Как подготовить соглашение об электронном документообороте
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это договор между контрагентами, в котором обговаривается порядок перехода на безбумажный способ ведения делопроизводства. Обычно он осуществляется через оператора ЭДО. Список всех квалифицированных операторов размещен на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
Нормативная база
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Скачать образец соглашения об ЭДО между контрагентами (бланк)
Скачать образец письма о переходе на электронный документооборот
Обязательно ли заключать соглашение
Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.
Примерный образец письма-уведомления:
О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/19693@. Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.
В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, обязательно ли при подписании первичного учетного документа в электронной форме использовать квалифицированную электронную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как его составить
Законодательно утвержденного шаблона нет. Составленное соглашение об ЭДО между юрлицами должно быть в рамках общепринятых форм договора и содержать условия обмена документацией. В него включается:
- стороны (наименование, ИНН, адрес);
- предмет договора;
- нормативная база;
- срок действия;
- используемая система ЭДО;
- формат;
- используемая подпись при ЭДО и в каких случаях;
- порядок внесения исправлений;
- права и обязанности сторон;
- порядок разрешения споров;
- прочие условия;
- подписи сторон.
Образец (фрагмент)
|
Соглашение об электронном документообороте
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 1»), и Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 2») , заключили настоящее соглашение, регламентирующее переход на электронный документооборот (ЭДО) на нижеследующих условиях. 1. Термины и определения 1.1. Цифровая подпись (ЦП) — усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и действующему законодательству РФ. 1.2. Оператор ЭДО — организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи между Сторонами в системе ЭДО, предоставляющая для этого необходимую программу. Операторами ЭДО являются ООО «Компания Оператор1», ЗАО «СКБ Оператор2». 2. Предмет 2.1. Настоящие правила перехода на ЭДО и порядок обмена документацией составлен в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 № 174н. Обмен в системе ЭДО осуществляется следующими документами:
2.2. Обмен всеми другими документами осуществляется на бумажном носителе. 2.4. Получение документов в системе ЭДО, подписанных ЦП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению их на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей. 2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности использования системы в случае внутреннего технического сбоя. В этот период обмен документацией осуществляется на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенными печатью организации. 3. Порядок взаимодействия Сторон 3.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо: а) получить квалифицированные сертификаты цифровых ключей; б) заключить договор с Оператором; в) получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД. 3.2. Сторона формирует необходимый документ в системе ЭДО, подписывает его ЦП, направляет файл с документом в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный экземпляр. 3.3. Если Сторона не получила файл с документом, она сообщает о данном факте Оператору ЭД. 3.4. В случае необходимости внесения корректировок направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный файл и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД. |
Операторы ЭДО обычно предлагают отправить соглашение об электронном документообороте с контрагентом непосредственно в системе.
Образец соглашения об ЭДО в системе (фрагмент)
