100 0

Как подготовить соглашение об электронном документообороте

Образцы документов Бухгалтерия в кадрах

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это договор между контрагентами, в котором обговаривается порядок перехода на безбумажный способ ведения делопроизводства. Обычно он осуществляется через оператора ЭДО. Список всех квалифицированных операторов размещен на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Содержание

Обязательно ли заключать соглашение

Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.

Примерный образец письма-уведомления:

О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/19693@. Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.

В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).

Как его составить

Законодательно утвержденного шаблона нет. Составленное соглашение об ЭДО между юрлицами должно быть в рамках общепринятых форм договора и содержать условия обмена документацией. В него включается:

  • стороны (наименование, ИНН, адрес);
  • предмет договора;
  • нормативная база;
  • срок действия;
  • используемая система ЭДО;
  • формат;
  • используемая подпись при ЭДО и в каких случаях;
  • порядок внесения исправлений;
  • права и обязанности сторон;
  • порядок разрешения споров;
  • прочие условия;
  • подписи сторон.

Образец (фрагмент)

Соглашение об электронном документообороте

г. Санкт-Петербург 10.11.2020

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 1»), и Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 2») , заключили настоящее соглашение, регламентирующее переход на электронный документооборот (ЭДО) на нижеследующих условиях.

1. Термины и определения

1.1. Цифровая подпись (ЦП) — усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и действующему законодательству РФ.

1.2. Оператор ЭДО — организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи между Сторонами в системе ЭДО, предоставляющая для этого необходимую программу. Операторами ЭДО являются ООО «Компания Оператор1», ЗАО «СКБ Оператор2».

2. Предмет

2.1. Настоящие правила перехода на ЭДО и порядок обмена документацией составлен в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 № 174н. Обмен в системе ЭДО осуществляется следующими документами:

2.2. Обмен всеми другими документами осуществляется на бумажном носителе.

2.4. Получение документов в системе ЭДО, подписанных ЦП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению их на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности использования системы в случае внутреннего технического сбоя. В этот период обмен документацией осуществляется на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенными печатью организации.

3. Порядок взаимодействия Сторон

3.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

а) получить квалифицированные сертификаты цифровых ключей;

б) заключить договор с Оператором;

в) получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

3.2. Сторона формирует необходимый документ в системе ЭДО, подписывает его ЦП, направляет файл с документом в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный экземпляр.

3.3. Если Сторона не получила файл с документом, она сообщает о данном факте Оператору ЭД.

3.4. В случае необходимости внесения корректировок направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный файл и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

Операторы ЭДО обычно предлагают отправить соглашение об электронном документообороте с контрагентом непосредственно в системе.

Образец соглашения об ЭДО в системе (фрагмент)

100
Комментарии
Лискова Светлана
Лискова Светлана
30 Публикаций
1206 Дней на портале
0 Комментариев
Чупракова Светлана
Автор месяца Чупракова Светлана
Похожие статьи

Пенсия и ее индексация за выслугу лет положены государственным служащим при выполнении ряда условий. Разным категориям госслужащих устанавливают правила различные законодательные акты, разобраться в которых непросто.

Читать дальше

В России ведется официальный список индивидуальных предпринимателей — как действующих, так и ранее прекративших бизнес. Он позволяет узнать информацию о потенциальных контрагентах, а сами ИП с его помощью подтверждают, что работают легально.

Читать дальше

Полное название формы «Уведомление об участии в иностранных организациях», так что если не был, не участвовал, не состоял — то это не про вас. Заинтересованным лицам к прочтению рекомендуется.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+38652
Ирина Санникова
Ирина Санникова
Ирина Санникова
03:59
А зачем продлять, если он принят на период отсутствия? Если принят на период больничного, то да, но изменять срок договора, а не продлять. Когда первый выйдет, второго уволить. Потом первого перевести, второго на его место принять.
Ирина Санникова
Ирина Санникова
Ирина Санникова
04:14
Если получится без увольнения, то да, первого перевести, второй станет бессрочно.
Екатерина Лобазникова
Екатерина Лобазникова
Екатерина Лобазникова
07:43
Так я не буду увольнять первого , он уходит в длительный отпуск и потом будет перевод
Ирина Санникова
Ирина Санникова
Ирина Санникова
07:59
я во втором посту это написала.
Екатерина Лобазникова
Екатерина Лобазникова
Екатерина Лобазникова
08:04
Мы пока его не переводим , так как еще не придумали должность и тд
Присоединиться к беседе