Как подготовить выписку из договора

Для чего запрашивают выписки

В правоотношениях возникают ситуации, когда необходимо подтвердить или опровергнуть факты, которые относятся к сделке, или проверить законность деятельности компании по заключению сделок.

Ситуации, когда необходима выдержка из договора:

• в банк для подтверждения места работы и заработка;
• по запросу государственных органов для проверок;
• работодателю по совместительству для подтверждения основного места работы;
• в ФНС для подтверждения юр. адреса;
• контрагентам для подтверждения места нахождения и пр.

Выдержку предоставляют, когда нет необходимости или правомочия на предоставление оригинала или заверенной копии. Работник вправе запросить выдержку на основании ст. 62 ТК РФ. Госорганы запрашивают документы для проведения проверочных мероприятий на основании утвержденных регламентов.

Как сформировать выдержку

Единых требований, как оформить выписку из договора, законодателем не установлено, документ готовят с учетом требований делопроизводства.

Делопроизводитель, кадровый работник или секретарь производит оформление выписки в делопроизводстве по п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016. При наличии локальных актов, регламентирующих документооборот, выдержку оформляют с учетом локальных требований.

Вот пошаговая инструкция, как оформить выписку из коллективного договора или иного контракта:

Шаг 1. Ознакомьтесь с правомочием лица, запросившего документ. Предоставлять сведения из контракта допустимо работнику и контрагенту или их представителям, госорганам, суду. Третьим лицам направлять выдержки запрещено.

Шаг 2. Ознакомьтесь с требованием — какую информацию запросили.

Шаг 3. Скопируйте шапку контракта, преамбулу и запрошенную часть документа с сохранением нумерации пунктов, как в оригинале. Скопируйте реквизиты сторон. Ставить подписи двух сторон не требуется.

Шаг 4. Заверьте документ: «верно», дата, подпись ответственного лица и должность. Поставьте печать.

Шаг 5. Если выдержка содержит более одного листа — скрепите их, пронумеруйте и заверьте печатью и подписью. Если копию выдают для предоставления в другую организацию или госорган, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год», и заверяется печатью организации (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец

Вот пример выписки из договора аренды о размере арендной платы:

__________ аренды нежилого помещения № 321000 г. Санкт-Петербург 2 февраля 2021 г. Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») в лице директора Карачева Андрея Борисовича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем: 4. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ 4.1. Постоянная величина арендной платы за один кв. м помещения № 107 в месяц составляет 350 (триста пятьдесят) рублей, НДС не предусмотрен, помещения № 117 в месяц составляет 400 (четыреста рублей, НДС не предусмотрен). Общая стоимость постоянной величины аренды помещения в месяц определяется путем арифметического умножения общей площади арендуемого помещения (п. 1.2) на стоимость аренды одного кв. м, указанную в настоящем пункте, и составляет 34 055 (тридцать четыре тысячи пятьдесят пять) рублей. Арендодатель ООО «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, дом 1 тел./факс (812)7121212, e-mail: info@clubtk.ru , http://www.clubtk.ru ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678 ИНН/КПП 1213141516/111111111 Директор ООО «Clubtk.ru» _______________ А.В. Воронов Арендатор ООО «Ромашка» г. Казань, ул. Пирогова 11, оф. 117 ИНН 1234567 КПП 1111111111 ОГРН 1111111111111 Директор ООО «Ромашка» _______________ А.Б. Карачев Верно ______________ /А.В. Воронов

На многостраничный документ наносят наклейку с заверительной надписью:

Ответственность за предоставление недостоверных сведений

Единой нормы за предоставление недостоверных сведений законом не предусмотрено.

Предусмотрена административная ответственность за правонарушения в области сведений:

• налоговых по ст. 15.6, 15.11 КоАП РФ;
• трудовых по ст. 15.33 КоАП РФ;
• по запросам госорганов по ст. 19.7 КоАП РФ.

Санкции статей предусматривают наложение штрафа на виновных лиц.