Как составить инвентаризационную опись

Основное назначение инвентаризационной описи и чем она предусмотрена

Основным назначением является выявление имущества, фактически имеющегося в организации, сравнение его с данными бухучета, проверка полного указания в учете обязательств. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1988 № 88 утверждены формы инвентаризационных описей, однако они не являются обязательными, и организация может разработать собственные формы учетных документов. В последнем случае форма должна быть утверждена учетной политикой компании.

Наиболее распространенной формой является ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Она применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (готовая продукция, производственные запасы и пр.) в местах хранения и на всех этапах движения их в организации.

Образец заполнения инвентаризационной описи

Как заполнять инвентаризационную опись, установлено Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Форма состоит минимум из четырех страниц, которые можно заполнять как с использованием средств вычислительной техники, так и вручную. Перед началом инвентаризации необходимо издать приказ (распоряжение, постановление) руководителя о ее проведении и о создании постоянно действующей комиссии, в состав которой включают работников администрации, бухгалтерской службы, иных работников (экономисты, инженеры и т. д.). Образец приказа об утверждении комиссии установлен Постановлением № 88 (форма ИНВ-22), можно пользоваться им либо сделать приказ о проведении проверки в произвольной форме.

После проведения всех проверочных мероприятий переходим к составлению формы ИНВ-3. На первой странице формы «Инвентаризационная опись ИНВ-3» необходимо указать основные сведения (название организации, структурного подразделения, реквизиты приказа о проведении проверки, вид деятельности по ОКВЭД, дату начала и окончания инвентаризации), вид товарно-материальных ценностей. Также на первой странице материально ответственными лицами дается расписка о передаче комиссии или в бухгалтерию всех документов (приходных и расходных) и о том, что все ценности, за которые они ответственны, внесены в приход, а выбывшие — в расход. Рассмотрим в описи материальных ценностей образец заполнения первой страницы.

На следующих страницах указывается количество инвентаризируемых объектов в единицах измерения, в которых они приняты на учет (п. 2.9 Методических указаний).

На каждой странице указывается:

• число номеров по порядку (прописью);
• вид товарно-материальных ценностей в инвентаризационной описи;
• итог общего количества ценностей в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах измерения (килограммах, штуках, метрах и т. д.) эти ценности указаны (п. 2.9 Методических указаний).

Не допускается наличие пустых (незаполненных) строк, на последних страницах такие строки прочеркиваются.

На последней странице делается отметка о таксировке, проверке цен, подсчитывается итог, ставятся подписи лиц, которые проводили проверку. Подписать документ должны все члены инвентаризационной комиссии, указанные в приказе, и материально ответственные лица. В самом конце материально ответственные лица оформляют заключение по проверке комиссией имущества в их присутствии, отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний).

Образец заполнения заключения комиссии в инвентаризационной описи

Порядок хранения инвентаризационных описей

Бланк инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей заполняется в двух экземплярах, один из которых должен храниться у материально ответственного лица, другой — в бухгалтерии. Срок хранения, в соответствии с п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», должен составлять не менее пяти лет. Аналогичные сроки обозначены в пункте 427 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. За нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях) для должностных лиц в виде штрафа в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Проверки в отношении сохранности документов проводятся налоговыми органами.