Club
Нормативная база
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Скачать образец соглашения об ЭДО между контрагентами (бланк)
Скачать образец письма о переходе на электронный документооборот
Обязательно ли заключать соглашение
Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.
Примерный образец письма-уведомления:
О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/19693@. Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.
В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, обязательно ли при подписании первичного учетного документа в электронной форме использовать квалифицированную электронную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как его составить
Законодательно утвержденного шаблона нет. Составленное соглашение об ЭДО между юрлицами должно быть в рамках общепринятых форм договора и содержать условия обмена документацией. В него включается:
- стороны (наименование, ИНН, адрес);
- предмет договора;
- нормативная база;
- срок действия;
- используемая система ЭДО;
- формат;
- используемая подпись при ЭДО и в каких случаях;
- порядок внесения исправлений;
- права и обязанности сторон;
- порядок разрешения споров;
- прочие условия;
- подписи сторон.
Образец (фрагмент)
|
Соглашение об электронном документообороте
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 1»), и Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 2») , заключили настоящее соглашение, регламентирующее переход на электронный документооборот (ЭДО) на нижеследующих условиях. 1. Термины и определения 1.1. Цифровая подпись (ЦП) — усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и действующему законодательству РФ. 1.2. Оператор ЭДО — организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи между Сторонами в системе ЭДО, предоставляющая для этого необходимую программу. Операторами ЭДО являются ООО «Компания Оператор1», ЗАО «СКБ Оператор2». 2. Предмет 2.1. Настоящие правила перехода на ЭДО и порядок обмена документацией составлен в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 № 174н. Обмен в системе ЭДО осуществляется следующими документами:
2.2. Обмен всеми другими документами осуществляется на бумажном носителе. 2.4. Получение документов в системе ЭДО, подписанных ЦП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению их на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей. 2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности использования системы в случае внутреннего технического сбоя. В этот период обмен документацией осуществляется на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенными печатью организации. 3. Порядок взаимодействия Сторон 3.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо: а) получить квалифицированные сертификаты цифровых ключей; б) заключить договор с Оператором; в) получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД. 3.2. Сторона формирует необходимый документ в системе ЭДО, подписывает его ЦП, направляет файл с документом в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный экземпляр. 3.3. Если Сторона не получила файл с документом, она сообщает о данном факте Оператору ЭД. 3.4. В случае необходимости внесения корректировок направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный файл и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД. |
Операторы ЭДО обычно предлагают отправить соглашение об электронном документообороте с контрагентом непосредственно в системе.
Образец соглашения об ЭДО в системе (фрагмент)
Обсудить в чате Telegram
