рубрики

Как подготовить соглашение об электронном документообороте

КонсультантПлюс

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это договор между контрагентами, в котором обговаривается порядок перехода на безбумажный способ ведения делопроизводства. Обычно он осуществляется через оператора ЭДО. Список всех квалифицированных операторов размещен на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Обязательно ли заключать соглашение

Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.

Примерный образец письма-уведомления:

О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/[email protected]. Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.

В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).

Как его составить

Законодательно утвержденного шаблона нет. Составленное соглашение об ЭДО между юрлицами должно быть в рамках общепринятых форм договора и содержать условия обмена документацией. В него включается:

  • стороны (наименование, ИНН, адрес);
  • предмет договора;
  • нормативная база;
  • срок действия;
  • используемая система ЭДО;
  • формат;
  • используемая подпись при ЭДО и в каких случаях;
  • порядок внесения исправлений;
  • права и обязанности сторон;
  • порядок разрешения споров;
  • прочие условия;
  • подписи сторон.

Образец (фрагмент)

Соглашение об электронном документообороте

г. Санкт-Петербург 10.11.2020

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 1»), и Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 2») , заключили настоящее соглашение, регламентирующее переход на электронный документооборот (ЭДО) на нижеследующих условиях.

1. Термины и определения

1.1. Цифровая подпись (ЦП) — усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и действующему законодательству РФ.

1.2. Оператор ЭДО — организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи между Сторонами в системе ЭДО, предоставляющая для этого необходимую программу. Операторами ЭДО являются ООО «Компания Оператор1», ЗАО «СКБ Оператор2».

2. Предмет

2.1. Настоящие правила перехода на ЭДО и порядок обмена документацией составлен в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 № 174н. Обмен в системе ЭДО осуществляется следующими документами:

2.2. Обмен всеми другими документами осуществляется на бумажном носителе.

2.4. Получение документов в системе ЭДО, подписанных ЦП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению их на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности использования системы в случае внутреннего технического сбоя. В этот период обмен документацией осуществляется на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенными печатью организации.

3. Порядок взаимодействия Сторон

3.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

а) получить квалифицированные сертификаты цифровых ключей;

б) заключить договор с Оператором;

в) получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

3.2. Сторона формирует необходимый документ в системе ЭДО, подписывает его ЦП, направляет файл с документом в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный экземпляр.

3.3. Если Сторона не получила файл с документом, она сообщает о данном факте Оператору ЭД.

3.4. В случае необходимости внесения корректировок направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный файл и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

Операторы ЭДО обычно предлагают отправить соглашение об электронном документообороте с контрагентом непосредственно в системе.

Образец соглашения об ЭДО в системе (фрагмент)

Как написать заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении

Заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении — это документ установленной формы, без подачи которого дубликат не выдадут. С 2021 года подать его можно не только по месту выдачи первоначального документа.

Образцы документов

22 Сентября 2021 в 10:39

Как составить приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов

Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов — это документ, который фиксирует количество штатных единиц в организации для резерва работникам, имеющим инвалидность. Работодатели обязаны резервировать вакансии в соответствии с законодательством.

Гарантии и компенсации Образцы документов

21 Сентября 2021 в 17:05

Передача электронной подписи другому лицу

Можно ли передать электронную подпись другому лицу — нет, закон об ЭЦП не предусматривает такую возможность напрямую. Но при необходимости владелец дает согласие на использование ЭП и контролирует конфиденциальность сведений.

Делопроизводство

21 Сентября 2021 в 15:50

Локальные нормативные акты на предприятии в связи с коронавирусом

Локальные нормативные акты по коронавирусу:

  • приказ о введении режима повышенной готовности;
  • распоряжение о профилактике;
  • распоряжение об организации работы в период эпидемии;
  • распоряжение об обеспечении средствами индивидуальной защиты;
  • распоряжение о переводе на дистанционку;
  • приказ о вакцинации;
  • журнал регистрации по выдаче средств индивидуальной защиты.

Коронавирус Образцы документов

21 Сентября 2021 в 15:47

Как ознакомить работников с локальными актами

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это документ организации, в котором сотрудник ставит подпись после прочтения и изучения основных бумаг, регламентирующих организационную деятельность компании.

Образцы документов

20 Сентября 2021 в 15:13

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА