для этого формы СЗВ-КОРР. Ее бланк выглядит так:

Существует несколько разновидностей отчета:

• ОТМ (отменяющий) — для отмены уже учтенных сведений;
• КОРР (корректирующий) — для внесения изменений в ранее переданные данные;
• ОСОБ (особый) — для внесения информации, отсутствующей в исходной отчетности.

Покажем на примерах, как сделать отменяющий отчет СЗВ-СТАЖ, и как — корректирующий.

Пример 1. Ошибочно указали в отчете лицо, не являющееся сотрудником организации.

Пример 2. Поданная информация о стаже неверна.

Как передать в ПФР исправленные данные

Когда нужная информация подготовлена, нужно понять, как сдать уточненный отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР. Отвечаем:

1. Формируем корректировку с помощью специального программного обеспечения (1С, spu_orb) или прямо в системе ЭДО («СБИС», «Контур» и пр.).
2. Подписываем с помощью ЭЦП.
3. Отправляем в фонд. Работа с ПФР происходит с использованием защищенных каналов связи при наличии соглашения об электронном документообороте.
4. Дожидаемся положительного протокола, означающего, что данные приняты. Если пришел отрицательный, исправляем ошибки, после чего повторяем процедуру.

Вот пример, как создать корректирующий отчет СЗВ-СТАЖ в «СБИС», а для других ЭДО инструкции найдем в их технической документации. В целом алгоритм схожий. Порядок следующий:

1. Скачиваем актуальный бланк формы СЗВ-СТАЖ или СЗВ-КОРР (ссылка в начале статьи).
2. Вносим данные с помощью компьютера или черными чернилами от руки.
3. Заверяем подписью руководителя и печатью организации (при наличии).
4. Пересылаем готовый документ в региональное отделение ПФР (курьером или почтой).