рубрики

Как разработать положение об экспертной комиссии

КонсультантПлюс

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии архива — это документ, регламентирующий функции, права и обязанности лиц, которые в организации отвечают за оценку ценности бумаг,организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении. Документ разрабатывается на основании примерной формы, утвержденной приказом Федерального архивного агентства.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

О чем идет речь

В течение деятельности организации у нее образуется множество бумаг, которые необходимо правильно хранить, а те, чей срок хранения истек, — своевременно уничтожать. Общие вопросы ведения архива организации описываются в ее локальных документах об архиве.

В ходе работы часто требуется оценка ценности бумаг, для такой оценки в организации создается постоянно действующая группа специалистов, что такое экспертная комиссия, описано в Приказе Федерального архивного агентства №43 от 11.04.2018. Тем же документом утверждена примерная форма положения, руководствуясь которой компании издают собственные нормативные акты. Группа создается по распоряжению руководителя компании, о чем издается специальный приказ об экспертной комиссии архива организации — в нем же утверждается персональный состав членов.

Приказом комиссия только создается, ее текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в соответствующем локальном акте, который необходимо издать помимо приказа.

Жестких нормативных требований, кто входит в состав экспертной комиссии, нет: как правило, численность ее членов — не менее трех. В составе выделяются председатель и секретарь. В группу желательно включить представителя архивной службы или делопроизводителя. В небольших компаниях в нее входят любые сотрудники, достаточно компетентные, чтобы оценить ценность той или иной бумаги. Собирается на заседания экспертная комиссия в делопроизводстве по мере надобности, результаты ее заседаний оформляются протоколами.

Как составить положение

Это основной акт, который описывает, как действует комиссия, и которым она руководствуется в своей деятельности. Организация разрабатывает его самостоятельно, взяв за основу примерное положение об экспертной комиссии по архиву, утвержденное указанным выше Приказом №43. Примерное положение применимо к любым организациям и учреждениям: на его основе разрабатывается положение об экспертной комиссии в бюджетном учреждении или коммерческой компании. В локальном акте описываются:

  • функции, например, организация и отбор дел для последующего хранения или уничтожения, согласование описей дел и консультации сотрудникам компании по вопросам архивного хранения;
  • права, в их числе: приглашать сторонних консультантов, выступать с инициативами по оптимизации хранения документов, давать рекомендации сотрудникам по хранению бумаг;
  • обязанности: протоколировать заседания, решать все вопросы своего ведения по мере их поступления и взаимодействовать с государственными или муниципальными архивами.

В положении указывается и общая информация, в том числе, как создается экспертно-проверочная комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы, указание на наличие в составе комиссии председателя и секретаря — эти сведения расположены, как правило, в первой части документа.

Это общий документ, касающийся всех аспектов деятельности группы, издавать более конкретные документы, например, положение об экспертной комиссии по уничтожению документов, необходимости нет.

Все важные нормы, которые необходимо описать в локальном документе, перечислены в приказе Росархива, компаниям достаточно адаптировать готовый текст под себя.

Образец положения

Утверждено Генеральный директор ООО «Пион»

_____________А.В. Воронов

Положение об экспертной комиссии организации

I. Общие положения

1. Настоящее положение об экспертной комиссии организации (далее — Положение) разработано в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №43.

2. Экспертная комиссия организации (далее — ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании Положения.

4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел организации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов; з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее — архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Как написать резюме на должность старшего продавца

Обязанности старшего продавца для резюме:

  • руководство продавцами;
  • ведение документации;
  • контроль над торговыми помещениями;
  • взаимодействие с посетителями, поставщиками и руководством.

Резюме

27 Июля 2021 в 14:58

Что делать, если в иске допущена ошибка

Исправление описки в исковом заявлении — это устранение ранее допущенных в процессуальном документе неточностей путем направления ходатайства или уточнения иска.

Документооборот

21 Июля 2021 в 13:59

Зачем нужна справка нерезидента и где ее взять

Справка о двойном налогообложении для нерезидентов — это документ, который подтверждает, что компания или физическое лицо платит налоги в другом государстве. Такой документ необходим, чтобы избежать двойного налогообложения.

Документооборот

15 Июля 2021 в 15:05

Можно ли изменить дату рождения в паспорте

Как поменять дату рождения в паспорте, если в бланке допущена ошибка:

  1. Собрать комплект подтверждающих документов.
  2. Обратиться в территориальное подразделение МВД, которое выдало документ.

Если же число, год, месяц соответствуют актовой записи о рождении, подобные изменения возможны только в очень редких случаях через суд.

Законодательство

14 Июля 2021 в 14:26

Справка из травмпункта: зачем нужна и как выглядит

Справка из травмпункта — это документ, с помощью которого врач фиксирует травмы, обнаруженные на теле пациента. Выдать такой документ вправе как государственное, так и частное медицинское учреждение.

Документооборот

09 Июля 2021 в 10:43

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА