100 0

Как подготовить выписку из штатного расписания

Образцы документов Законодательство Управление персоналом Отчетность Проверки

Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий часть информации о структуре организации, конкретных отделах или должностях, предусмотренных для них количествах трудовых единиц, окладе и надбавках сотрудников.

Содержание

Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников. Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).

Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

Случаи, когда требуется информация из ШР:

  • работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
  • организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
  • организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
  • в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Последний случай вызывает вопросы на практике. Перечень сведений для СОУТ в законе не установлен, но стандартный список у организаций, проводящих оценку, включает сведения из ШТ. Формат предоставления информации оговаривается в договоре, размер оплаты труда для оценки условий труда значения не имеет. Руководитель вправе разработать бланк без окладов, согласовать его с компанией, проводящей СОУТ, и предоставить для проведения оценки условий труда. Вакантные единицы допускается не указывать, такое мнение высказывает Роструд РФ, но его поддерживают не все отделения ведомства и суды. Этот вопрос решается работодателем самостоятельно с учетом позиции конкретного территориального органа и судебной практики в регионе.

Кто и как ее оформляет

Законодательством не установлены правила составления, унифицированный бланк не введен. Форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, сейчас обязательной не является, но ее использование для разработки собственных бланков допускается.

Оформлением занимаются работники, которым в соответствии с должностными инструкциями поручено кадровое делопроизводство:

  • специалист отдела кадров;
  • секретарь;
  • офис-менеджер;
  • юрисконсульт, бухгалтер, заместитель директора, если предприятие небольшое.

Если в локальных нормативных актах не установлены правила, как делается выписка из штатного расписания, используется стандартный порядок:

  • сначала указывается полное наименование работодателя, в левом верхнем углу;
  • ниже идет название документа, дата составления;
  • основная часть для удобства копирует вид «штатки», то есть излагается в таблице, в ней указываются: структурное подразделение, отдел, должность, количество единиц, заработная плата (в некоторых случаях не указывается);
  • визирует документ руководитель;
  • далее идет отметка об ознакомлении работником под роспись, если документ выдается ему.

Информация должна полностью соответствовать «штатке»; если документ составляется на нескольких листах, он прошивается и нумеруется, на месте прошивки ставятся подписи, количество листов и дата.

Срок предоставления работнику по письменному заявлению — три рабочих дня по ст. 62 ТК РФ. Срок предоставления в сторонние организации и государственные органы определяется по договору или запросу.

Образцы

Образец, как выглядит выписка из штатного расписания:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

Выписка из штатного расписания на 26.10.2020

Структурное подразделение

Должность

Кол-во трудовых единиц

Оклад

(рубли)

Надбавки

Всего за месяц (рубли)

Отдел кадров

Начальник

1

20 000,00

нет

20 000,00

Генеральный директор Воронов А.В. Воронов

Главный бухгалтер Смирнова В.Ф. Смирнова

С выпиской ознакомлен Иванов И.И. Иванов

А это образец выписки из штатного расписания для СОУТ:

Надо ли как-то заверять документ

В Трудовом кодексе нет указаний, как оформить выписку из штатного расписания и заверить ее. Но в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующего с 2018 года, подпись на этом документе, удостоверяющая его соответствие подлиннику, необходима. По ГОСТу заверение состоит из должности уполномоченного лица, ее расшифровки с указанием инициалов и даты, оттиска печати.

100
Комментарии
Глушенкова Юлия
Автор: Юрист Глушенкова Юлия

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

64 Публикаций
1484 Дней на портале
1 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

В корректирующем РСВ страхователь исправляет ошибки и приводит уточнения к первоначальному расчету по страховым взносам. Заполнять корректировку нужно по особым правилам.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

  • о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
  • ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
  • порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.
Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

  • о новых правилах заполнения формы СЗВ-ТД;
  • ситуациях, когда не надо платить страховые взносы и НДФЛ;
  • расширении гарантий для отдельных категорий работников.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:16
2 года
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:30
Да, письмо с уведомлением, чтобы потом доказать, что писали
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Присоединиться к беседе